Lære om klargjøring av gjentagende hendelser for overføring

Viktig Full produktavslutting for Salesforce for Outlook er planlagt for desember 2027. Se Salesforce for Outlook-avslutting. Hvis du vil fortsette å integrere Microsoft Outlook med Salesforce, kan du se våre nestegenerasjonsprodukter: Outlook-integrasjonen og Einstein. Se Overføre fra Salesforce for Outlook (avslutning) til nestegenerasjonsprodukter.

Hvorfor må representanter klargjøre gjentagende hendelser for overføring?

Gjentagende hendelser er hendelser som representanter planlegger én gang, men som skjer flere ganger. Teamenes månedlige salgsmøte eller ukentlige 1:1-møter med ledere planlegges for eksempel sannsynligvis som gjentagende hendelser. I Salesforce representeres gjentagende hendelser av to objekter. Selv om begge typer gjentagende hendelser er synlige fra begge Salesforce-brukeropplevelsene, er annen hendelsesfunksjonalitet begrenset. Disse grensene fører til problemer for Salesforce for Outlook-brukere når du overfører dem til Einstein. Salesforce for Outlook oppretter og synkroniserer for eksempel bare gjentagende hendelser (Gjentagende hendelser i Salesforce Classic). Einstein oppretter og synkroniserer bare hendelsesserier (Gjentagende Lightning Experience).

• Gjentagende hendelser (gjentagende hendelsesobjekt i Salesforce Classic)
• Hendelsesserier (gjentagende hendelsesobjekt i Lightning Experience)

Når du overfører, opplever representanter forskjellige problemer avhengig av hvilke retningsrepresentanter som er angitt til å synkronisere. For å hjelpe deg med å navigere i disse problemene gir vi retningslinjer som du kan følge, basert på selgernes synkroniseringsinstruksjoner. Se først gjennom de nødvendige trinnene i de neste to delene. Følg deretter de anbefalte retningslinjene for synkroniseringsretningen.

Retningslinjene hjelper selgerne med å manuelt beholde hendelsestilknytninger og detaljer de har lagret i ikke-synkroniserte felt. I tillegg hjelper retningslinjer representanter med å fjerne duplikater fra kalendere. Men datoen og klokkeslettet som registreres i Salesforce-hendelsesfeltene Sist endret av og Opprettet av, erstattes av datoen og klokkeslettet som representanter går gjennom disse prosessene.

Avhengig av hvor mange gjentagende hendelser selgerne eier, kan disse prosessene være kjedelige og ta litt tid. Se gjennom de fullstendige instruksjonene før du fortsetter. På samme måte krever enkelte løsninger at du samarbeider med brukere for å fullføre prosessen. Det er også nyttig å hente inn IT-administratoren.

Merk For å unngå å introdusere flere komplikasjoner i selgernes kalendere opprettholder du samme synkroniseringsretning for selgere når du ruller ut Einstein. Hvis du imidlertid må endre synkroniseringsretningen, ruller du ikke ut gjentagende hendelsessynkronisering med Einstein. Det gjør du ved å unngå å velge alternativet Synkroniseringshendelsesserier når du oppretter konfigurasjoner for Einstein.

Selv om denne løsningen hindrer flere komplikasjoner, lar den en versjon av hver gjentagende hendelse i begge kalendere som ikke lenger sender og mottar oppdateringer. Over tid kan én eller begge versjonene bli utdatert, noe som fører til unøyaktigheter i selgernes kalendere. For å rette opp problemet må du bestemme hvilken kalender som er sannhetskilden, og få selgerne til å fjerne gjentatte hendelser som ikke lenger synkroniseres fra den andre kalenderen. Hvis du bestemmer deg for å fjerne hendelser fra Salesforce, kan selgerne se denne delen av retningslinjene for å få nyttige trinn. Se delen Fjern gjentagende hendelsesduplikater etter overføring i Behandle gjentagende hendelser for overføring.

