Toistuvien tapahtumien hallinta siirtoa varten

Tärkeää Salesforce for Outlook -tuotteen täydellinen poistaminen käytöstä on ajoitettu joulukuulle 2027. Katso lisätietoja kohdasta Salesforce for Outlook poistuu käytöstä. Jos haluat jatkaa Microsoft Outlookin integrointia Salesforceen, tutustu seuraavan sukupolven tuotteisiimme: Outlook-integraatio ja Einsteinin toimintojen kaappaus. Lisätietoja on kohdassa Siirtyminen Salesforce for Outlookista (poistuminen) seuraavan sukupolven tuotteisiin.

Miksi minun täytyy hallita toistuvia tapahtumiani?

Toistuvat tapahtumat ovat tapahtumia, jotka ajoitat kerran, mutta jotka tapahtuvat useita kertoja. Oletetaan esimerkiksi, että tiimisi kuukausittaiset myyntikokoukset tai viikoittaiset 1:1-kokouksesi esimiehesi kanssa ajoitetaan todennäköisesti toistuviksi tapahtumiksi. Kun pääkäyttäjäsi siirtää sinut Salesforce for Outlookista Einsteinin toimintojen kaappaukseen, kohtaat ongelmia toistuvien tapahtumien kanssa. Ongelmat vaihtelevat riippuen kohdistamastasi synkronointiohjeesta ja siitä, missä Salesforce-käyttöliittymässä toistuvat tapahtumat luotiin (Salesforce Classic tai Lightning Experience).

Pääkäyttäjäsi täytyy suorittaa alustavat määritysvaiheet käynnistääkseen jonkin näistä ratkaisuista, joten muista ottaa yhteyttä pääkäyttäjääsi ennen näiden vaiheiden aloittamista. Pääkäyttäjäsi kertoo sinulle, mitä ohjeita sinun tulisi noudattaa, milloin voit aloittaa ja mitä muita ohjeita sinun tulisi odottaa.

Riippuen sinulle kohdistettujen toistuvien tapahtumien määrästä, nämä prosessit voivat olla työläisiä ja kestää jonkin aikaa. Näiden ohjeiden noudattaminen sallii sinun säilyttää tapahtumien suhteita muihin tärkeimpiin tietueisiin ja tietoja, joita tallensit ei-synkronoituihin Salesforce-tapahtumien kenttiin. Pidä mielessäsi, että Salesforce-tapahtumien Edellinen muokkaaja- ja Luoja-kentät päivitetään näiden vaiheiden suorituspäivän ja -ajan mukaan.

Identtisten toistuvien tapahtumien poistaminen siirron jälkeen (käyttäjille, jotka on kohdistettu synkronoimaan Outlook Salesforceen tai molempiin suuntiin)

Jos sinut on kohdistettu synkronointiohjeisiin Outlook to Salesforce tai Both Ways, näet Lightning Experience -kalenterissasi identtisiä tapahtumia, kun sinut siirretään. Noudata kuitenkin näitä ohjeita siirtymisen jälkeen identtisten tietueiden tunnistamiseksi ja poistamiseksi.

1. Odota, kunnes pääkäyttäjäsi neuvoo sinua aloittamaan identtisten tietueiden käsittely. Varmista, että tapahtumien alustava synkronointi on suoritettu, vertaamalla Outlook- ja Salesforce-kalentereitasi ja tarkastamalla, että sinulla on identtisiä tietueita joistakin toistuvista tapahtumista.
2. Avaa Outlook-kalenteri ja kaksi verkkoselaimen ikkunaa. Avaa selaimen ikkunoista kalenteri Salesforce Classicissa toisessa ja Lightning Experiencessa toisessa, jotta voit tarkastella kalenteriasi molemmissa käyttökokemuksissa samanaikaisesti. Lisätietoja Salesforce-käyttöliittymien välillä siirtymisestä on kohdassa Salesforce Classic ei mene pois, kun siirrät käyttäjiä Lightning Experienceen.
3. Etsi Salesforce Classic -kalenteristasi sarja identtisiä toistuvia tapahtumia. Suosittelemme aloittamaan tästä päivästä, mutta voit poistaa myös menneiden tapahtumien identtisiä tietueita.
4. Tunnista alkuperäinen toistuva tapahtuma, joka synkronoitiin aiemmin Salesforcen kanssa. Salesforce Classicissa alkuperäisillä toistuvilla tapahtumilla on toistuvuuskuvake ja kursorilla näytettävä teksti, jossa lukee ”Toistuva tapahtuma”.
   

