Informationen zu Datensets für Salesforce for Outlook (Einstellung)

Wissen, was synchronisiert wird

Salesforce for Outlook synchronisiert Datensätze auf der Grundlage von Definitionen in Datensets und verwandte Datensätze.

Grundlegendes zu Einschränkungen für Datensets

Bei Verwendung von Datensets können Benutzer bis zu 5.000 Datensätze pro Filter gleichzeitig zwischen Microsoft® Outlook® und Salesforce synchronisieren. Wenn Benutzer also über mehr als 5.000 Datensätze verfügen, die basierend auf der Konfiguration ihrer Datensets synchronisiert werden müssen, werden einige von ihnen von Salesforce for Outlook nicht synchronisiert. Darüber hinaus stellen Benutzer fest, dass die Synchronisierung dieser großen Datensatzmengen den Synchronisierungsprozess verlangsamen kann. Sie können jedoch die Obergrenzen für die Anzahl der Datensätze erhöhen, die Benutzer synchronisieren können. Beachten Sie, dass Sie die Wahrscheinlichkeit einer Verlangsamung des Synchronisierungsprozesses nicht reduzieren können.

Erhöhen der Obergrenzen für Datensets

Wenn Ihre Benutzer mit mehr als 5.000 Datensätzen arbeiten, können Sie ihre Datensets so konfigurieren, dass sie größere Datensatzmengen synchronisieren können. Bearbeiten Sie ihre Datensets so, dass sie zusätzliche Filter enthalten. Wählen Sie beispielsweise unter "Nach Datensatzinhaberschaft filtern" im Abschnitt "Kontaktfilter" die Option Ausgewählte Kontakte aus. Wählen Sie dann unter "Kontakte", "Kontakte zu Opportunities" und "Kontakte zu Accounts" die Option Benutzerdatensätze aus. Da das Datenset nun über drei Filter verfügt, können Ihre Benutzer nun bis zu 15.000 Kontaktdatensätze synchronisieren.

Beachten Sie, dass diese verschiedenen Filter, die Sie einrichten, nicht zwangsläufig Datensätze auswählen, die sich gegenseitig ausschließen. Daher werden beim Synchronisierungsprozess nicht genau 15.000 Datensätze synchronisiert. Um diese Situation zu vermeiden, können Sie die Gruppe der Kontakte, die synchronisiert werden sollen, weiter eingrenzen. Definieren Sie zusätzliche Parameter unter "Nach zusätzlichen Objekten und Feldern filtern".

Nachdem Sie die Filter definiert haben, können Sie im Abschnitt "Datensetgröße" eine Datensatzanzahl für Ihre Benutzer abrufen. Geben Sie dazu einen Benutzer ein und klicken Sie dann auf Datensatzanzahl abrufen. Wenn Ihre Benutzer die Synchronisierungsobergrenzen für die von Ihnen eingerichteten Filter weiterhin überschreiten, können Ihre Benutzer feststellen, dass der Synchronisierungsprozess Datensätze zufällig auswählt.

Informationen zu Personenaccounts

Wenn Ihre Organisation Personenaccounts aktiviert hat und Ihre Benutzer über mehr als 5.000 Datensätze in Salesforce verfügen, funktionieren Datensets anders. Insbesondere führt Salesforce eine Abfrage zunächst für Personenaccounts aus, die den Filterkriterien entsprechen, und dann für Kontakte, die diesen Accounts zugewiesen sind. Es ist also möglich, dass der Synchronisierungsprozess die Obergrenze von 5.000 Datensätzen (einschließlich Personenaccounts und Kontakten) erreicht und einige der von Ihren Benutzern erwarteten Kontakte nicht einbezieht.