Forbered Salesforce for Outlook-tilbagetrækning

Gennemse migreringsdokumentation tidligt

Vi anbefaler, at du starter forberedelsen tidligt. Selvom de fleste produktændringer ikke forekommer før efter det fulde produkt er trukket tilbage i juni 2024, er det en god ide at gennemse anbefalinger og udføre nogle indledende trin, før handlingsmenuen trækkes tilbage i Summer ’21.

Hvis du planlægger at migrere til et erstatningsprodukt, skal du undgå overraskelser ved at gøre dig bekendt med den komplette migreringsproces med det samme. Gennemse vores migreringsrådgivning, selvom du opfylder et af følgende scenarier.

• Du planlægger at afslutte udrulning af et erstatningsprodukt efter den fulde tilbagetrækning af Salesforce for Outlook-produktet i 2024.
• Du kan vælge at udrulle et AppExchange fra tredjepart i stedet for et af vores næste generationsprodukter.

Se, hvem der bruger Salesforce til Outlook

Før Summer '21 får du en liste over, hvem der bruger produktet, så du ved, hvilke sælgere der påvirkes af tilbagetrækningen.

Fra Opsætning i Salesforce henvises du til Salesforce for Outlook-loginhistorikken. Eksporter en .csv-fil for at se, hvem der er logget ind i løbet af de sidste 6 måneder. Denne rapport indeholder to typer af brugere.

• Brugere, der har fået adgang til Salesforce for Outlook af en administrator i dit firma gennem en Outlook-konfiguration.
• Brugere, der selv har downloadet Salesforce til Outlook og har brugt Outlook-standardkonfigurationen til at få adgang til funktioner.

Afhængig af størrelsen af dit firma, din båndbredde til at administrere en udrulning og din Knowledge af dine medarbejderes arbejdscyklus, er det muligt, at de medarbejdere, der vises i rapporten, sandsynligvis er de eneste aktive brugere. I denne situation kan du kun fokusere på migrering af disse brugere.

Men hvis du er bekymret for, at nogle medarbejdere stadig forventer at bruge Salesforce til Outlook på trods af deres 6-måneders fravær, kan du gennemse brugere, der er tildelt til Outlook-konfigurationer. Medarbejdere i Outlook-konfigurationer fik manuelt adgang til Salesforce for Outlook af dig eller en anden administrator i dit firma fra Opsætning i Salesforce. Hvis du vil finde Outlook-konfigurationer, kan du se Tildel brugere til Salesforce for Outlook-konfigurationer.

Sammenligning af medarbejdere, der er tildelt til Outlook-konfigurationer, med medarbejdere på historikrapporten hjælper dig med at forstå disse overvejelser i forbindelse med anvendelse.

• Hvilke brugere, der arbejdede med Salesforce til Outlook for nylig
• Hvilke brugere, der har brugt Salesforce til Outlook i fortiden og stadig kan regelmæssigt
• Hvilke medarbejdere bruger Salesforce til Outlook uden din Knowledge
• Hvilke funktioner og indstillinger medarbejdere bruger, herunder administratorkonfigurerede indstillinger, brugerdefinerede indstillinger og standardkonfigurationsindstillinger

Bemærk alle medarbejdere, der synes at arbejde fra Outlook-standardkonfigurationer. Hvis du gør det, kan du huske at kontrollere senere med disse medarbejdere, hvilke indstillinger og funktioner de arbejder med for at forberede medarbejdere på udrulning.

Bekendtgør Summer '21-fjernelse af handlingsmenuen Sidepanel

Hvis du ikke planlægger at migrere til næste generations produkter, før handlingsmenuen fjernes i Summer '21, skal du annoncere ændringen til dine Salesforce for Outlook-brugere. Kommuniker den forventede brugeroplevelse og den foreslåede løsning. Se Salesforce for Outlook tilbagetrækning.

Konfigurationsdetaljer for Salesforce for Outlook bevares

Før juni 2024 skal du holde notater om dine sælgeres aktuelle brugeroplevelse. På den måde, når Outlook-konfigurationer ikke længere er tilgængelige, har du stadig indstillings- og brugertildelingsdetaljer. Lagring af indstilling og brugertildelingsdetaljer forbereder dig på at efterligne en lignende brugeroplevelse, når du udruller erstatningsprodukterne. Og det hjælper dig med at undgå at introducere synkroniseringsproblemer.

Kontroller dine medarbejderes Outlook-konfigurationer, og bemærk, hvilke funktioner og indstillinger der er aktiveret. Hvis alle Salesforce for Outlook-brugere er tildelt til de samme indstillinger, behøver du ikke spore de medarbejdere, der er tildelt til hver konfiguration. Spor tildelte brugere i disse situationer.

• Du har flere Outlook-konfigurationer, som du bruger til at tildele forskellige funktioner og indstillinger til forskellige medarbejdere.
• Du tildelte kun Salesforce for Outlook til et undersæt af dine Salesforce-brugere.

For hurtigt at komme i gang kan du overveje at bruge vores Salesforce for Outlook Migration-regneark til at tage dine notater. Regnearkene bliver en nyttig planlægningsressource, som du kan opdatere og henvise til gennem din udrulning.

