Consideraciones para la sincronización de eventos

• Hasta 50 asistentes a eventos se sincronizan entre Salesforce y Microsoft Exchange o Google.
• Los asistentes a la sincronización experimentan un comportamiento de sincronización inesperado con eventos creados por organizadores que no sincronizan.
  • Si el evento se crea en Salesforce, cada asistente ve su propia versión del evento en su calendario de Salesforce. La versión del evento de los asistentes de sincronización no se sincroniza.
  • Si se crea en un calendario externo, el evento del asistente se sincroniza con Salesforce, suponiendo que el asistente está establecido para sincronizar Exchange con Salesforce, Google con Salesforce o en ambos sentidos. En la versión del evento sincronizada con Salesforce, el asistente es el organizador y el único participante. Otros asistentes no son visibles. El asistente puede modificar cualquier campo, pero esas modificaciones no se sincronizan desde Salesforce a Exchange. Si el organizador que no sincroniza actualiza el evento desde su aplicación de calendario, las modificaciones del organizador sustituyen las del asistente y se sincronizan con Salesforce. Permitir que las modificaciones del organizador sustituyan a las del asistente garantiza que el asistente vea los detalles de la reunión más recientes. En estos escenarios, el organizador que no sincroniza puede ser un usuario de Salesforce que no sincroniza o un externo a la organización, el dominio de correo electrónico o la empresa de Salesforce del asistente de sincronización.
• Las invitaciones y cancelaciones de eventos para la sincronización de eventos se envían por correo electrónico a los asistentes desde Exchange o Google, no desde Salesforce.
• Las respuestas de los asistentes a invitaciones de eventos nunca se sincronizan desde Salesforce a Exchange o Google. En Lightning Experience y la aplicación móvil Salesforce, los asistentes no pueden responder a invitaciones de eventos. Para evitar sobrescribir estados de asistencia en Salesforce Classic, los usuarios pueden aprender dónde responder a invitaciones de eventos basándose en sus instrucciones de sincronización establecidas.
• Los asistentes pueden eliminarse involuntariamente de los eventos de sincronización cuando se cumplen ambas condiciones.
  • Cuando el organizador está configurado para una de estas direcciones de sincronización: En ambos sentidos, Exchange a Salesforce o Google a Salesforce.
  • Cuando un usuario cambia o elimina la dirección de correo electrónico coincidente de la cuenta de usuario, el contacto o el candidato de Salesforce.
  Excepción: Bajo estas condiciones, los registros de asistentes originales pueden permanecer invitados a sincronizar eventos a pesar de haber sido eliminados intencionadamente.
  • Cuando el organizador sustituye la dirección de correo electrónico en el evento de Microsoft o Google por una dirección que no coincide con el usuario, contacto o candidato original de Salesforce.
  • Cuando un usuario agrega una dirección de correo electrónico en el evento de Microsoft o Google y la dirección de correo electrónico coincide con un registro que tiene la dirección de correo electrónico de un asistente original en un campo de correo electrónico personalizado.
• Si un organizador de eventos está configurado para sincronizarse después de que los asistentes se hayan sincronizado, los participantes pueden experimentar algún comportamiento inesperado para eventos programados.
  • Los asistentes pueden ver y cambiar un evento independiente en sus calendarios de Salesforce. Cuando un organizador de eventos está configurado para sincronizarse después de que los asistentes se hayan sincronizado, se crea un nuevo evento de sincronización. El organizador del evento ve el nuevo evento de sincronización, pero para evitar duplicados, los asistentes con un evento independiente no ven el evento de sincronización. Si un organizador agrega nuevos asistentes al nuevo evento de sincronización, los asistentes con un evento independiente ven un evento duplicado. Todos los participantes de la reunión son visibles en el evento de Microsoft o Google.
  • Los asistentes a veces ven duplicados en Salesforce después de que los administradores restablezcan la sincronización para organizadores de eventos y asistentes.

Pero cuando compara registros entre Salesforce y su aplicación de calendario, Lightning Sync tiene en cuenta campos de correo electrónico personalizados en registros de Salesforce cuando se aplica Shield Platform Encryption a algunos campos estándar. Consulte la sección Shield Platform Encryption.

• Salesforce para intercambiar
• Salesforce a Google

Utilizar Salesforce Scheduler con otras direcciones de sincronización puede dar como resultado un fallo de sincronización o datos sobrescritos, incluyendo eventos cancelados.

Pero si cifra el campo Correo electrónico en el objeto Usuario, el campo Correo electrónico de usuario se duplica en la base de datos de Salesforce cuando se agregan usuarios a configuraciones de sincronización que sincronizan contactos o eventos. Incluso cuando el campo Correo electrónico de usuario está cifrado utilizando Shield Platform Encryption, este campo duplicado almacena mensajes de correo electrónico de usuario en la base de datos de Salesforce en un estado sin cifrar.

