Informationen zum Vorbereiten sich wiederholender Ereignisse auf die Migration

Wichtig Die vollständige Einstellung des Produkts für Salesforce for Outlook ist für Dezember 2027 geplant. Siehe Einstellung von Salesforce for Outlook. Sehen Sie sich unsere Produkte der nächsten Generation an, um Microsoft Outlook weiterhin in Salesforce zu integrieren: Outlook-Integration und Einstein Activity Capture. Entsprechende Informationen finden Sie unter Umstellen von Salesforce for Outlook (Einstellung) auf Produkte der nächsten Generation.

Warum müssen Mitarbeiter sich wiederholende Ereignisse für die Migration vorbereiten?

Wiederkehrende Ereignisse sind Ereignisse, die Mitarbeiter einmal planen, jedoch mehrfach auftreten. Beispielsweise werden die monatliche Vertriebsbesprechung Ihrer Teams oder wöchentliche 1:1-Besprechungen mit Managern wahrscheinlich als sich wiederholende Ereignisse geplant. In Salesforce werden sich wiederholende Ereignisse durch zwei Objekte dargestellt. Obwohl beide Arten sich wiederholender Ereignisse in beiden Salesforce-Benutzererfahrungen sichtbar sind, sind andere Ereignisfunktionen eingeschränkt. Diese Obergrenzen führen bei Salesforce for Outlook-Benutzern zu Problemen, wenn Sie sie zur Einstein-Aktivitätserfassung migrieren. Salesforce for Outlook erstellt und synchronisiert beispielsweise nur wiederkehrende Ereignisse (sich wiederholende Salesforce Classic). Die Einstein-Aktivitätserfassung erstellt und synchronisiert nur Ereignisserien (Wiederholungsereignisse in Lightning Experience).

• Wiederkehrende Ereignisse (wiederkehrendes Ereignisobjekt in Salesforce Classic)
• Ereignisserie (wiederkehrendes Ereignisobjekt in Lightning Experience)

Beim Migrieren treten bei Mitarbeitern unterschiedliche Probleme auf, je nachdem, in welche Richtung die Mitarbeiter die Synchronisierung vornehmen. Damit Sie in diesen Problemen besser navigieren können, werden Richtlinien bereitgestellt, die auf den Synchronisierungsanweisungen Ihrer Mitarbeiter basieren. Überprüfen Sie zunächst die erforderlichen Schritte in den nächsten beiden Abschnitten. Befolgen Sie dann die für Ihre Synchronisierungsrichtung empfohlenen Richtlinien.

Mithilfe der Richtlinien können Mitarbeiter Ereigniszuordnungen und Details, die sie in nicht synchronisierenden Feldern gespeichert haben, manuell beibehalten. Außerdem helfen Richtlinien Mitarbeitern, Duplikate aus ihren Kalendern zu entfernen. Die in den Salesforce-Ereignisfeldern "Zuletzt geändert von" und "Erstellt von" erfassten Datums- und Uhrzeitangaben werden jedoch durch das Datum und die Uhrzeit ersetzt, zu denen Mitarbeiter diese Prozesse durchlaufen.

Je nachdem, wie viele sich wiederholende Ereignisse den Mitarbeitern gehören, können diese Prozesse mühsam sein und einige Zeit in Anspruch nehmen. Lesen Sie die vollständigen Anweisungen, bevor Sie fortfahren. Ebenso müssen Sie bei einigen Lösungen mit Benutzern zusammenarbeiten, um den Prozess abzuschließen. Es ist auch hilfreich, Ihren IT-Administrator hinzuzuziehen.

Hinweis Behalten Sie bei der Einführung der Einstein-Aktivitätserfassung dieselbe Synchronisierungsrichtung für Mitarbeiter bei, um zu vermeiden, dass die Kalender Ihrer Mitarbeiter komplizierter werden. Wenn Sie jedoch die Synchronisierungsrichtung ändern müssen, sollten Sie die Synchronisierung sich wiederholender Ereignisse nicht mit der Einstein Aktivitätserfassung einführen. Vermeiden Sie es, beim Erstellen von Konfigurationen der Einstein-Aktivitätserfassung die Option "Ereignisserie synchronisieren" auszuwählen.

