Prepararse para la jubilación de Salesforce for Outlook

Revisar documentación de migración de forma temprana

Recomendamos iniciar su preparación temprano. Aunque la mayoría de los cambios de productos no se producen hasta después de retirar el producto completo en junio de 2024, es una buena idea revisar recomendaciones y realizar algunos pasos iniciales antes de retirar el menú de acciones en Summer ’21.

Además, si planea migrar a un producto de sustitución, evite sorpresas familiarizándose con el proceso de migración completo de inmediato. Revise nuestros consejos de migración incluso si cumple uno de los siguientes escenarios.

• Tiene intención de finalizar la implementación de un producto de sustitución después de la retirada completa del producto de Salesforce for Outlook en 2024.
• Puede elegir implementar una oferta de AppExchange externa en vez de uno de nuestros productos de próxima generación.

Ver quién está utilizando Salesforce para Outlook

Antes de Summer ’21, obtenga una lista de quién está utilizando el producto, de modo que sepa qué representantes de ventas se ven afectados por la retirada.

Desde Configuración de Salesforce, consulte el historial de inicio de sesión de Salesforce for Outlook. Exporte un archivo .csv para ver quién inició sesión en los últimos 6 meses. Este informe incluye dos tipos de usuarios.

• Usuarios a los que un administrador de su empresa otorgó acceso a Salesforce for Outlook a través de una configuración de Outlook.
• Usuarios que descargaron Salesforce for Outlook por sí mismos y que utilizaron la configuración predeterminada de Outlook para acceder a funciones.

Dependiendo del tamaño de su empresa, su ancho de banda para gestionar una implementación y su Knowledge del ciclo de trabajo de sus representantes, es posible que los representantes que aparecen en el informe sean probablemente los únicos usuarios activos. En ese caso, puede centrarse en migrar esos usuarios únicamente.

Sin embargo, si le preocupa que algunos representantes sigan esperando utilizar Salesforce para Outlook a pesar de su absentismo de 6 meses, revise los usuarios asignados a configuraciones de Outlook. Los representantes en configuraciones de Outlook recibieron manualmente acceso a Salesforce for Outlook por usted u otro administrador en su empresa desde Configuración de Salesforce. Para localizar configuraciones de Outlook, consulte Asignar usuarios a Salesforce para configuraciones de Outlook.

Comparar representantes asignados a configuraciones de Outlook con representantes en el informe de historial le ayuda a comprender estas consideraciones de uso.

• Qué usuarios estuvieron trabajando con Salesforce para Outlook recientemente
• Qué usuarios han utilizado Salesforce para Outlook en el pasado y aún pueden hacerlo periódicamente
• Qué representantes están utilizando Salesforce para Outlook sin su Knowledge
• Qué funciones y parámetros están utilizando los representantes, incluyendo parámetros configurados por el administrador, parámetros definidos por el usuario y parámetros de configuración predeterminados

Tenga en cuenta cualquier representante que parezca estar trabajando desde las configuraciones predeterminadas de Outlook. Hacerlo le ayuda a recordar consultar más adelante con esos representantes sobre qué parámetros y funciones están trabajando para preparar a los representantes para la implementación.

Anunciar la eliminación de Summer ’21 del menú de acciones del panel lateral

Si no tiene intención de migrar a los productos de próxima generación antes de que se elimine el menú de acciones en Summer ’21, anuncie el cambio a sus usuarios de Salesforce for Outlook. Comunique la experiencia de usuario esperada y la solución sugerida. Consulte Salesforce para jubilación de Outlook.

Retener detalles de configuración de Salesforce for Outlook

Antes de junio de 2024, mantenga notas sobre la experiencia de usuario actual de sus representantes de ventas. De ese modo, cuando las configuraciones de Outlook ya no están disponibles, aún tiene detalles de configuración y asignación de usuario. El guardado de detalles de configuración y asignación de usuario le prepara para imitar una experiencia de usuario similar cuando implementa los productos de sustitución. Además, le ayuda a evitar introducir problemas de sincronización.

Compruebe las configuraciones de Outlook de sus representantes y anote qué funciones y parámetros están activados. Si todos los usuarios de Salesforce for Outlook están asignados a los mismos parámetros, no tiene que realizar un seguimiento de los representantes asignados a cada configuración. Realice un seguimiento de los usuarios asignados en estos casos.

• Tiene múltiples configuraciones de Outlook que utiliza para asignar diferentes funciones y configuraciones a diferentes representantes.
• Asignó Salesforce for Outlook solo a un subconjunto de sus usuarios de Salesforce.

Para empezar a trabajar rápidamente, considere utilizar nuestras Hojas de cálculo de migración de Salesforce for Outlook para tomar sus notas. Las hojas de cálculo se convierten en un recurso de planificación útil que puede actualizar y consultar a lo largo de su implementación.

