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準備 Salesforce for Outlook 淘汰
如果您正在考慮改用替代產品,請保留重要詳細資料,再失去對其進行的存取權。如此一來,您可以為銷售代表提供更流暢的移轉體驗,並避免同步化發生任何移轉問題。
有了 Summer ’21 版,使用者將無法再使用側邊面板動作功能表。
以下是您為階段性淘汰做好準備的方式。
提早檢閱移轉文件
建議您提早開始準備。儘管大部分的產品變更不會在完整產品於 2024 年 6 月淘汰之前發生,但在 Summer ’21 淘汰動作功能表之前,最好檢閱建議並採取一些初步步驟。
此外,如果您計畫移轉至替代產品,請立即熟悉完整的移轉程序,以避免發生意外。請檢閱移轉建議,即使您符合下列其中一個情況。
- 您計畫在 2024 年的完整 Salesforce for Outlook 產品淘汰後完成首展替代產品。
- 您可以選擇推出第三方 AppExchange 產品,而非我們的下一代產品之一。
查看使用 Salesforce for Outlook 的使用者
在 Summer ’21 之前,取得使用產品的人員清單,讓您知道哪些銷售代表會受到退休影響。
進入「Salesforce 設定」,參閱 Salesforce for Outlook 登入歷程記錄。匯出 .csv 檔案以查看過去 6 個月內登入的人員。此報告包含兩種類型的使用者。
- 由貴公司管理員透過 Outlook 組態授與 Salesforce for Outlook 存取權的使用者。
- 自行下載 Salesforce for Outlook 且已使用 預設 Outlook 組態來存取功能的使用者。
根據您公司的規模、您管理首展的頻寬,以及您對代表工作週期的 Knowledge,顯示在報告中的代表可能是唯一的作用中使用者。在此情況下,您只能專注於移轉這些使用者。
不過,如果您擔心某些代表仍預期使用 Salesforce for Outlook,即使其缺勤 6 個月,請檢閱指派至 Outlook 組態的使用者。您或貴公司的其他管理員從 Salesforce 設定手動將 Salesforce for Outlook 的存取權授與 Outlook 組態中的代表。若要尋找 Outlook 組態,請參閱將 使用者指派至 Salesforce for Outlook 組態。
比較指派給 Outlook 組態的代表與歷程記錄報告上的代表,可協助您瞭解這些使用考量事項。
- 最近使用 Salesforce for Outlook 的使用者
- 哪些使用者曾在過去使用 Salesforce for Outlook 且仍可定期使用
- 哪些代表在沒有您的 Knowledge 情況下使用 Salesforce for Outlook
- 代表正在使用的功能與設定,包括管理員設定的設定、使用者定義的設定,以及預設的組態設定
請記下任何顯示正在使用預設 Outlook 組態的代表。這麼做有助於您記得稍後向這些代表確認他們正在使用哪些設定和功能來準備代表的首展。
宣布移除 Summer ’21 的側邊面板動作功能表
如果您不打算在 Summer ’21 中移除動作功能表之前移轉至新一代產品,請向 Salesforce for Outlook 使用者公告變更。傳達預期的使用者體驗和建議的因應措施。請參閱 Salesforce for Outlook 淘汰。
保留 Salesforce for Outlook 組態詳細資料
在 2024 年 6 月之前,保留銷售代表目前使用者體驗的備註。如此一來,當 Outlook 組態不再可用時,您仍有設定和使用者指派的詳細資料。儲存設定和使用者指派詳細資料可讓您在首展取代產品時模擬類似的使用者體驗。此外,其可協助您避免發生同步化問題。
檢查代表的 Outlook 組態,並記下已啟用的功能與設定。如果將所有 Salesforce for Outlook 使用者指派給相同的設定,您不必追蹤指派給每個組態的代表。在這些個案中追蹤指派的使用者。