Cuando Shield Platform Encryption está activado, se modifica el comportamiento de coincidencia Lightning Sync. Normalmente, Lightning Sync compara registros utilizando los mismos campos estándar de Salesforce. Pero cuando cifra el campo Correo electrónico en usuarios, contactos o candidatos de Salesforce, Lightning Sync amplía su búsqueda a cualquier campo de correo electrónico personalizado que haya agregado al registro en estos casos:

• Cuando se comparan asistentes a eventos entre Microsoft o Google y Salesforce
• Al relacionar automáticamente contactos o candidatos de Salesforce coincidentes con sus eventos

Como Lightning Sync relaciona la primera dirección de correo electrónico coincidente que identifica, los usuarios, contactos y candidatos pueden coincidir basándose en el campo Correo electrónico estándar o un campo de correo electrónico personalizado.

• Si un cambio que realizó en Salesforce no se sincronizó con su calendario, podría haber experimentado un conflicto de sincronización. Los conflictos de sincronización se producen cuando al menos una de estas condiciones es verdadera.
  • Está configurado para sincronizar eventos en ambos sentidos.
  • Usted, otro usuario con acceso o una acción automatizada actualiza el evento en su aplicación de calendario y Salesforce antes de que Lightning Sync sincronice el cambio
  Si se produce un conflicto de sincronización, Lightning Sync da preferencia al cambio realizado en su calendario externo. Si las actualizaciones de eventos masivos automáticas se realizan desde su aplicación de calendario o Salesforce, es probable que experimente conflictos de sincronización con mayor frecuencia. Las empresas suelen realizar actualizaciones de eventos masivos cuando los administradores o desarrolladores configuran la automatización o crean llamadas de API personalizadas para crear o actualizar eventos de Salesforce, Microsoft o Google.

• Las actualizaciones realizadas en Microsoft o Google a la fecha u hora de una cita de servicio existente de Salesforce Scheduler no se sincronizan automáticamente con Salesforce. Para mantener las citas de servicio sincronizadas:
  • Realice cambios o actualice citas de servicio en Salesforce.
  • Después de cambiar la fecha u hora de una cita de servicio de Microsoft o Google, realice manualmente el mismo cambio en Salesforce.

• Si alguien elimina el evento en Salesforce o en la aplicación de calendario Microsoft o Google
• Si el evento se produjo y ya no cumple los filtros de sincronización de eventos pasados
• Si se produce un problema de sincronización de eventos

• No se admite la sincronización para eventos recurrentes (eventos repetidos creados en Salesforce Classic).
• Si está configurado para especificar qué eventos de Microsoft se sincronizan con Salesforce utilizando la integración de Outlook, esa función no es compatible con series de eventos. Si selecciona una serie de eventos en Outlook, la opción para registrar ese evento no está disponible.
• Cuando modifica una serie desde el calendario de Microsoft, solo se sincronizan las actualizaciones de eventos futuros con Salesforce. Cuando elimina una serie del calendario de Microsoft, solo se eliminan eventos futuros de Salesforce.
• Cuando elimina eventos individuales de una serie de eventos, la eliminación se sincroniza entre calendarios de Salesforce y Microsoft basándose en su dirección de sincronización. Los eventos individuales se eliminan de la serie Microsoft independientemente de si su administrador de Salesforce seleccionó la opción Eliminar eventos sincronizados en su configuración de sincronización.
• Cuando convierte una serie en un evento independiente del calendario de Microsoft, Lightning Sync no elimina la serie del calendario de Salesforce. En su lugar, recomendamos que elimine la serie del calendario de Microsoft y cree un evento independiente.
• Cuando convierte un evento independiente en una serie desde calendario de Microsoft, Lightning Sync elimina el evento independiente coincidente en Salesforce y crea una serie. La nueva serie no mantiene relaciones del evento original con otros registros de Salesforce que agregó manualmente. Si está configurado para relacionar automáticamente contactos o candidatos con eventos, Lightning Sync intenta relacionar registros basándose en los datos que guardó en la nueva serie.
• Cuando realiza cambios críticos en su serie desde su calendario de Microsoft o Salesforce, las descripciones de eventos de Salesforce y las relaciones con otros registros no se mantienen. Los eventos que modificó para quedar fuera de la serie también se actualizan y comienzan a sincronizarse de nuevo. Los eventos eliminados se vuelven a crear para incluir los cambios críticos y también empezar a sincronizar de nuevo. Los cambios críticos incluyen modificaciones en:
  • Casilla de verificación Evento de todo el día
  • Horas de citas (StartDateTime, Duración)
  • Patrones de repetición (RecurrenceType, Instance, Interval, DayOfMonth, DayOfWeekMask, MonthOfYear, DayOfWeekIndex)
  • Intervalos de incidencias (Ocurrencias, EndDateOnly, EndKind)
• La modificación del campo Asignado a para una serie de eventos es posible, pero causa problemas al sincronizar con calendarios de Microsoft. Para reasignar una serie de eventos, elimine la serie y vuelva a crearla con el propietario que desee.
• Es posible cambiar el indicador privado en un evento individual desde una serie, pero causa problemas al sincronizar con calendarios de Microsoft. Para establecer un indicador privado diferente para un evento individual, cree un evento independiente con el indicador privado establecido como desee.
• Cuando una serie de eventos incluye patrones de repetición compatibles en Microsoft pero no en Salesforce, no puede ver o modificar el patrón en Salesforce. En su lugar, modifique estos eventos desde su calendario de Microsoft.