Kontrollere hvilke selgere som berøres

Se dine eksisterende Outlook-konfigurasjoner eller notatene du beholdt i konfigurasjonene. Hvis alternativet Synkroniser gjentagende hendelser er valgt, påvirkes brukere som er tildelt denne konfigurasjonen. Følg anbefalingene for synkroniseringsretningen. Hvis det ikke er konfigurert noen representanter for å synkronisere gjentagende hendelser, fortsetter du til neste brukerforberedelsesoppgave, Lær om klargjøring av standard Salesforce for Outlook-kalendere for overføring.

Avhengig av implementeringen kan det hende at representanter har hendelsesserier i stedet for eller i tillegg til gjentagende hendelser i Salesforce-kalenderne sine. Hvordan kan du vite hvilke gjentagende hendelser som er gjentagende hendelser og hvilke som er hendelsesserier? Fortsett til retningslinjene for synkroniseringsretningen. Vi varsler enten deg eller representantene om hvordan du kan se forskjellen og når det ikke er nødvendig med ytterligere handling.

Gjentagende hendelsesretningslinjer for brukere tildelt til å synkronisere Outlook til Salesforce eller begge deler

For selgere som er tildelt synkroniseringsretningene Outlook til Salesforce eller begge veier, oppretter Einstein en duplikathendelsesserie for hver gjentagende hendelse. I Salesforce-kalenderen ser selgerne duplikater av alle gjentagende hendelser: en som synkroniseres med Outlook, og en som ikke gjør det. De opprinnelige gjentagende hendelsesforekomstene slutter å motta og sende oppdateringer mellom Salesforce og Outlook. Resultatet er at over tid kan begge kalenderne bli unøyaktige eller omfattende å behandle.

Dette problemet er uunngåelig, men disse retningslinjene hjelper deg med å arbeide med selgerne for å identifisere og manuelt fjerne deres gamle gjentagende hendelser.

1. Be IT-administratoren om å sikkerhetskopiere hendelser i både Salesforce og Exchange i tilfelle det oppstår feil underveis.
   • I Exchange kan administratorer kopiere hver brukers hendelser til en sikkerhetskopimappe.
   • I Salesforce kan administratorer skrive en spørring mot SOAP API eller REST API for å eksportere hendelser til en reserve-CSV-fil.
2. Be selgerne om å klargjøre alle hendelser i kalenderen for synkronisering. Se Forberede standard Outlook-kalenderen for overføring og Gå klar til å synkronisere hendelser med Einstein-aktivitetsfangst.
3. Når du er klar til å overføre, anbefaler vi deg å velge disse innstillingene i representantenes konfigurasjoner av Einstein i tillegg til å konfigurere andre funksjoner.
   1. Velg samme hendelsessynkroniseringsretning som du brukte med Salesforce for Outlook, på fanen Generelle synkroniseringsinnstillinger. Hvis du bytter hendelsessynkroniseringsretning under overføringen, kan det føre til flere problemer med gjentagende hendelser.
   2. Velg Synkroniseringshendelsesserier på fanen Avanserte synkroniseringsinnstillinger.
   3. Velg Relatere synkroniserte hendelser til Salesforce-poster på fanen Avanserte synkroniseringsinnstillinger. Denne innstillingen er ikke nødvendig, men den relaterer automatisk hendelser til representantenes samsvarende kontakter eller salgsemner. Det kan hjelpe selgerne når de renser duplikater manuelt senere.
4. Gi litt tid til å forsikre deg om at hendelser er ferdig synkronisert. Du kan be selgerne om å sammenligne sine Outlook- og Salesforce-kalendere for å se om hendelser har blitt synkronisert. Selgere kan ta det herfra. La dem få vite hvilken synkroniseringsretning de er satt til, og send representantene instruksjoner for å identifisere og slette duplikat-gjentagende hendelser manuelt. Se Behandle gjentakende hendelser for overføring.
5. Påminn selgerne om å ikke opprette gjentagende hendelser fra Salesforce Classic, ellers synkroniseres ikke disse hendelsene. Når representantene er ferdige med å fjerne duplikathendelsene sine fra Salesforce, må de lage en plan for å fjerne eller redusere representantenes tilgang til Salesforce Classic. Se Optimaliseringsfase: Gjør Lightning Experience tilgjengelig.