- 您擁有多個 Outlook 組態,可用來將不同的功能與設定指派給不同的代表。
- 您僅將 Salesforce for Outlook 指派給 Salesforce 使用者的子集。
若要快速開始,請考慮使用我們的 Salesforce for Outlook 移轉工作表來記錄您的備註。工作表會成為可在整個首展期間更新及參考的實用規劃資源。
若要使用工作表保留備註,請從「功能用量檢查清單」 工作表開始。
- 在標籤為 Salesforce for Outlook 的欄中追蹤已啟用的功能和設定。
- 在標籤為「哪些 Salesforce for Outlook 使用者有此功能的存取權?」的欄中,追蹤指派給每個組態的使用者或設定檔。請記住,您必須在此列出特定使用者或設定檔。如果您僅撰寫組態的名稱,則在 Salesforce for Outlook 淘汰時,您尚未保留所需的詳細資料。
如果您偏好不要使用工作表,請 ⁇ 取組態的螢幕快照或備註,以記錄已啟用的設定和使用者或設定檔指派。如果您拍攝螢幕快照,請不要忘記展開或捲動任何摺疊或捲動的頁面區段,例如「指派的成員」或「編輯欄位對應」。另外,別忘了開啟資料集並記錄您的同步篩選條件。
如需如何尋找 Outlook 組態以及設定功能的提醒,請參閱 建立 Salesforce for Outlook 組態。若要檢視您的資料集,請參閱 定義 Salesforce for Outlook 的資料集。
準備您的銷售代表淘汰
若要避免銷售代表在功能淘汰後抱怨,請在 2024 年 6 月之前,讓代表知道在 Salesforce for Outlook 淘汰完成後預期的變更。請向代表確認您計畫通訊後續步驟和進度,並要求其隨時參與。在整個指南中,我們指定一些重要的通訊里程碑。
告知代表不要移除 Salesforce for Outlook Sync 種類
除了傳達淘汰日期以外,在 2024 年 6 月之前,提供代表與其 Salesforce for Outlook 同步化種類相關的一些重要指示。
透過 Salesforce for Outlook,代表可使用 Outlook 種類「與 Salesforce 同步化」或「不與 Salesforce 同步化」來指示要同步化的連絡人或事件。使用的代表種類取決於您設定代表進行同步的方式,或您是否要讓代表自行設定進行同步。請參閱 管理 Microsoft Outlook 項目的與 Salesforce 同步化方式和 建立 Salesforce for Outlook 組態。
透過 Einstein 活動 ⁇ 取,代表可遵循不同的步驟,將項目標記為要同步或不同步。由於其為不同的使用者體驗,因此在未由代表準備的情況下移轉可能會將重複的記錄導入 Salesforce 或 Outlook。稍後,我們會在您首展 Einstein 活動 ⁇ 取之前,說明代表如何使用 Outlook 種類來準備移轉。
在 Salesforce for Outlook 淘汰後,即使您解除安裝用戶端,Outlook 種類仍會保留在代表的連絡人和事件上。確保代表知道不要從其連絡人或事件中移除 Outlook 種類,即使 Salesforce for Outlook 停止運作也是如此。
若要瞭解如何在首展期間使用 Outlook 種類,請參閱取代連絡人同步化產品前須知事項中的「準備連絡人同步化代表」區段。
詢問代表要與哪些 Outlook 資料夾同步化
如果您計畫移轉至取代的同步化產品,請在 2024 年 6 月之前要求代表確認其正在使用哪些 Outlook 資料夾進行同步化。稍後,我們會說明代表如何使用此資訊來準備移轉至替代產品。如果代表不確定其要同步的 Outlook 資料夾,則可能是預設資料夾。在此情況下,代表不需要執行任何動作。不過,他們可以使用「變更資料夾」按鈕從 Salesforce for Outlook 設定進行檢查。請參閱 安裝及設定 Salesforce for Outlook。
代表不必擔心其工作同步化資料夾,我們的新一代產品不會同步化工作。但別擔心,還有其他工作整合功能可供使用。