Diese Lösung verhindert zwar weitere Komplikationen, behält jedoch eine Version jedes sich wiederholenden Ereignisses in beiden Kalendern bei, die keine Aktualisierungen mehr sendet und empfängt. Im Laufe der Zeit können eine oder beide Versionen veraltet sein, was zu Ungenauigkeiten in den Kalendern Ihrer Mitarbeiter führt. Wenn Sie dieses Problem beheben möchten, entscheiden Sie, welcher Kalender die Quelle der Wahrheit ist, und lassen Sie Mitarbeiter sich wiederholende Ereignisse entfernen, die nicht mehr aus dem anderen Kalender synchronisiert werden. Wenn Sie Ereignisse aus Salesforce entfernen möchten, können Mitarbeiter in diesem Teil unserer Richtlinien nützliche Schritte einsehen. Entsprechende Informationen finden Sie im Abschnitt "Wiederholende Ereignisduplikate nach der Migration entfernen" unter Verwalten sich wiederholender Ereignisse für die Migration.

Überprüfen der betroffenen Vertriebsmitarbeiter

Beachten Sie Ihre vorhandenen Outlook-Konfigurationen oder die Notizen, die Sie in Ihren Konfigurationen beibehalten haben. Wenn die Option "Wiederkehrende Ereignisse synchronisieren" ausgewählt ist, sind die dieser Konfiguration zugewiesenen Benutzer betroffen. Befolgen Sie die für Ihre Synchronisierungsrichtung vorgeschlagenen Empfehlungen. Wenn keine Mitarbeiter für die Synchronisierung wiederkehrender Ereignisse eingerichtet sind, fahren Sie mit der nächsten Benutzervorbereitungsaufgabe fort: Informationen zum Vorbereiten von Salesforce for Outlook-Standardkalendern für die Migration.

Abhängig von Ihrer Implementierung können Mitarbeiter Ereignisreihen anstelle oder zusätzlich zu wiederkehrenden Ereignissen in ihren Salesforce-Kalendern haben. Wie können Sie feststellen, welche sich wiederholenden Ereignisse wiederkehrende Ereignisse und welche Ereignisse Serien sind? Fahren Sie mit den Richtlinien für Ihre Synchronisierungsrichtung fort. Entweder Sie oder Ihre Mitarbeiter werden benachrichtigt, wie der Unterschied festgestellt werden kann und wann keine weiteren Maßnahmen erforderlich sind.

Wiederholen von Ereignisrichtlinien für Benutzer, denen die Synchronisierung von Outlook mit Salesforce oder in beide Richtungen zugewiesen ist

Die Einstein-Aktivitätserfassung erstellt für Mitarbeiter, die den Synchronisierungsrichtungen "Outlook to Salesforce" oder "In beide Richtungen" zugewiesen sind, für jedes wiederkehrende Ereignis eine doppelte Ereignisserie. In ihren Salesforce-Kalendern werden Mitarbeitern Duplikate jedes sich wiederholenden Ereignisses angezeigt: eines, das mit Outlook synchronisiert wird, und eines, das nicht synchronisiert wird. Die ursprünglichen wiederkehrenden Ereignisse erhalten keine Aktualisierungen mehr und senden keine Aktualisierungen mehr zwischen Salesforce und Outlook. Daher kann es im Laufe der Zeit vorkommen, dass einer oder beide Kalender ungenau oder schwerfällig zu verwalten sind.

Dieses Problem ist unvermeidbar. Diese Richtlinien helfen Ihnen jedoch, zusammen mit Ihren Mitarbeitern ihre alten wiederkehrenden Ereignisse zu identifizieren und manuell zu entfernen.