Retningslinjer for gjentagende hendelser for brukere som er tildelt til å synkronisere bare Salesforce til Outlook

Når du overfører til Einstein, stopper eventuelle gjentagende hendelser som opprettes i Salesforce Classic, synkronisering bare for selgere som er tildelt synkronisering fra Salesforce til Outlook. En versjon av hver gjentagende hendelse beholdes i begge kalendere, men oppdateringer sendes og mottas ikke lenger mellom kalendere. Resultatet er at begge hendelsene blir unøyaktige over tid etter hvert som representanter oppdaterer én versjon og ikke den andre.

For å hindre dette problemet tilbyr vi retningslinjer som du kan dele med selgere for å hjelpe dem med å opprette sine gjentagende hendelser på nytt før du ruller ut Einstein. Vi inkluderer også trinn for å hjelpe selgerne med å fjerne de gamle gjentagende hendelsene etter utrulling. Det kan være nyttig å involvere en IT-administrator i prosessen.

Viktig Når du planlegger utrullingsmilepæler, må du planlegge å aktivere Einstein-aktivitetsfangstkonfigurasjoner like etter at representantene er ferdig med å forberede hendelsene for overføringen. Ved å minimere nedetid for synkronisering reduseres salgsmulighetene for selgerne til å introdusere forskjeller mellom Salesforce- og Outlook-kalenderne, noe som kan føre til forvirring i mellomtiden.

1. Be IT-administratoren om å sikkerhetskopiere hendelser i både Salesforce og Exchange i tilfelle representanter gjør feil underveis.
   • I Exchange kan administratorer kopiere hver brukers hendelser til en sikkerhetskopimappe.
   • I Salesforce kan administratorer skrive en spørring mot SOAP API eller REST API for å eksportere hendelser til en reserve-CSV-fil.
2. Eksporter alle hendelser i Salesforce med Dataeksport. Se Eksportere sikkerhetskopidata fra Salesforce.
3. Lagre en sikkerhetskopi av den resulterende Event.csv bare i tilfelle!
4. Åpne Event.csv-filen i en app der du kan redigere regneark, og følg denne fremgangsmåten for å begrense hvilke gjentagende hendelser representantene må opprette på nytt.
   1. Fjern eventuelle hendelser (rader) som har en tom RecurrenceActivityId-kolonne. RecurrenceActivityId-kolonnen kan brukes til å bestemme hvilke hendelser som skjer bare én gang, og hvilke som er gjentagende hendelser eller hendelsesserier. Hendelser (rader) som viser en tekststreng i RecurrenceActivityId-kolonnen, er gjentagende hendelser.
   2. Fjern eventuelle hendelser (rader) som viser 1 i isChild-kolonnen. Hendelser (rader) som viser 1 i IsChild-kolonnen, angir at hendelsen er versjonen som deltakeren ser. Hendelser med deltakere må forberedes for overføring av synkroniseringsarrangøren (arrangørens versjon finnes også et sted i regnearket).
   3. Fjern eventuelle hendelser (rader) som viser 1 i IsDeleted-kolonnen. Hendelser (rader) som viser 1 i kolonnen IsDeleted, ble slettet av selgerne, så selgerne ønsker ikke å beholde dem.
   4. Vi anbefaler å fjerne eventuelle hendelser (rader) som skjedde før dagens dato. Hvis du gjør det, reduseres vanligvis antall hendelser du ber selgerne om å opprette på nytt. ActivityDate-kolonnen viser datoen da hendelsen ble planlagt.
      

