Förbered för Salesforce för Outlook-avbrott

Granska migreringsdokumentation tidigt

Vi rekommenderar att du påbörjar din förberedelse tidigt. Även om de flesta produktändringar inte sker förrän den fullständiga produkten dras tillbaka i juni 2024 är det bra att gå igenom rekommendationerna och vidta några inledande steg innan åtgärdsmenyn dras tillbaka i utgåvan Summer ’21.

Om du planerar att migrera till en ersättningsprodukt, undvik överraskningar genom att bekanta dig med den fullständiga migreringsprocessen direkt. Gå igenom våra migreringsråd även om du uppfyller något av följande scenarion.

• Du planerar att slutföra lanseringen av en ersättningsprodukt efter att den fullständiga Salesforce för Outlook-produkten dras tillbaka 2024.
• Du kan välja att lansera ett AppExchange erbjudande från tredje part istället för en av våra nästa generationens produkter.

Se vem som använder Salesforce för Outlook

Innan utgåvan Summer ’21, få en lista över vem som använder produkten, så att du vet vilka säljare som påverkas av tillbakadragandet.

I Salesforces inställningar, se inloggningshistoriken för Salesforce för Outlook. Exportera en .csv-fil för att se vem som är inloggad under de senaste 6 månaderna. Denna rapport innehåller två typer av användare.

• Användare som har fått åtkomst till Salesforce för Outlook av en administratör på ditt företag genom en Outlook-konfiguration.
• Användare som har hämtat Salesforce för Outlook på egen hand och har använt standardkonfigurationen för Outlook för att komma åt funktioner.

Beroende på ditt företags storlek, din bandbredd för att hantera en lansering och din Knowledge om dina säljares arbetscykel är det möjligt att de säljare som visas i rapporten troligen är de enda aktiva användarna. I sådana fall kan du endast fokusera på att migrera dessa användare.

Om du är orolig för att vissa representanter fortfarande förväntar sig att använda Salesforce för Outlook trots sin frånvaro på 6 månader, gå igenom användare som är tilldelade Outlook-konfigurationer. Säljare i Outlook-konfigurationer fick manuell åtkomst till Salesforce för Outlook av dig eller en annan administratör på ditt företag från Salesforces inställningar. För att hitta Outlook-konfigurationer, se Tilldela användare till Salesforce för Outlook-konfigurationer.

Att jämföra användare som är tilldelade Outlook-konfigurationer med användare i historikrapporten hjälper dig att förstå dessa användningsöverväganden.

• Vilka användare som nyligen arbetade med Salesforce för Outlook
• Vilka användare som har använt Salesforce för Outlook tidigare och fortfarande kan periodiskt
• Vilka säljare som använder Salesforce för Outlook utan din Knowledge
• Vilka funktioner och inställningar användare använder, inklusive administratörskonfigurerade inställningar, användardefinierade inställningar och standardkonfigurationsinställningar

Notera eventuella säljare som verkar arbeta från standardkonfigurationerna för Outlook. Att göra detta hjälper dig komma ihåg att titta in senare med dessa säljare om vilka inställningar och funktioner de arbetar med för att förbereda säljare för lansering.

Meddela borttagningen av åtgärdsmenyn i Summer ’21

Om du inte planerar att migrera till nästa generations produkter innan åtgärdsmenyn tas bort i utgåvan Summer ’21, meddela ändringen till dina Salesforce för Outlook-användare. Kommunicera den förväntade användarupplevelsen och förslag på lösning. Se Salesforce för Outlook-pensionering.

Behåll konfigurationsdetaljer för Salesforce för Outlook

Innan juni 2024, spara anteckningar om dina säljares aktuella användarupplevelse. På så sätt har du fortfarande detaljer om inställningar och användartilldelningar när Outlook-konfigurationer inte längre är tillgängliga. Att spara inställnings- och användartilldelningsdetaljer förbereder dig på att efterlikna en liknande användarupplevelse när du lanserar ersättningsprodukterna. Dessutom hjälper det dig undvika att introducera synkroniseringsproblem.

Kontrollera dina representanters Outlook-konfigurationer och notera vilka funktioner och inställningar som är aktiverade. Om alla Salesforce för Outlook-användare är tilldelade till samma inställningar behöver du inte följa de representanter som är tilldelade till varje konfiguration. Följ tilldelade användare i dessa fall.

• Du har flera Outlook-konfigurationer som du använder för att tilldela olika funktioner och inställningar till olika användare.
• Du har endast tilldelat Salesforce för Outlook till en undergrupp av dina Salesforce-användare.

För att komma igång snabbt, överväg att använda våra Migreringsblad för Salesforce för Outlook för att göra dina anteckningar. Kalkylbladen blir en användbar planeringsresurs som du kan uppdatera och referera till under hela din lansering.