   Identtisillä tapahtumasarjoilla on sama otsikko, mutta ei kuvakkeita tai kursorilla näytettäviä tekstejä. Avaa vanha toistuva tapahtuma.

5. Avaa uusi tapahtumasarja Lightning Experience -kalenterista. Varmista, että valitset oikean version napsauttamalla Muokkaa. (Jos et näe Muokkaa-vaihtoehtoa, valitse tapahtumasivun oikeassa yläkulmassa oleva toimintovalikon alasvetonuoli). Jos tapahtuman muokkaussivulla ei näytetä viestiä Toista-kentän vieressä, avasit tapahtumasarjan, joka on haluamasi versio. Jos näet tämän viestin Toista-kentän vieressä, sulje tapahtuma ja avaa toinen: Tämä tapahtumasarja luotiin Salesforce Classicissa. Jos haluat päivittää tämän tapahtuman, siirry Salesforce Classiciin tai luo sarja uudelleen Lightning Experiencessa.
   
6. Kun tapahtuman molemmat versiot ovat avoinna, vertaa asiaan liittyviä tietueita ja kenttien tietoja. Tee tarvittavat päivitykset uuteen tapahtumasarjaan Lightning Experience -kalenterista. Liitä haluamasi tietueet, jotka eivät liity tapahtumasarjaan. Lisätietoja on kohdassa Viiteluetteloiden selaaminen Lightning Experiencessa. Lisää kaikki säilytettävät kenttätiedot, joita ei ole synkronoitu uuteen sarjaan (todennäköisesti koska data tallennettiin ei-synkronoituun kenttään). Jos päivityksesi kuuluvat kyseisen sarjan kaikkiin esiintymiin, noudata kehotteita päivittääksesi koko sarjan, mikä vähentää manuaalisesti tyhjennettävien tapahtumien määrää. Huh!
7. Palaa Salesforce Classic -kalenteriisi ja poista alkuperäinen toistuva tapahtuma. Jos olet varma, että olet tarkastanut kaikki sarjan esiintymät (tai olet valmis antamaan joitakin poikkeuksia), poista kaikki esiintymät yhdellä toiminnolla. Jos haluat poistaa kaikki esiintymät yhdestä toiminnosta, napsauta Salesforce Classic -tapahtuman Näytä sarja -välilehteä ja napsauta sitten Poista.

   Jos haluat tallentaa tapahtuman menneet esiintymät tietojen säilyttämiseen, voit määrittää Toistuvuuden päättymisaika -kentän arvoksi Tänään. Identtiset tietueet säilyvät menneissä esiintymissä, mutta tulevat identtiset tietueet poistetaan.

8. Toista edelliset vaiheet kaikille jäljelle jääneille identtisyydille, jotka haluat poistaa.
9. Jos pääkäyttäjäsi ilmoitti, että sinut on määritetty synkronoimaan molemmat tavat, luo kaikki Salesforcen toistuvat tapahtumat Lightning Experiencesta tästä lähtien. Jos sinut on määritetty synkronoimaan Outlookista vain Salesforceen, jatka tapahtumien luomista Outlook-kalenteristasi. Molemmissa tapauksissa toistuvat tapahtumasi synkronoidaan uudelleen, kun pääkäyttäjäsi on julkaissut Einsteinin toimintojen kaappauksen.

