Aprobación de documentos en Salesforce Spiff

Notificaciones

Los usuarios pueden recibir notificaciones para aprobaciones pendientes, dependiendo de su configuración de notificación. Consulte Gestionar notificaciones en Salesforce Spiff.

Lista de solicitudes de aprobación

La lista de solicitudes de aprobación muestra la fecha de envío, el estado, el progreso de la aprobación y las opciones para enviar un recordatorio, eliminar la solicitud o descargar documentos como archivos PDF.

• Para ver qué aprobadores aprobaron, pase el ratón sobre el número en la columna Progreso.
• Para exportar un archivo .csv que incluye la tabla Solicitudes de aprobación completa, haga clic en el icono de descarga en la parte superior derecha.
• Para descargar varios documentos como archivos PDF a la vez, seleccione los documentos y haga clic en el icono Descargar como PDF en la parte superior derecha. Recibirá un email cuando la descarga esté lista. Puede descargar hasta 100 documentos a la vez.

La columna Estado muestra Completado cuando se realizan todas las aprobaciones requeridas. Cuando descarga una plantilla con un estado Completado, la descarga incluye un seguimiento de auditoría con el historial de aprobaciones.

Visibilidad de documentos

Los representantes solo pueden ver sus propios documentos.

Los líderes de equipo pueden ver todos los documentos para todos los representantes que gestionan, independientemente de las fechas efectivas de asignación de líderes de equipo. Por ejemplo, si una asignación de líder de equipo entra en vigor el 1 de abril, el líder del equipo puede acceder a documentos de miembros del equipo desde fechas anteriores al 1 de abril.

Requisitos de aprobador

Para aprobar un documento, un usuario debe tener uno de estos privilegios.

• La función predeterminada Administrador de compañía
• La función predeterminada Finanzas
• Una función personalizada con Documentos: Ver y documentar solicitudes de aprobación: Gestionar permisos
• Una asignación de líder de equipo activa para el usuario que solicita la aprobación

Nota Si inicia sesión como otro usuario y aprueba un documento, Spiff registra la aprobación bajo su nombre. Por ejemplo, si el Usuario A inicia sesión como Usuario B y aprueba un documento asignado al Usuario B, el Registro de actividad del sistema y el historial de aprobaciones muestran que el Usuario A lo aprobó.

Firmas electrónicas e historial de aprobaciones

Si recibe un documento para su aprobación, seleccione la opción para firmar y aprobar el documento. Ingrese su nombre, que se convierte en una firma electrónica (firma electrónica). Solo los usuarios que se autenticaron en Spiff pueden firmar.

Importante Spiff no hace ninguna reclamación sobre las implicaciones legales de las firmas electrónicas. La representación legal de su compañía determina si estas firmas electrónicas son jurídicamente vinculantes.

Cuando visualiza un documento en Spiff o lo exporta a un PDF, el documento incluye la firma, el historial de aprobación y estos detalles de autenticación:

• El nombre del usuario que firmó y aprobó el documento.
• La dirección IP del usuario.
• La fecha en la que el usuario firmó y aprobó el documento.