Anteckning För att arbeta med Migreringskalkylblad i Salesforce för Outlook, klicka på länken och kopiera och klistra in kalkylbladen i ett nytt Quip dokument. Eller använd ett annat program som redigerar kalkylblad, som Microsoft Excel eller Google Sheets. När du har kopierat och klistrat in varje blad i ditt eget kalkylblad, gör det till ditt eget. Följ anteckningar och framsteg för att hålla ordning under din lansering. Dessutom ger vi dig råd om hur du använder den på vägen.

För att behålla anteckningar med hjälp av kalkylbladen, börja med checklistan Funktionsanvändning.

• Följ de aktiverade funktionerna och inställningarna i kolumnen märkt Använde du denna funktion med Salesforce för Outlook?
• Följ vilka användare eller profiler som är tilldelade till varje konfiguration i kolumnen Vilka Salesforce för Outlook-användare hade åtkomst till denna funktion?. Kom ihåg att du måste lista ut specifika användare eller profiler här. Om du endast skriver namnet på konfigurationen har du inte behållit de detaljer du behöver när Salesforce för Outlook dras tillbaka.

Om du föredrar att inte använda kalkylbladen, ta skärmbilder eller anteckningar av konfigurationer för att registrera aktiverade inställningar och användar- eller profiltilldelningar. Om du tar skärmbilder, glöm inte att expandera eller bläddra igenom minimerade eller rullande sidsektioner, som Tilldelade medlemmar eller Redigera fältmappningar. Glöm inte heller att öppna dina datauppsättningar och registrera dina synkroniseringsfilter.

En påminnelse om hur du hittar dina Outlook-konfigurationer och vad inställningarna gör finns i Skapa Salesforce för Outlook-konfigurationer. För att se dina datauppsättningar, se Definiera datauppsättningar för Salesforce för Outlook.

Förbered dina säljare för pension

För att undvika klagomål från säljare efter att funktioner har dragits tillbaka, låt säljare veta om de ändringar som förväntas efter den fullständiga tillbakadragandet av Salesforce för Outlook. Försäkra representanterna om att du planerar att kommunicera nästa steg och framsteg, och be dem delta längs vägen. I hela guiden specificerar vi några viktiga kommunikationsmilstolpar.

Tala om för representanter att inte ta bort synkroniseringskategorier i Salesforce för Outlook

Utöver att informera om tillbakadragandedatumet, ge representanterna några viktiga instruktioner om sina synkroniseringskategorier i Salesforce för Outlook innan juni 2024.

Med Salesforce för Outlook angav representanter vilka kontakter eller händelser de ville synkronisera med Outlook-kategorierna Synkronisera med Salesforce eller Synkronisera inte med Salesforce. Vilka kategorier användare använder beror på hur du har konfigurerat användare att synkronisera eller om du har låtit dem konfigurera sig själva att synkronisera. Se Hantera hur Microsoft Outlook-objekt synkroniseras med Salesforce och Skapa Salesforce för Outlook-konfigurationer.

Med Einstein Aktivitetsinsamling följer användare olika steg för att markera objekt som ska synkroniseras eller inte synkroniseras. Eftersom det är en annan användarupplevelse kan migrering utan förberedelser från representanter introducera dubblettposter i Salesforce eller Outlook. Senare förklarar vi hur användare använder Outlook-kategorierna för att förbereda för migrering innan du lanserar Einstein Aktivitetsinsamling.

Efter att Salesforce för Outlook har dragits tillbaka, även om du avinstallerar klienten, finns Outlook-kategorierna kvar i representanternas kontakter och händelser. Se till att representanter vet att de inte ska ta bort Outlook-kategorierna från sina kontakter eller händelser, även efter att Salesforce för Outlook slutar fungera.

För att se hur du använder Outlook-kategorier under lanseringen, se sektionen Förbered representanter för kontaktsynkronisering i Saker att veta innan du ersätter din kontaktsynkroniseringsprodukt.

Fråga representanterna vilken Outlook-mapp de synkroniserar med

Om du planerar att migrera till en ersättningssynkroniseringsprodukt, be representanterna bekräfta vilka Outlook-mappar de synkroniserar med innan juni 2024. Senare förklarar vi hur användare kan använda denna information för att förbereda för migrering till en ersättningsprodukt. Om representanter inte är säkra på vilken Outlook-mapp de synkroniserar till är det antagligen standardmappen. I sådana fall behöver representanterna inte göra något. De kan dock kontrollera från Salesforce för Outlook-inställningar med knappen Ändra mapp. Se Installera och konfigurera Salesforce för Outlook.

Säljare behöver inte oroa sig för sin uppgiftssynkroniseringsmapp—våra nästa generationens produkter synkroniserar inte uppgifter. Men oroa dig inte, vissa andra funktioner för uppgiftsintegrering är tillgängliga.