Nota Para trabajar con las Hojas de cálculo de migración de Salesforce for Outlook, haga clic en el vínculo y, a continuación, copie y pegue las hojas en un nuevo documento Quip. O bien utilice otra aplicación que modifique hojas de cálculo, como Microsoft Excel o Google Sheets. Después de copiar y pegar cada hoja en su propia hoja de cálculo, hágala suya. Realice un seguimiento de las notas y el progreso para mantenerse organizado durante su implementación. Además, le damos consejos acerca de cómo utilizarlo en el camino.

Para retener notas utilizando las hojas de cálculo, comience con la hoja Lista de comprobación de uso de funciones.

• Realizar un seguimiento de las funciones y configuraciones activadas en la columna etiquetada ¿Utilizaba esta función con Salesforce for Outlook?
• Realice un seguimiento de qué usuarios o perfiles están asignados a cada configuración en la columna etiquetada ¿Qué usuarios de Salesforce for Outlook tuvieron acceso a esta función?. Tenga en cuenta que debe enumerar usuarios o perfiles específicos aquí. Si escribe únicamente el nombre de la configuración, no conservará los detalles que necesita cuando Salesforce for Outlook se retire.

Si prefiere no utilizar las hojas de cálculo, realice capturas de pantalla o notas de configuraciones para registrar parámetros activados y asignaciones de usuario o perfil. Si realiza capturas de pantalla, no olvide ampliar o desplazarse por cualquier sección de página contraída o desplazada, como Miembros asignados o Modificar asignaciones de campos. Además, no olvide abrir sus conjuntos de datos y registrar sus filtros de sincronización.

Para obtener un recordatorio acerca de cómo localizar sus configuraciones de Outlook y lo que hacen los parámetros, consulte Crear Salesforce para configuraciones de Outlook. Para ver sus conjuntos de datos, consulte Definir conjuntos de datos para Salesforce for Outlook.

Preparar sus representantes de ventas para la jubilación

Para evitar quejas de los representantes de ventas después de la retirada de funciones, antes de junio de 2024, informe a los representantes acerca de los cambios previstos después de la retirada completa de Salesforce for Outlook. Asegúrese a los representantes de que planea comunicar los próximos pasos y el progreso, y solicite su participación en el proceso. A lo largo de la guía, especificamos algunos eventos clave de comunicaciones.

Indicar a los representantes que no eliminen categorías de sincronización de Salesforce for Outlook

Además de comunicar la fecha de retirada, antes de junio de 2024, proporcione a los representantes algunas instrucciones importantes acerca de sus categorías de sincronización de Salesforce for Outlook.

Con Salesforce for Outlook, los representantes indicaron qué contactos o eventos querían sincronizar utilizando las categorías de Outlook Sincronizar con Salesforce o No sincronizar con Salesforce. Las categorías que utilizan los representantes dependen de cómo configuró los representantes para sincronizar o si les permitió configurarse para sincronizar. Consulte Gestionar cómo se sincronizan elementos de Microsoft Outlook con Salesforce y Crear Salesforce para configuraciones de Outlook.

Con Captura de actividad de Einstein, los representantes siguen diferentes pasos para marcar elementos para sincronizar o no sincronizar. Debido a que es una experiencia de usuario diferente, la migración sin alguna preparación de los representantes puede introducir registros duplicados en Salesforce o Outlook. Más adelante, explicamos cómo los representantes utilizan las categorías de Outlook para prepararse para la migración antes de implementar Captura de actividad de Einstein.

Después de retirar Salesforce for Outlook, incluso si desinstala el cliente, las categorías de Outlook permanecen en los contactos y eventos de los representantes. Asegúrese de que los representantes sepan que no deben eliminar las categorías de Outlook de sus contactos o eventos, incluso después de que Salesforce for Outlook deje de funcionar.

Para ver cómo utilizar Categorías de Outlook durante la implementación, consulte la sección Preparar representantes para sincronización de contactos en Cosas que saber antes de sustituir su producto de sincronización de contactos.

Preguntar a los representantes con qué carpeta de Outlook están sincronizando

Si tiene intención de migrar a un producto de sincronización de sustitución, antes de junio de 2024, solicite a los representantes que confirmen con qué carpetas de Outlook están sincronizando. Más adelante, explicamos cómo los representantes pueden utilizar esta información para prepararse para la migración a un producto de sustitución. Si los representantes no están seguros de con qué carpeta de Outlook se están sincronizando, probablemente sea la carpeta predeterminada. En ese caso, los representantes no necesitan hacer nada. Sin embargo, pueden comprobar desde Salesforce Configuración de Outlook utilizando el botón Cambiar carpeta. Consulte Instalar y configurar Salesforce para Outlook.

Los representantes no tienen que preocuparse por su carpeta de sincronización de tareas; nuestros productos de próxima generación no sincronizan tareas. Pero no se preocupe, algunas otras funciones de integración de tareas están disponibles.