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Was bei der Migration von E-Mails zu Salesforce Activity zu erwarten ist
Die Aktualisierung zum Synchronisieren von E-Mails als Salesforce-Aktivität ändert die Struktur von E-Mail-Daten. Machen Sie sich mit diesen Änderungen vertraut und informieren Sie Ihre Benutzer.
Erforderliche Editionen
| Verfügbarkeit: Lightning Experience |
| Verfügbar mit Einstein Activity Capture Standard im Vertrieb in der Starter, Pro Suite, Professional und Enterprise Edition |
| Verfügbar in der Unlimited Edition, Einstein 1 Sales Edition und Agentforce 1 Edition |
| Verfügbar mit Einstein für den Vertrieb, das in der Einstein 1 Sales Edition enthalten und gegen Aufpreis in der Enterprise und Unlimited Edition verfügbar ist |
| Verfügbar in Sales Engagement, das in Sales in der Performance und Unlimited Edition enthalten ist, und gegen Aufpreis in der Professional und Enterprise Edition |
| Verfügbar in "Umsatzintelligenz", das gegen Aufpreis in der Enterprise und Unlimited Edition erhältlich ist. |
E-Mail-Daten werden nur mit den relevantesten Datensätzen abgeglichen
Mit der Synchronisierung von E-Mails als Salesforce-Aktivität werden E-Mails basierend auf dem Inhalt der E-Mail mit einem Account-, Opportunity- und Kontakt- oder Lead-Datensatz abgeglichen. Dieses Verhalten unterscheidet sich vom vorherigen Verhalten, bei dem eine E-Mail mehreren Kontakten zugeordnet werden konnte. Details und Beispiele zur Funktionsweise der Abgleichslogik für jeden Datensatztyp finden Sie unter Abgleichen von E-Mail-Aktivitäten mit Salesforce-Datensätzen mithilfe von Flows.
Aktivitätsfreigaberegeln für die E-Mail-Freigabe
Bei der Synchronisierung von E-Mails als Salesforce-Aktivität ersetzen die Voreinstellungen für die E-Mail-Erfassung die Einstellungen für die E-Mail-Freigabe. Die Aktivitätsfreigabeeinstellungen steuern die Sichtbarkeit von E-Mail-Daten, wenn E-Mails synchronisiert werden, während Salesforce-Aktivitäten aktiviert sind. Durch diese Änderung können einige E-Mails für mehr Benutzer in Ihrer Organisation sichtbar sein. Verwenden Sie für mehr Datenschutz die Option "Nur Kopfzeile" für die E-Mail-Erfassung.
Diese Tabelle zeigt, wie die alten Freigabeeinstellungen den Einstellungen der E-Mail-Erfassung mit "E-Mail synchronisieren" als Salesforce-Aktivität zugeordnet werden.
| E-Mail-Freigabeeinstellungen (alt) | Voreinstellungen der E-Mail-Erfassung |
|---|---|
| Für alle freigeben | Vollständige E-Mail (Kopfzeile, Betreff und Text) |
| Nicht freigeben | Nur Kopfzeile (Absender, Empfänger, Datum und Uhrzeit; schließt Betreff und Text aus) |
| Benutzergesteuerte Freigabe | Freigegebene E-Mails werden als vollständige E-Mail migriert. Nicht freigegebene E-Mails werden nur als Kopfzeile migriert. |
Mit der Aktivität "E-Mail synchronisieren" können Benutzer die Standardeinstellung für die E-Mail-Erfassung in ihren persönlichen Einstellungen jederzeit überschreiben. Sie können diese Einstellung nicht deaktivieren.
Nur-Kopfzeilen-E-Mails sind für Agentforce Lead Nurturing nicht verfügbar
Die Agentforce-Leadpflege kann nicht nur auf erfasste E-Mails in der Kopfzeile zugreifen. Für Funktionen der generativen AI von Einstein ist die gesamte E-Mail-Nachricht erforderlich. Vor der Migration sollten Sie die Einstellung "Aktivitätsfreigabe für Einstein-Aktivitätserfassung" auf "Für alle freigeben" überprüfen oder aktualisieren. Bitten Sie Benutzer außerdem, zu bestätigen, dass die Aktivitätsfreigabeeinstellung in ihren persönlichen Einstellungen "Für alle freigeben" lautet, und bitten Sie sie, alle einzelnen E-Mails, die auf "Privat" festgelegt sind, manuell freizugeben.