1. Bitten Sie Ihren IT-Administrator, Ereignisse in Salesforce und Exchange zu sichern, falls dabei Fehler auftreten.
   • In Exchange können Administratoren die Ereignisse der einzelnen Benutzer in einen Sicherungsordner kopieren.
   • In Salesforce können Administratoren eine Abfrage für die SOAP-API oder die REST-API schreiben, um Ereignisse in eine CSV-Sicherungsdatei zu exportieren.
2. Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, alle Ereignisse in ihrem Kalender für die Synchronisierung vorzubereiten. Entsprechende Informationen finden Sie unter Vorbereiten Ihres Outlook-Standardkalenders und Vorbereiten auf die Synchronisierung von Ereignissen mithilfe der Einstein-Aktivitätserfassung.
3. Wenn Sie bereit für die Migration sind, sollten Sie zusätzlich zum Einrichten Ihrer anderen Funktionen diese Einstellungen in den Konfigurationen der Einstein-Aktivitätserfassung auswählen.
   1. Wählen Sie auf der Registerkarte "Allgemeine Synchronisierungseinstellungen" dieselbe Ereignissynchronisierungsrichtung aus, die Sie mit Salesforce for Outlook verwendet haben. Wenn Sie während der Migration Ihre Ereignissynchronisierungsrichtung ändern, kann dies zu weiteren Problemen bei sich wiederholenden Ereignissen führen.
   2. Wählen Sie auf der Registerkarte "Erweiterte Synchronisierungseinstellungen" die Option Ereignisserie synchronisieren aus.
   3. Wählen Sie auf der Registerkarte "Einstellungen für die erweiterte Synchronisierung" die Option Synchronisierte Ereignisse Salesforce-Datensätzen zuordnen aus. Diese Einstellung ist nicht erforderlich, verknüpft jedoch Ereignisse automatisch mit übereinstimmenden Kontakten oder Leads der Mitarbeiter. Dies kann Mitarbeitern helfen, Duplikate später manuell zu bereinigen.
4. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um sicherzustellen, dass die Synchronisierung der Ereignisse abgeschlossen ist. Sie können Ihre Mitarbeiter bitten, ihre Outlook- und Salesforce-Kalender zu vergleichen, um festzustellen, ob Ereignisse synchronisiert wurden. Die Mitarbeiter können es von hier übernehmen. Teilen Sie ihnen mit, auf welche Synchronisierungsrichtung sie festgelegt sind, und senden Sie Mitarbeitern Anweisungen zum Identifizieren und manuellen Löschen doppelter sich wiederholender Ereignisse. Entsprechende Informationen finden Sie unter Verwalten sich wiederholender Ereignisse für die Migration.
5. Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter daran, keine sich wiederholenden Ereignisse aus Salesforce Classic zu erstellen, da diese Ereignisse andernfalls nicht synchronisiert werden. Wenn Mitarbeiter ihre doppelten sich wiederholenden Ereignisse aus Salesforce entfernt haben, erstellen Sie einen Plan, wie sie den Zugriff auf Salesforce Classic entfernen oder reduzieren können. Siehe Optimierungsphase: Erstellen Sie Lightning Experience Stick.

Wiederholen von Ereignisrichtlinien für Benutzer, denen nur die Synchronisierung von Salesforce mit Outlook zugewiesen ist

Wenn Sie zur Einstein-Aktivitätserfassung migrieren, wird die Synchronisierung aller in Salesforce Classic erstellten wiederkehrenden Ereignisse nur für Mitarbeiter angehalten, die der Synchronisierung von Salesforce zu Outlook zugewiesen sind. Eine Version jedes sich wiederholenden Ereignisses wird in beiden Kalendern beibehalten, Aktualisierungen werden jedoch nicht mehr zwischen Kalendern gesendet und empfangen. Folglich werden eines oder beide Ereignisse im Laufe der Zeit ungenau, da Mitarbeiter eine Version aktualisieren und nicht die andere.

Um dieses Problem zu vermeiden, werden Richtlinien bereitgestellt, die Sie für Mitarbeiter freigeben können, damit sie ihre sich wiederholenden Ereignisse vor der Einführung der Einstein-Aktivitätserfassung erneut erstellen können. Außerdem werden Schritte hinzugefügt, mit denen Mitarbeiter die alten wiederkehrenden Ereignisse nach der Einführung entfernen können. Es kann hilfreich sein, einen IT-Administrator in den Prozess einzubeziehen.

Wichtig Planen Sie beim Planen Ihrer Meilensteine für die Einführung, Konfigurationen der Einstein-Aktivitätserfassung kurz nach Abschluss der Vorbereitung ihrer Ereignisse auf die Migration zu aktivieren. Durch die Minimierung der Synchronisierungsausfallzeit reduzieren sich die Möglichkeiten für Ihre Mitarbeiter, Unterschiede zwischen ihren Salesforce- und Outlook-Kalendern einzuführen, was in der Zwischenzeit zu Verwirrung führen kann.