Bemærk Hvis du vil arbejde med Salesforce for Outlook Migration-regneark, skal du klikke på linket og derefter kopiere og indsætte arkene i et nyt Quip-dokument. Eller brug en anden applikation, der redigerer regneark, f.eks. Microsoft Excel eller Google Sheets. Når du har kopieret og indsat hvert ark i dit eget regneark, skal du gøre det til dit eget. Spor notater og status for at blive organiseret under din udrulning. Og vi giver dig råd om, hvordan du bruger det undervejs.

Hvis du vil bevare notater ved brug af regnearkene, skal du starte med arkens funktionsanvendelsesscheckliste.

• Spor de aktiverede funktioner og indstillinger i kolonnen med betegnelsen Brugte du denne funktion med Salesforce til Outlook?
• Spor, hvilke brugere eller profiler der er tildelt til hver konfiguration i kolonnen med betegnelsen Hvilke Salesforce for Outlook-brugere havde adgang til denne funktion?. Husk på, at du skal angive specifikke brugere eller profiler her. Hvis du kun skriver navnet på konfigurationen, har du ikke bevaret de detaljer, du har brug for, når Salesforce til Outlook træder tilbage.

Hvis du foretrækker ikke at bruge regnearkene, skal du tage skærmbilleder eller notater af konfigurationer for at registrere aktiverede indstillinger og bruger- eller profiltildelinger. Hvis du tager skærmbilleder, skal du ikke glemme at udvide eller rulle gennem eventuelle sammenfoldede eller rulningssideafsnit, f.eks. Tildelte medlemmer eller Rediger felttilknytninger. Og glem ikke at åbne dine datasæt og registrere dine synkroniseringsfiltre.

Hvis du ønsker en påmindelse om, hvordan du finder dine Outlook-konfigurationer, og hvad indstillingerne gør, kan du se Opret Salesforce for Outlook-konfigurationer. Hvis du vil se dine datasæt, kan du se Definer datasæt for Salesforce til Outlook.

Forbered dine sælgere på pensionering

Hvis du vil undgå klager fra sælgere efter funktionens tilbagetrækning, skal du før juni 2024 give sælgerne besked om de ændringer, der forventes efter den fulde Salesforce for Outlook-tilbagetrækning. Sørg for medarbejdere for, at du planlægger at kommunikere de næste trin og status, og anmod om deltagelse fra dem undervejs. Gennem guiden angiver vi nogle vigtige kommunikationsmilepæle.

Bed medarbejdere om ikke at fjerne Salesforce for Outlook-synkroniseringskategorier

Udover at kommunikere tilbagetrækningsdatoen, før juni 2024, skal du give medarbejdere nogle vigtige instruktioner om deres Salesforce for Outlook-synkroniseringskategorier.

Med Salesforce til Outlook angav medarbejdere, hvilke kontakter eller begivenheder de ønskede at synkronisere ved brug af Outlook-kategorierne Synkroniser med Salesforce eller Synkroniser ikke med Salesforce. Hvilke kategorier medarbejdere bruges, afhænger af, hvordan du konfigurerede medarbejdere til at synkronisere, eller om du lader dem konfigurere sig selv til at synkronisere. Se Administrer, hvordan Microsoft Outlook-elementer synkroniseres med Salesforce og Opret Salesforce for Outlook-konfigurationer.

Med Einstein følger medarbejdere forskellige trin for at markere elementer, der skal synkroniseres eller ikke synkroniseres. Da det er en anden brugeroplevelse, kan migrering uden forberedelse fra medarbejdere introducere dubletregistreringer i Salesforce eller Outlook. Senere forklarer vi, hvordan medarbejdere bruger Outlook-kategorier til at forberede migreringen, før du udruller Einstein.

Når Salesforce for Outlook er trukket tilbage, selvom du afinstallerer klienten, forbliver Outlook-kategorierne på medarbejdernes kontakter og begivenheder. Sørg for, at medarbejdere ved, at de ikke skal fjerne Outlook-kategorierne fra deres kontakter eller begivenheder, selv efter Salesforce for Outlook stopper med at fungere.

Hvis du vil se, hvordan du bruger Outlook-kategorier under udrulning, kan du se afsnittet Forbered medarbejdere til kontaktsynkronisering i Ting, du skal vide, før du erstatter dit kontaktsynkroniseringsprodukt.

Spørg medarbejdere, hvilken Outlook-mappe de synkroniserer med

Hvis du planlægger at migrere til et erstatningssynkroniseringsprodukt, før juni 2024, skal du bede medarbejdere om at bekræfte, hvilke Outlook-mapper de synkroniserer med. Senere forklarer vi, hvordan medarbejdere kan bruge disse oplysninger til at forberede migreringen til et erstatningsprodukt. Hvis medarbejdere ikke er sikre på, hvilken Outlook-mappe de synkroniserer til, er det sandsynligvis standardmappen. I denne situation behøver sælgerne ikke gøre noget. Men de kan kontrollere fra Salesforce for Outlook-indstillinger ved brug af knappen Skift mappe. Se Installer og opsæt Salesforce til Outlook.

Sælgere behøver ikke bekymre sig om deres opgavesynkroniseringsmappe – vores næste generation af produkter synkroniserer ikke opgaver. Men tag det roligt, der er nogle andre opgaveintegrationsfunktioner tilgængelige.