定義代表適用的 Lightning Sync for Microsoft® Exchange 設定

代表準備其 Exchange 事件以與 Salesforce 同步後,管理員可以在 Lightning Sync 組態中為代表群組定義同步設定。此步驟會啟動同步化流程,並決定代表連絡人和事件在應用程式之間同步化的方式。

必要版本

可從以下位置同步化記錄:Salesforce Classic、Lightning Experience 和 Salesforce 行動應用程式

可從以下位置設定:Salesforce Classic 和 Lightning Experience

提供版本：具備 Sales Cloud、Service Cloud 和 Lightning 平台的 Professional、Enterprise、Performance、Unlimited 及 Developer Edition

需要的使用者權限
若要存取 Lightning Sync 設定:	管理使用者和管理 Lightning Sync

需要的使用者權限

若要存取 Lightning Sync 設定:

管理使用者

和

管理 Lightning Sync

在管理員向代表首展 Lightning Sync 之前,管理員可以熟悉我們的 Lightning Sync 考量事項。除非管理員注意其首展產品的方式,否則 Lightning Sync 可能會覆寫 Salesforce 組織之間的資料或同步化資料。

定義同步化設定可讓管理員定義其代表的同步化方式。管理員可以決定:

哪些代表同步化
連絡人、事件或兩者是否同步化
同步化項目的方向
建立篩選條件以限制特定連絡人或事件無法同步化
代表的私人事件是否同步化
代表的事件系列是否同步 (Lightning Experience、Salesforce 應用程式)
是否同步化所有事件,或僅同步化使用者使用 Outlook 整合登入 Salesforce 記錄的事件
代表在一個系統中刪除的同步化事件是否會自動從其他系統中移除
重要事件是否會自動與適當的 Salesforce 連絡人或商機相關聯

進入「設定」,在「快速尋找」方塊中輸入 同步化,然後選取「Outlook 整合與同步化」。
按一下 讓使用者在 Microsoft Exchange 和 Salesforce 之間同步化連絡人、事件或兩者,以查看更多設定步驟。
進入「設定同步化設定和檢查狀態」區段,按一下「新增組態」。
按一下「新增 Lightning Sync 組態」。
輸入組態的名稱。例如,如果您要為特定區域中的使用者建立組態,請輸入其唯一名稱,然後選取「已啟用」。
將使用者和設定檔指派至此組態。
表示使用者連絡人或個人帳戶的同步化方向。
若要變更 Salesforce 和 Exchange 連絡人的欄位對應,請按一下「編輯欄位對應」。
表示使用者事件的同步化方向。
表示您要將所有 Exchange 事件同步化至 Salesforce,或僅同步化使用者選取的事件。
- 如果您選取「所有事件」,則使用者預設 Outlook 行事曆上的所有事件都會與 Salesforce 同步化。
- 如果您選取「事件使用者選取」,則事件使用者從 Outlook 整合登入 Salesforce 會開始從 Microsoft Exchange 同步化至 Salesforce。若要完成該選項的設定,您需要啟用 Outlook 整合,且您的使用者需要完成 Outlook 中的整合設定。若要深入瞭解此設定的運作方式,請參閱使用 Outlook 或 Gmail 整合選取要同步化的事件。
若要變更 Salesforce 與 Exchange 事件之間的欄位對應,請按一下「編輯欄位對應」。
按一下「儲存」。
設定篩選條件以指定使用者可以從 Salesforce 同步至 Exchange 的連絡人。您必須根據使用者的記錄擁有權設定篩選條件。選擇您是否要:
- 限制使用者僅同步至使用者擁有的連絡人,選擇「選取的連絡人」,然後選取「使用者的記錄」。請確保您同時選取這兩個設定,否則不會為此組態中的使用者同步化連絡人。
- 讓使用者同步化其在 Salesforce 中可以看到的所有連絡人,選擇「所有連絡人」。
您可以視需要設定更多同步化篩選條件。例如,若要防止使用者區域範圍外的連絡人同步化,請在使用者的連絡人記錄上建立特定欄位的同步篩選。連絡人篩選條件不適用於從 Exchange 同步至 Salesforce 的連絡人。
指定使用者可從 Exchange 同步至 Salesforce 的特定事件。在「大於或等於」欄位中輸入篩選條件。這麼做會限制使用者可同步化至這些時間範圍的事件。
- TODAY—同步化在今天或之後結束的事件。開始時間為凌晨 12:00。深入瞭解在某些情況下建議選擇此選項的原因。
- 上個月—同步化在上個月第一天或之後結束的事件。
- LAST N DAYS—同步化在指定天數前或之後結束的事件,例如 LAST 30 DAYS。您可以同步化最多 180 天前結束的事件。
選取「同步化專用事件」,以同步化使用者在 Salesforce 或其行事曆中標記為專用的事件。
選取「刪除已同步化的事件」,讓代表透過單一動作來刪除 Exchange 事件和 Salesforce 事件。
選取「自動將 Exchange 事件與 Salesforce 記錄產生關聯」,讓 Lightning Sync 自動檢閱代表的行事曆,並以智慧方式將重要事件與適當的 Salesforce 連絡人或商機產生關聯。
選取「同步化事件系列」,讓代表同步化重複的事件 (Lightning Experience、Salesforce 行動應用程式)。在 Salesforce Classic 中建立的事件系列 (也稱為循環事件) 不會與 Microsoft Outlook 同步化。
按一下「儲存」。