Änderungen an Datenstruktur, Speicher und Funktionsverfügbarkeit
Nach der Migration können Sie E-Mail-Daten mit Plattformtools erstellen und verarbeiten. Informationen zu den neuen Einstellungen zum Erfassen von E-Mails und zur Strukturierung von E-Mail-Daten finden Sie unter Richtlinien für die Verwendung der E-Mail-Synchronisierung als Salesforce-Aktivität.
Migrierte E-Mail-Daten werden anders behandelt als neu erfasste E-Mails. Migrierte E-Mails verbrauchen keinen Speicher, obwohl die während der Migration erstellten Datensätze "Task", "EmailInsight" und "EmailInsightAction" auf Ihre Speicherzuteilung angerechnet werden.
E-Mail-Statistiken werden für die letzten 90 Tage der migrierten E-Mail generiert.
Wenn Sales Engagement vor der Aktualisierung aktiviert wurde, werden maximal 3 Monate Interaktionsdaten migriert, unabhängig davon, wie viele E-Mail-Daten migriert werden.
Benutzerdefinierte Automatisierungen wie Flows, Validierungen und Auslöser werden für migrierte E-Mail-Daten nicht ausgeführt. Sie arbeiten jedoch an neu erfassten E-Mails.
Die Berichtstools für Activity 360-Berichte, Aktivitätskennzahlen und Aktivitäten-Dashboards sind nicht mehr verfügbar.
Aktivitätsdaten, einschließlich E-Mail-Daten, können mit Data 360 verbunden werden. In den Vertriebs- und Aktivitätsfreigabeeinstellungen werden die Datensichtbarkeit, die Freigabe und der Zugriff in Data 360 nicht verwaltet.
Ergebnisse beim automatischen Migrieren Ihrer Organisation durch Salesforce
Wenn Sie die Aktualisierung nicht vor dem Datum Ihrer Automigration abschließen, wird dies für Sie erledigt. Alle historischen E-Mail-Daten werden basierend auf der maximal zulässigen Aufbewahrung in Ihrer Organisation migriert. Neue E-Mails werden als vollständige E-Mails erfasst. Die hier beschriebenen Änderungen am E-Mail-Abgleich, der Datenfreigabe und der Funktionsverfügbarkeit gelten unabhängig davon, ob Sie manuell oder automatisch migriert wurden. Nach Abschluss der Migration können Sie zu den Einstellungen der Einstein-Aktivitätserfassung zurückkehren, um Ihre Konfiguration anzupassen.
Die Freigabeüberlegungen für die E-Mail-Migration gelten weiterhin: Wenn die Freigabe von E-Mail-Aktivitäten vor der automatischen Migration nicht auf Für alle freigeben festgelegt ist oder ein Benutzer eine E-Mail als privat markiert hat, ist der E-Mail-Nachrichtentext für die Agentforce Lead Nurturing nicht verfügbar.
Wessen E-Mail migriert wird
Die Migration beinhaltet E-Mails von allen Benutzern, die die Nutzungsbedingungen der Einstein-Aktivitätserfassung akzeptiert haben, unabhängig von ihrem aktuellen Status oder ihrer aktuellen Nutzung. Zusätzlich zu den aktiven Benutzern umfasst dieser Umfang E-Mails von inaktiven Benutzern, die zum Zeitpunkt der Migration außerhalb einer Konfiguration standen, und Benutzern, die über Inbox oder eine andere integrierte Quelle auf die Einstein-Aktivitätserfassung zugreifen. Derselbe Rückblickszeitraum für die Migration vorheriger E-Mails gilt für alle Benutzer. Sie definieren diesen Wert während des Aktualisierungs- und Migrationsprozesses. Bei Organisationen, die automatisch migriert werden, wird der Rückblickszeitraum jedoch durch den maximalen E-Mail-Aufbewahrungswert der Organisation definiert. Durch die Einbeziehung aller Benutzer und ihrer E-Mails wird sichergestellt, dass die historischen Daten Ihrer Organisation intakt und verfügbar bleiben.
Automatische Schwellenwerte für die Kontakterstellung nach der Migration
Wenn Sie die Einstein-Aktivitätserfassung vor der Version Spring '26 eingerichtet haben und zu "E-Mail synchronisieren" als "Salesforce-Aktivität" migrieren, wird der vorhandene Schwellenwert für die automatische Kontakterstellung auf die Einstellungen für E-Mails und Ereignisse angewendet. Wenn Sie die Einstein-Aktivitätserfassung in der Version Spring '26 oder höher einrichten, liegt der Standardschwellenwert für beide bei 3. Sie können diese Werte nach der Migration über die Seite "Automatisierung der Kontakterstellung" unter "Setup" aktualisieren.