1. Bitten Sie Ihren IT-Administrator, Ereignisse in Salesforce und Exchange zu sichern, falls Mitarbeiter unterwegs Fehler machen.
   • In Exchange können Administratoren die Ereignisse der einzelnen Benutzer in einen Sicherungsordner kopieren.
   • In Salesforce können Administratoren eine Abfrage für die SOAP-API oder die REST-API schreiben, um Ereignisse in eine CSV-Sicherungsdatei zu exportieren.
2. Exportieren Sie alle Ereignisse in Salesforce mithilfe des Datenexports. Siehe Exportieren von Sicherungsdaten aus Salesforce.
3. Speichern Sie eine Sicherungskopie der resultierenden Event.csv für alle Fälle!
4. Öffnen Sie die Datei Event.csv in einer Anwendung, mit der Sie Tabellenblätter bearbeiten können. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einzugrenzen, welche sich wiederholenden Ereignisse Mitarbeiter neu erstellen müssen.
   1. Entfernen Sie alle Ereignisse (Zeilen), bei denen die Spalte "RecurrenceActivityId" leer ist. Anhand der Spalte RecurrenceActivityId können Sie bestimmen, welche Ereignisse nur einmal auftreten und bei welchen es sich um wiederkehrende Ereignisse oder Ereignisreihen handelt. Ereignisse (Zeilen), die eine Textzeichenfolge in der Spalte "RecurrenceActivityId" anzeigen, sind wiederkehrende Ereignisse.
   2. Entfernen Sie alle Ereignisse (Zeilen), bei denen in der Spalte isChild eine "1" angezeigt wird. Ereignisse (Zeilen), die in der Spalte "IsChild" eine "1" anzeigen, geben an, dass es sich bei dem Ereignis um die Version handelt, die dem Teilnehmer angezeigt wird. Ereignisse mit Teilnehmern müssen vom Synchronisierungsorganisator auf die Migration vorbereitet werden (die Version der Organisatoren befindet sich ebenfalls irgendwo im Tabellenblatt).
   3. Entfernen Sie alle Ereignisse (Zeilen), bei denen in der Spalte "IsDeleted" eine "1" angezeigt wird. Ereignisse (Zeilen), bei denen in der Spalte "IsDeleted" eine "1" angezeigt wird, wurden von Mitarbeitern gelöscht, sodass sie nicht beibehalten werden sollen.
   4. Es wird empfohlen, alle Ereignisse (Zeilen) zu entfernen, die vor dem heutigen Datum aufgetreten sind. In der Regel reduziert dies die Anzahl der Ereignisse, die Sie Ihre Mitarbeiter bitten, neu zu erstellen. In der Spalte ActivityDate wird das Datum angezeigt, an dem das Ereignis geplant wurde.
      