Toistuvien tapahtumien valmisteleminen ennen siirtoa (vain Salesforce to Outlook -synkronointiin kohdistetuille käyttäjille)

Jos sinut on kohdistettu Salesforce to Outlook -synkronointiosoitteeseen ja siirryt Einsteinin toimintojen kaappaukseen, Salesforce Classicissa luodut toistuvat tapahtumat lopettavat synkronoinnin Outlookin kanssa. Voit välttyä tältä ongelmalta luomalla toistuvia tapahtumia uudelleen Lightning Experience ennen kuin pääkäyttäjäsi julkaisee Einstein toimintojen kaappauksen. Poista sitten alkuperäiset toistuvat tapahtumat, joita ei enää synkronoida, välttyäksesi identtisten tietueiden näyttämiseltä kalenterissasi.

Muista, että uutta tapahtumasarjaa ei synkronoida Outlookiin ennen kuin pääkäyttäjäsi on julkaissut Einsteinin toimintojen kaappauksen. Yritä noudattaa pääkäyttäjäsi määräaikoja välttyäksesi synkronoinnin käyttökatkoksilta.

1. Määritä toistuvia tapahtumia, jotka sinun täytyy luoda uudelleen. Avaa pääkäyttäjäsi tarjoama luettelo kaikista sinulle kohdistetuista toistuvista tapahtumista, jotka luotiin alunperin Salesforce Classicissa.
2. Etsi toistuvia tapahtumia Lightning Experiencessa. Tee näin kopioimalla ensimmäisen tapahtuman otsikko luettelostasi. Liitä sitten Lightning Experiencen luettelosta kopioimasi aihe globaaliin hakuun. Lisätietoja on kohdassa Tietueiden hakeminen Lightning Experiencessa.
   

   Huomautus Pääkäyttäjäsi luettelossa näytetään useita esiintymiä, joilla on sama tapahtuman otsikko. Tämä johtuu siitä, että laskentataulukko tallentaa toistuvien tapahtumien jokaisen esiintymän. Sinun ei tarvitse luoda kaikkia esiintymiä uudelleen, mutta haluat tarkastaa joitakin. Ota seuraavat asiat huomioon:

   • Jos muokkaat tai liität muita Salesforce-tietueita säännöllisesti yksittäisiin esiintymiin toistuvan tapahtuman kaikkien esiintymien päivittämisen sijaan, suosittelemme, että tarkastat kaikki esiintymät. Muussa tapauksessa yksittäisiin esiintymiin tekemäsi muutokset eivät sisälly mukaan, kun luot sarjan uudelleen. Tärkeimmät tietueet, jotka on lisätty Liittyy tietueeseen- tai Nimi-kenttiin, ja lisätiedot, jotka on tallennettu ei-synkronoitavissa kentissä, koska kyseistä dataa ei ole synkronoitu Outlookiin. Laskentataulukossa koko sarjaa edustavat toistuvat tapahtumat näyttävät IsRecurrence-sarakkeessa arvon ”1” ja yksittäiset esiintymät arvon ”0”.
   • Jos sinulla on toistuvia tapahtumia, joilla ei ole päättymispäivää, sinulla on monta yksittäistä esiintymää! Tässä tapauksessa suosittelemme tarkastamaan vain yksittäiset esiintymät kohtuullisessa ajanjaksossa. Oletetaan esimerkiksi, että olet päivittänyt joitakin näistä tapahtumista tulevina kuukausina, ehkä ensi vuonna. Et kuitenkaan ole todennäköisesti koskenut tapahtumiin, jotka on ajoitettu vuosia tai vuosikymmeniä myöhemmin.

   Jos haluat sallia tapahtuman lisätietojen käytön, jotta voit selata laskentataulukkoa nopeammin, valitse se!

