Salesforce Spiff での文書承認

通知

ユーザーは、通知設定に応じて、待機中の承認の通知を受信できます。「Manage Notifications in Salesforce Spiff」を参照してください。

承認申請リスト

承認申請のリストには、送信日、状況、承認の進行状況、リマインダーの送信、申請の削除、PDF ファイルとしてのダウンロードのオプションが表示されます。

• サインオフした承認者を確認するには、[進行状況] 列の数値にマウスポインターを置きます。
• 完全な承認申請テーブルを含む .csv ファイルをエクスポートするには、右上のダウンロードアイコンをクリックします。
• 一度に複数の文書を PDF ファイルとしてダウンロードするには、文書を選択して、右上にある [PDF としてダウンロード] アイコンをクリックします。ダウンロードの準備ができると、メールで通知されます。一度に最大 100 個のドキュメントをダウンロードできます。

必要なすべての承認が完了すると、[状況] 列に [完了] が表示されます。状況が [完了] のテンプレートをダウンロードすると、ダウンロードには承認履歴を含む監査履歴が含まれます。

ドキュメントの表示

営業担当は自分の文書のみを表示できます。

チームリードは、チームリードの割り当ての発効日に関係なく、管理するすべての担当者のすべてのドキュメントを表示できます。たとえば、チームリードの割り当てが 4 月 1 日以降の場合、チームリードは 4 月 1 日より前の日付からチームメンバー文書にアクセスできます。

承認者の要件

ユーザーが文書を承認するには、次のいずれかの権限が必要です。

• 会社の管理者のデフォルトロール
• 財務のデフォルトロール
• 「ドキュメント: 参照」および「ドキュメント承認申請: 管理」権限を持つカスタムロール
• 承認を申請したユーザーの有効なチームリードの割り当て

メモ 別のユーザーとしてログインして文書を承認すると、Spiff はあなたの名前で承認を記録します。たとえば、ユーザー A がユーザー B としてログインし、ユーザー B に割り当てられた文書を承認すると、システム活動ログと承認履歴にはユーザー A が承認したことが示されます。

電子署名と承認履歴

ドキュメントの承認を受けたら、ドキュメントに署名して承認するオプションを選択します。名前を入力します。これは電子署名 (e-signature) になります。Spiff で認証されたユーザーのみが署名できます。

重要 Spiff は電子署名の法的影響について何ら主張しません。会社の法定代理人によって、これらの電子署名に法的拘束力があるかどうかが決まります。

Spiff で文書を表示したり、PDF にエクスポートしたりすると、文書には署名、承認履歴、および次の認証の詳細が含まれます。

• ドキュメントに署名して承認したユーザーの名前。
• ユーザーの IP アドレス。
• ユーザーが文書に署名して承認した日付。