      Merk Hvis selgernes Salesforce for Outlook-synkroniseringsfiltre er satt til å synkronisere tidligere hendelser, synkroniseres ikke tidligere hendelser som du fjerner fra regnearket, hvis selgerne tilfeldigvis redigerer dem. Men muligheten for tidligere hendelser til å gå glipp av oppdateringer avsluttes til slutt. Du kan bare synkronisere hendelser opptil 180 dager tidligere. Det er opp til deg å bestemme hvor viktige tidligere hendelser er og hvilken handling som er best for selgerne. Se gjennom Outlook-konfigurasjonen for å finne et filter i Slutt-feltet for å se etter hendelsessynkroniseringsfiltre.
5. Identifiser hvilke selgere som skal delta i de gjenværende hendelsene i regnearket.
   1. Sorter regnearket etter OwnerID-kolonnen. Når du gjør det, grupperes alle hendelser som er opprettet av samme bruker, i synkende tallrekkefølge.
   2. Kopier OwnerID fra den første raden, og åpne Salesforce. Lim inn ID-en i globalt søk fra Lightning Experience. Se Søke etter poster i Lightning Experience.
   3. Lightning Experience returnerer brukerprofilen til brukeren som opprettet posten. Husk at bare Salesforce-brukere som synkroniserer hendelser med Salesforce, må opprette sine gjentagende hendelser på nytt. Du kan krysse brukere mellom regnearket og Salesforce for Outlook-konfigurasjonene dine.
   4. Gå tilbake til regnearket og legg til en kolonne der du kan lime inn brukerens navn eller e-postadresse, slik at du kan følge opp brukeren.
   5. Legg til brukernes navn for alle andre hendelser i regnearket som inkluderer denne ID-en, i Eier-ID-kolonnen. Bruk Søk-funksjonen i regnearket til å finne alle forekomster av denne ID-en.
   6. Finn den neste unike OwnerID, og gjenta trinnet b. via e. for å finne og knytte brukerens kontaktinformasjon til de gjentagende hendelsene brukeren eier i regnearket.
6. Når du har identifisert alle gjentagende hendelseseiere, ber du selgerne om å opprette disse gjentagende hendelsene på nytt.
   • Gi hver selger regnearkdetaljene som gjelder deres gjentagende hendelser.
   • Gi instruksjoner om hvordan du identifiserer deres gjentagende hendelser og oppretter dem på nytt som hendelsesserier. Se delen for brukere som synkroniserer Salesforce til Outlook bare, under Behandle gjentakende hendelser for overføring.
   • For å unngå utvidet synkroniseringsnedetid angir du en rimelig tidsfrist for at representanter skal kunne fullføre forespørselen.
   • Be selgerne bekrefte når de er ferdig med å opprette hendelser på nytt. Kontroller statusen deres ved å eksportere Salesforce-hendelser på nytt, og bruk kriteriene i trinn 4 til å redusere listen på samme måte som tidligere.
   • Påminn selgerne om å ikke opprette gjentagende hendelser fra Salesforce Classic lenger fordi disse hendelsene aldri kan synkroniseres.
7. Når representantene er ferdig med å opprette hendelser på nytt (og den andre overføringen er fullført), kan du deaktivere Salesforce for Outlook-hendelsessynkronisering.
8. Bekreft med selgerne at Salesforce for Outlook er deaktivert, slik at hendelsene deres ikke synkroniseres til Outlook. La selgerne utføre de gjenværende trinnene for å klargjøre resten av hendelsene for overføring. Se Forberede standard Outlook-kalenderen for overføring og Gå klar til å synkronisere hendelser med Einstein-aktivitetsfangst.
9. Når representantene er ferdig med å klargjøre resten av hendelsene sine, kan du aktivere hendelsessynkronisering for Einstein. I tillegg til å konfigurere andre funksjoner anbefaler vi deg å velge disse innstillingene i representantenes konfigurasjoner av Einstein.
   1. Velg samme hendelsessynkroniseringsretning som du brukte med Salesforce for Outlook, på fanen Generelle synkroniseringsinnstillinger. Hvis du bytter hendelsessynkroniseringsretning under overføringen, kan det føre til flere problemer med gjentagende hendelser.
   2. Velg Synkroniseringshendelsesserier på fanen Avanserte synkroniseringsinnstillinger.
   3. Velg Relatere synkroniserte hendelser til Salesforce-poster på fanen Avanserte synkroniseringsinnstillinger. Denne innstillingen er ikke nødvendig, men den relaterer automatisk hendelser til representantenes samsvarende kontakter eller salgsemner. Det kan hjelpe selgerne når de renser duplikater manuelt senere.