Creazione di un documento personalizzato per l'approvazione in Salesforce Spiff
Personalizzare i documenti e inviarli per l'approvazione. Ad esempio, includere quote, guadagni mirati, date, nomi e ID quando si specificano campi di unione che contengono valori univoci.
Versioni (Edition) richieste
| Disponibile in: Salesforce Classic (non in tutte le organizzazioni) e Lightning Experience |
| Disponibile in: Enterprise Edition, Unlimited Edition e Developer Edition |
| Disponibile con un supplemento di prezzo nelle versioni: Versione professionale con API Servizi Web abilitata |
| Autorizzazioni utente richieste | |
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| Per creare un documento personalizzato per l'approvazione: | Un ruolo utente Spiff con queste autorizzazioni attivate.
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Caricamento di campi e valori di unione
Per personalizzare un documento con dettagli specifici per ogni utente, specificare i campi e i valori che si desidera rendere disponibili per l'uso nei documenti. Scaricare un file di definizione dei campi di unione del modello e quindi caricare il file con le modifiche aggiunte.
Questa procedura descrive l'approccio di caricamento dei fogli di calcolo per i campi di unione. Se i dati necessari sono disponibili in Spiff o in un sistema esterno connesso, è possibile utilizzare campi di unione dinamici. Vedere Aggiunta di campi di unione dinamici a un modello di documento.
- Nella pagina Documenti, fare clic sulla scheda Unisci campi.
- Fare clic su Carica campi unione.
- Fare clic su Scarica modello campi unione.
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Aprire il modello scaricato.
Il file include colonne per tre campi per impostazione predefinita: external_id, User_Name e Assigned_Plans.
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Aggiungere campi di unione al modello.
È possibile modificare l'ordine delle colonne e delle righe, ma non modificare o eliminare le colonne external_id e User_Name predefinite. È possibile avere fino a 200 campi di unione.
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Per aggiungere un campo di unione, immettere il nome del campo nella riga di intestazione di una nuova colonna.
Ad esempio, per aggiungere un campo di unione Quota, immettere Quota nella riga di intestazione di una nuova colonna.
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Aggiungere i valori dei campi per ogni record nella colonna.
Questi valori vengono visualizzati nel documento personalizzato di ogni utente. È possibile utilizzare le formule di Microsoft Excel nelle celle in modo che il documento finale visualizzi il risultato. Ad esempio, se il
=SUM(D2:D25)della funzione restituisce 100 $, il documento visualizza 100 $. - Salvare le modifiche.
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Per aggiungere un campo di unione, immettere il nome del campo nella riga di intestazione di una nuova colonna.
- Per caricare il modello modificato, fare clic su Sfoglia il computer e selezionare il modello modificato.
In seguito, è possibile fare clic sui tre punti accanto al file dei campi di unione e scaricarlo di nuovo o sostituirlo con un nuovo file.
Creazione di un modello di documento
Impostare un modello di documento e aggiungere i campi di unione specificati.
- Nella pagina Documenti, fare clic su Nuovo modello.
- Immettere un nome per il modello.
- Aggiungere il testo del corpo, aggiungere immagini, inserire una tabella e applicare la formattazione.
- Per inserire un campo di unione, posizionare il cursore nel documento in cui si desidera visualizzare il campo e quindi selezionare dall'elenco Campi di unione caricati o Campi di unione dinamici nel riquadro a destra.
- Salvare il modello come bozza.
- Per visualizzare in anteprima il documento per utenti diversi, fare clic sull'icona Anteprima nella barra degli strumenti del documento e selezionare un utente.
- Fare clic su Pubblica modello.
Dopo aver pubblicato il modello, non è più possibile modificarlo. Per modificare un modello pubblicato, duplicarlo.
Invio del modello per l'approvazione
Selezionare un percorso di approvazione e gli utenti a cui inviare il modello di documento.
- Nella pagina Documenti, fare clic sulla scheda Modelli e selezionare il modello.
- Fare clic sull'icona Invia.
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Selezionare un percorso di approvazione o fare clic su Nuovo percorso approvazione.
Per visualizzare ulteriori dettagli su un percorso esistente, fare clic sull'icona a freccia sul percorso.
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Selezionare gli utenti Spiff attivi per i quali si desidera approvare il documento.
È possibile cercare gli utenti per nome o filtrare l'elenco degli utenti per piano o team. Per approvare un documento, un utente deve disporre di uno dei privilegi seguenti. Non è possibile inviare documenti a utenti esterni.
- Ruolo predefinito Amministratore società
- Ruolo predefinito Finanza
- Un ruolo personalizzato con Documenti: Visualizzare e documentare le richieste di approvazione: Gestisci autorizzazioni
- Assegnazione di un lead team attivo per l'utente che richiede l'approvazione
- Fare clic su Invia documenti.
Dopo aver inviato il documento, tenere traccia del processo di approvazione dalla scheda Richieste di approvazione.
Solo gli utenti che hanno eseguito l'accesso a Spiff almeno una volta possono ricevere le notifiche di approvazione. Gli utenti che ricevono un documento possono firmarlo e approvarlo inserendo il proprio nome, che diventa una firma elettronica (firma elettronica).