3. Jos haluat vahvistaa, että toistuva tapahtuma luotiin Salesforce Classicissa, avaa jokin esiintymistä ja napsauta sitten Muokkaa. (Jos et näe Muokkaa-vaihtoehtoa, valitse tapahtumasivun oikeassa yläkulmassa oleva toimintovalikon alasvetonuoli). Jos tapahtuma luotiin Salesforce Classicissa, tapahtuma näyttää tämän viestin Toista-kentän vieressä: Tämä tapahtumasarja luotiin Salesforce Classicissa. Jos haluat päivittää tämän tapahtuman, siirry Salesforce Classiciin tai luo sarja uudelleen Lightning Experiencessa.
   
4. Jos näet tämän viestin, jatka seuraavaan vaiheeseen. Jos et näe viestiä, Einsteinin toimintojen kaappaus voi synkronoida tämän tapahtuman. Palaa vaiheeseen 2 ja etsi seuraava toistuva tapahtuma luettelostasi, jolla on alkuperäinen otsikko.
5. Luo tapahtuma uudelleen Lightning Experiencessa jokaiselle toistuvalle tapahtumalle, joka sisältää Salesforce Classic -viestin muokkausruudussa. Avaa toinen verkkoselaimen ikkuna. Tarkastele sitten alkuperäisen toistuvan tapahtuman lisätietoja yhdessä ikkunassa ja luo tapahtumasarja toisessa ikkunassa.
6. Tarkasta kaikki Salesforce-tietueet, jotka liittyvät alkuperäiseen toistuvaan tapahtumaan. Lisätietoja on kohdassa Viiteluetteloiden selaaminen Lightning Experiencessa.
7. Jos alkuperäiseen tapahtumaan liittyy tietueita, lisää ne uuden toistuvan tapahtuman Liittyy tietueeseen- tai Nimi-kenttiin.
8. Jos haluat välttyä identtisten, ei-synkronoitavien tapahtumien säilyttämiseltä, kun pääkäyttäjäsi julkaisee Einsteinin toimintojen kaappauksen, poista alkuperäinen toistuva tapahtuma Salesforce Classicista. Jos et halua poistaa tapahtumaasi ennen kuin vahvistat, että siirto onnistui, voit käyttää seuraavia vaihtoehtoja.
   • Määritä Salesforce Classicista alkuperäisen tapahtuman Toistuvuuden päättymisaika -kentän arvoksi Tänään. Tällä tavalla sinulla on edelleen identtisiä tapahtumia menneisyydessä, mutta huomisesta alkaen kalenteri ei sisällä identtisiä. Huomioi päivämäärä, niin vanha toistuva tapahtuma on käytettävissä, jos tarvitset sitä myöhemmin.
   • Odota, kunnes pääkäyttäjäsi vahvistaa, että Einsteinin toimintojen kaappauksen julkaisu on valmis. Palaa sitten laskentataulukkoon, etsi tapahtumasi ja poista identtiset tietueet. Edellinen Poista identtiset tapahtumat siirron jälkeen -osio opastaa sinua kyseisessä prosessissa.
9. Kun olet luonut kaikki toistuvat tapahtumasi uudelleen, kerro pääkäyttäjällesi, että olet valmis poistamaan Salesforce for Outlook -tapahtumasi synkronoinnin käytöstä. Luo tästä lähtien kaikki toistuvat tapahtumat Lightning Experiencesta. Muista, että Outlook-tapahtumasi eivät saa päivityksiä Salesforcesta ennen kuin pääkäyttäjäsi on suorittanut siirron loppuun.
10. Kun pääkäyttäjäsi on vahvistanut, että Salesforce for Outlook -sovelluksen aktivointi on kumottu, varmista, että suoritat jäljelle jääneet vaiheet valmistellaksesi toistumattomat tapahtumasi siirtoa varten. Lisätietoja on kohdassa Oletusarvoisen Outlook-kalenterisi valmisteleminen siirtoa varten ja valmistautuminen tapahtumien synkronoimiseen Einsteinin toimintojen kaappauksella.
11. Kun olet valmistellut kaikki tapahtumat, kerro pääkäyttäjällesi, että tapahtumasi ovat valmiina Einsteinin toimintojen kaappauksen julkaisemista varten.