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Automatisch mit Kontakten oder Leads verknüpfte Ereignisse
Lightning Sync kann Microsoft- oder Google-Ereignisse automatisch relevanten Kontakten oder Leads in Salesforce zuordnen. Erfahren Sie, wie diese Funktion funktioniert und wie sie mit anderen Salesforce-Optionen interagiert.
Erforderliche Editionen
| Verfügbar zum Synchronisieren von Datensätzen über: Salesforce Classic, Lightning Experience und die mobile Salesforce-Anwendung |
| Verfügbar zum Einrichten über: Salesforce Classic und Lightning Experience |
| Verfügbarkeit: Professional, Enterprise, Performance, Unlimited und Developer Edition mit Sales Cloud, Service Cloud und Lightning Platform |
Zum Aktivieren dieser Funktion wählt Ihr Salesforce-Administrator in Ihrer Synchronisierungskonfiguration unter "Setup" die Option Ereignisse automatisch Salesforce-Datensätzen zuordnen aus.
Ereignisse sind nur unter den folgenden Bedingungen automatisch verknüpft.
- Wenn Vertriebsmitarbeiter ihre Ereignisse in Microsoft- oder Google-Kalendern erstellen.
- Wenn die E-Mail-Adresse des Teilnehmers mit einer E-Mail-Adresse übereinstimmt, die in einem Kontakt oder Lead in Salesforce gefunden wurde.
- Das Ereignis wird erstmals aus Ihrem Microsoft- oder Google-Kalender mit Salesforce synchronisiert. Nach der ersten Synchronisierung des Ereignisses mit Salesforce werden nachfolgende übereinstimmende Kontakte oder Leads, die zum Ereignis eingeladen wurden, nicht automatisch zugeordnet. Wenn ein Benutzer einen Teilnehmer aus einem Ereignis entfernt, wird der Name des Teilnehmers ebenfalls aus dem Feld "Teilnehmer" entfernt, die übereinstimmenden verwandten Datensätze werden jedoch nicht automatisch aus dem Ereignis entfernt. Sie können den verwandten Datensatz jedoch manuell entfernen oder ersetzen.
- Wenn Salesforce-Freigaberegeln es dem Ereignisorganisator ermöglichen, die übereinstimmenden Kontakte oder Leads in Salesforce anzuzeigen. (Oder es wird nur Anzeigezugriff auf die übereinstimmenden Datensätze benötigt.)
Bei Ereignissen mit einem Organisator und mehreren Teilnehmern können Sie nicht immer prognostizieren, welcher oder welche bestimmte Teilnehmer als zugehöriger Datensatz oder zugehörige Datensätze "gewinnt". Welche Datensätze zugeordnet sind, hängt von diesen beiden Faktoren ab.
- Gibt an, ob Ihr Administrator gemeinsame Aktivitäten aktiviert hat (Option 'Zulassen, dass Benutzer mehrere Kontakte Aufgaben und Ereignissen zuordnen' auf der Seite 'Aktivitätseinstellungen' unter 'Setup')
- Die in Salesforce vorhandenen Datensatztypen (Benutzer, Kontakte oder Leads), die E-Mail-Adressen enthalten, die mit den E-Mail-Adressen der Teilnehmer übereinstimmen.
Abgleichen von Teilnehmern mit Datensätzen bei deaktivierten freigegebenen Aktivitäten
Wenn freigegebene Aktivitäten deaktiviert sind, kann Lightning Sync Ihrem Ereignis nur einen Salesforce-Kontakt oder -Lead zuordnen.
- Bei Ereignissen mit einem Organisator und nur einem Teilnehmer sucht Lightning Sync nach einem Kontakt oder Lead, der mit diesem einzelnen Teilnehmer übereinstimmt, und ordnet ihn dem Ereignis zu.
- Bei Ereignissen mit mehr Teilnehmern wertet Lightning Sync Teilnehmer in zufälliger Reihenfolge auf Übereinstimmungen aus. Da nur ein verwandter Datensatz unterstützt wird, hängt der Datensatz, der "gewinnt", von den zufälligen Auftragsteilnehmern ab und davon, über welchen übereinstimmenden Kontakt oder Lead Sie in Salesforce verfügen.