      Hinweis Wenn die Salesforce for Outlook-Synchronisierungsfilter der Mitarbeiter so festgelegt sind, dass vergangene Ereignisse synchronisiert werden, werden vergangene Ereignisse, die Sie aus dem Tabellenblatt entfernen, nicht synchronisiert, wenn Mitarbeiter sie bearbeiten. Die Möglichkeit, dass vergangene Ereignisse Aktualisierungen verpassen, wird jedoch schließlich geschlossen. Sie können Ereignisse nur bis zu 180 Tage in der Vergangenheit synchronisieren. Sie können entscheiden, wie wichtig vergangene Ereignisse sind und welche Vorgehensweise für Ihre Vertriebsmitarbeiter am besten geeignet ist. Wenn Sie nach Ereignissynchronisierungsfiltern suchen möchten, überprüfen Sie Ihre Outlook-Konfiguration auf einen Filter im Feld "Ende".
5. Ermitteln Sie, welche Mitarbeiter zu den verbleibenden Ereignissen im Tabellenblatt gehören.
   1. Sortieren Sie das Tabellenblatt nach der Spalte OwnerID. Dadurch werden alle vom selben Benutzer erstellten Ereignisse in absteigender numerischer Reihenfolge gruppiert.
   2. Kopieren Sie die OwnerID aus der ersten Zeile und öffnen Sie Salesforce. Fügen Sie die ID in Lightning Experience in die globale Suche ein. Entsprechende Informationen finden Sie unter Suchen nach Datensätzen in Lightning Experience.
   3. Lightning Experience gibt das Benutzerprofil des Benutzers zurück, der diesen Datensatz erstellt hat. Denken Sie daran, dass nur Salesforce-Benutzer, die Ereignisse mit Salesforce synchronisieren, ihre wiederkehrenden Ereignisse neu erstellen müssen. Sie können Benutzer zwischen dem Tabellenblatt und Ihren Salesforce for Outlook-Konfigurationen abgleichen.
   4. Kehren Sie zum Tabellenblatt zurück und fügen Sie eine Spalte hinzu, in die Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse des betreffenden Benutzers einfügen können, damit Sie den Benutzer nachfassen können.
   5. Fügen Sie den Namen dieser Benutzer für alle anderen Ereignisse im Tabellenblatt hinzu, die diese ID in der Spalte "Inhaber-ID" enthalten. Verwenden Sie die Funktion "Suchen" in Ihrem Tabellenblatt, um alle Instanzen dieser ID zu finden.
   6. Suchen Sie die nächste eindeutige OwnerID und wiederholen Sie die vorherigen Schritte b. durch e. um die Kontaktinformationen der Benutzer zu suchen und den wiederkehrenden Ereignissen zuzuordnen, deren Inhaber der Benutzer im Tabellenblatt ist.
6. Wenn Sie alle wiederkehrenden Ereignisinhaber identifizieren, weisen Sie diese Mitarbeiter an, diese wiederkehrenden Ereignisse erneut zu erstellen.
   • Geben Sie jedem Mitarbeiter die Tabellendetails zu seinen wiederkehrenden Ereignissen an.
   • Geben Sie Anweisungen an, wie sie ihre wiederkehrenden Ereignisse identifizieren und als Ereignisserie neu erstellen können. Lesen Sie den Abschnitt für Benutzer, die Salesforce mit Outlook synchronisieren, nur unter Verwalten sich wiederholender Ereignisse für die Migration.
   • Legen Sie zum Vermeiden von längeren Synchronisierungsausfallzeiten eine angemessene Frist fest, innerhalb deren Mitarbeiter Ihre Anforderung abschließen können.
   • Lassen Sie Ihre Mitarbeiter bestätigen, wann sie die Neuerstellung von Ereignissen abgeschlossen haben. Überprüfen Sie ihren Status, indem Sie Salesforce-Ereignisse erneut exportieren, und verwenden Sie die Kriterien in Schritt 4, um die Liste auf dieselbe Weise zu reduzieren wie zuvor.
   • Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter daran, keine wiederkehrenden Ereignisse mehr in Salesforce Classic zu erstellen, da diese Ereignisse niemals synchronisiert werden können.
7. Wenn die Mitarbeiter mit der Neuerstellung von Ereignissen fertig sind (und Ihre andere Migrationsvorbereitung abgeschlossen ist), können Sie die Ereignissynchronisierung von Salesforce for Outlook deaktivieren.
8. Überprüfen Sie mit Ihren Mitarbeitern, ob Salesforce for Outlook deaktiviert ist, damit ihre Ereignisse nicht mit Outlook synchronisiert werden. Lassen Sie Mitarbeiter die verbleibenden Schritte ausführen, um den Rest ihrer Ereignisse auf die Migration vorzubereiten. Entsprechende Informationen finden Sie unter Vorbereiten Ihres Outlook-Standardkalenders und Vorbereiten auf die Synchronisierung von Ereignissen mithilfe der Einstein-Aktivitätserfassung.
9. Wenn Mitarbeiter mit der Vorbereitung ihrer restlichen Ereignisse fertig sind, können Sie die Ereignissynchronisierung der Einstein-Aktivitätserfassung aktivieren. Zusätzlich zum Einrichten Ihrer anderen Funktionen sollten Sie diese Einstellungen in den Konfigurationen der Einstein-Aktivitätserfassung auswählen.
   1. Wählen Sie auf der Registerkarte "Allgemeine Synchronisierungseinstellungen" dieselbe Ereignissynchronisierungsrichtung aus, die Sie mit Salesforce for Outlook verwendet haben. Wenn Sie während der Migration Ihre Ereignissynchronisierungsrichtung ändern, kann dies zu weiteren Problemen bei sich wiederholenden Ereignissen führen.
   2. Wählen Sie auf der Registerkarte "Erweiterte Synchronisierungseinstellungen" die Option Ereignisserie synchronisieren aus.
   3. Wählen Sie auf der Registerkarte "Einstellungen für die erweiterte Synchronisierung" die Option Synchronisierte Ereignisse Salesforce-Datensätzen zuordnen aus. Diese Einstellung ist nicht erforderlich, verknüpft jedoch Ereignisse automatisch mit übereinstimmenden Kontakten oder Leads der Mitarbeiter. Dies kann Mitarbeitern helfen, Duplikate später manuell zu bereinigen.