Richtlijnen voor het werken met notities

Algemene richtlijnen voor notities

• Als u een notitie wilt maken die aan een record is gekoppeld, moet u leestoegang tot de record hebben.
• Voor het bewerken van een bestaande notitie die aan een record is gekoppeld, hebt u bewerktoegang tot de notitie nodig.
• Als u een notitie wilt verwijderen, moet u de eigenaar van de notitie zijn.
• U kunt notities wel relateren aan aangepaste objecten, maar niet aan aangepaste instellingen, wanneer u Salesforce gebruikt. Gebruik voor het relateren van een notitie aan aangepaste instellingen de ContentDocumentLink-API.
• Als Notities is uitgeschakeld, hebt u geen toegang tot notities die ermee zijn gemaakt.
• Alleen notities die zijn gemaakt met de gerelateerde lijst Notities, worden weergegeven op het tabblad Notities.
• Als u zelfstandige notities wilt maken of al uw notities wilt beheren, gebruikt u het tabblad Notities (beschikbaar in Lightning Experience en de mobiele Salesforce-app).
• Lees notities die zijn gemaakt met de verouderde tool voor het maken van notities vanuit de gerelateerde lijst Notities en bijlagen voor records. Deze notities worden niet weergegeven op het tabblad Notities.
• Na het inschakelen van Notities blijft de verouderde tool voor het maken en beheren van notities beschikbaar in Salesforce Classic en de mobiele Salesforce-app. In Lightning Experience wordt de verouderde tool voor het maken van notities alleen gebruikt voor het lezen en beheren van notities die ermee zijn gemaakt.
• Sla in de Lightning Console de record op waaraan u werkt voordat u Notities opent vanuit de balk voor hulpprogramma's. Als u een notitie verwijdert of opslaat, wordt de gehele consolepagina vernieuwd en gaan niet-opgeslagen wijzigingen verloren.
• Wanneer u een notitie maakt in Salesforce Classic, wordt er onmiddellijk een notitie met de titel "Notitie zonder titel" gemaakt. U wordt automatisch naar de pagina Notities-editor geleid.
• Wanneer u een notitie maakt in Lightning Experience, wordt de notitie pas opgeslagen wanneer u een titel of inhoud opgeeft. Nadat de notitie is opgeslagen, worden verdere wijzigingen automatisch opgeslagen
• Maak in de mobiele Salesforce-app een taak op basis van een notitie door een lijn op de notitie te vegen. U kunt ook op de werkbalk tikken om de status van een actie-item toe te voegen of bij te werken. Als aan uw profiel twee of meer taakrecordtypen zijn toegewezen, wordt u telkens wanneer u een taak maakt vanuit een notitie, gevraagd een recordtype te kiezen. Als aan uw profiel minder dan twee recordtypen Taak is toegewezen, wordt de taak onmiddellijk gemaakt.
• U kunt notities met ingebedde afbeeldingen niet importeren in andere Salesforce-organisaties met behulp van Data Loader of Dataloader.io.

Richtlijnen voor het relateren van notities aan events

In deze omstandigheden kunt u een notitie niet relateren:

• Een voorgestelde event
• Een kopie van een event voor meerdere personen door een genodigde
• Een terugkerende event
• Een afzonderlijke event binnen een eventreeks

Richtlijnen voor het delen van notities

• Bij het delen van een notitie in Lightning Experience kunt u alleen andere gebruikers kijktoegang geven, omdat Notities geen ondersteuning biedt voor gelijktijdige bewerking. Als meerdere mensen tegelijkertijd een notitie bewerken, overschrijven ze elkaars inhoud.
• U kunt notities niet delen in de mobiele Salesforce-app.
• Afhankelijk van uw systeeminstellingen wordt een notitie die u deelt, gedeeld met alle gebruikers in uw bedrijf wanneer deze wordt gepost:
  • Naar een feed die alle gebruikers kunnen zien
  • Naar een profiel
  • Naar een record
  • Naar een openbare groep
  Vraag uw Salesforce-beheerder hoe Notities is geconfigureerd in uw bedrijf.

Richtlijnen voor wanneer een nieuwe versie van een notitie wordt gemaakt

In Lightning Experience kunt u vorige versies van een notitie herstellen. Er wordt een nieuwe versie van een notitie gemaakt wanneer ten minste een van de volgende zaken waar is.

• De gebruiker die de notitie bijwerkt, verschilt van de gebruiker die de bestaande versie heeft gemaakt.
• De bestaande versie is meer dan 15 minuten oud.
• De grootte van de hoofdtekst van de notitie neemt toe met meer dan 800 bytes.
• De grootte van de hoofdtekst van de notitie neemt met meer dan 20% af.

Richtlijnen voor de verouderde tool voor het maken van notities

• Alle notities die worden toegevoegd aan contactpersonen en opportunities, worden ook getotaliseerd onder de gekoppelde account.
• Notities worden automatisch gerelateerd aan de bovenliggende account.
• Gebruik voor het maken en beheren van notities over records de gerelateerde lijst Notities en bijlagen. U kunt geen notities maken met de verouderde tool voor het maken van notities in Lightning Experience.
• Gebruik voor het herstellen van verwijderde notities de Prullenbak.
• Als een notitie als privé is gemarkeerd, is deze alleen toegankelijk voor degene die deze heeft gemaakt of bijgevoegd.
• Als u notities publiceert naar externe contactpersonen via Salesforce naar Salesforce, worden alle openbare notities automatisch gedeeld met een verbinding wanneer u het bovenliggende object deelt. Als Delen met verbindingen voor de bijlage is geselecteerd, wordt de bijlage automatisch gedeeld.
• Als u wilt stoppen met het delen van een notitie of bijlage, selecteert u Privé.