Manchmal findet Lightning Sync mehrere Salesforce-Datensätze, die mit der E-Mail-Adresse eines einzelnen Teilnehmers übereinstimmen. In diesem Fall werden Datensätze wie folgt zugeordnet, wenn freigegebene Aktivitäten deaktiviert sind.
| Wenn die E-Mail-Adresse des Teilnehmers mit diesen Salesforce-Datensätzen übereinstimmt | ...Salesforce fügt diesen Datensatz dem Feld "Teilnehmer" hinzu | ... und Lightning Sync verknüpft diesen Datensatz automatisch mit dem Ereignis. |
|---|---|---|
| Ein Kontakt und ein Lead | Der Kontakt | Der Kontakt |
Ein Salesforce-Benutzer und einer oder beide:
|
Der Salesforce-Benutzer | Der Kontakt. Wenn kein übereinstimmender Kontakt gefunden wird, der Lead. |
Abgleichen von Teilnehmern mit Datensätzen bei aktivierten freigegebenen Aktivitäten
Wenn freigegebene Aktivitäten aktiviert sind, kann Lightning Sync Ihrem Ereignis bis zu 50 übereinstimmende Kontakte oder einen übereinstimmenden Lead zuordnen.
- Bei Ereignissen mit einem Organisator und nur einem Teilnehmer sucht Lightning Sync nach einem Kontakt oder Lead, der mit diesem einzelnen Teilnehmer übereinstimmt, und ordnet ihn dem Ereignis zu.
- Bei Ereignissen mit mehr Teilnehmern durchsucht Lightning Sync zunächst alle Teilnehmer nach übereinstimmenden Salesforce-Kontakten und verknüpft die ersten 50, die sich befinden. Wenn keine übereinstimmenden Kontakte gefunden werden, durchsucht Lightning Sync alle Teilnehmer nach einem übereinstimmenden Salesforce-Lead und verknüpft den ersten, der sich befindet.
Manchmal findet Lightning Sync mehrere Salesforce-Datensätze, die mit der E-Mail-Adresse eines einzelnen Teilnehmers übereinstimmen. In diesem Fall werden Datensätze in Beziehung gesetzt, wenn freigegebene Aktivitäten aktiviert sind.
| Wenn die E-Mail-Adresse des Teilnehmers mit diesen Salesforce-Datensätzen übereinstimmt | ...Salesforce fügt diesen Datensatz dem Feld "Teilnehmer" hinzu | ... und Lightning Sync verknüpft diesen Datensatz automatisch mit dem Ereignis. |
|---|---|---|
| Ein Kontakt und ein Lead | Der Kontakt | Der Kontakt |
Ein Salesforce-Benutzer und einer oder beide:
|
Der Salesforce-Benutzer | Wenn ein Kontakt oder Lead dieselbe E-Mail-Adresse wie ein Salesforce-Benutzer aufweist und dieser Benutzer bereits dem Feld "Teilnehmer" hinzugefügt wurde, ordnet Lightning Sync den übereinstimmenden Kontakt oder Lead nicht dem Ereignis zu. Stattdessen wertet Lightning Sync die restlichen Ereignisteilnehmer aus, sucht nach bis zu 50 übereinstimmenden Kontakten und verknüpft sie. Wenn keine Kontakte gefunden werden, wertet Lightning Sync den Rest der Ereignisteilnehmer aus, sucht nach einem übereinstimmenden Lead und ordnet ihn zu. |
Was zu erwarten ist, wenn kein übereinstimmender Kontakt oder Lead gefunden wird
Wenn keine Kontakte oder Leads mit der E-Mail-Adresse Ihres Ereignisteilnehmers übereinstimmen, werden der Liste "Nicht aufgelöste Elemente" in Ihren persönlichen Einstellungen in Salesforce synchronisierte Ereignisse hinzugefügt. Dort können Sie auswählen, welche Salesforce-Kontakte oder -Leads verknüpft werden sollen. Alternativ können Sie das Ereignis aus der Liste entfernen und festlegen, dass kein Datensatz zugeordnet werden soll.
