Salesforce Spiff での承認用のパーソナライズされたドキュメントの作成
ドキュメントをパーソナライズして承認を求めます。たとえば、一意の値を含む差し込み項目を指定する場合、目標、目標収益、日付、名前、ID を含めます。
必要なエディション
| 使用可能なインターフェース: Salesforce Classic (一部の組織で使用可能) および Lightning Experience の両方 |
| 使用可能なエディション: Enterprise Edition、Unlimited Edition、および Developer Edition |
| 有料オプションで使用可能なエディション: Web Services API が有効になっている Professional Edition |
| 必要なユーザー権限 | |
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| 承認用のパーソナライズされたドキュメントを作成する | これらの権限が有効になっている Spiff ユーザーロール。
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差し込み項目と値のアップロード
各ユーザーに固有の詳細を使用してドキュメントをパーソナライズするには、ドキュメントで使用できるようにする項目と値を指定します。テンプレート差し込み項目定義ファイルをダウンロードし、変更を追加したファイルをアップロードします。
この手順では、差し込み項目のスプレッドシートのアップロード方法について説明します。必要なデータが Spiff または接続された外部システムで使用可能な場合、代わりに動的差し込み項目を使用できます。「ドキュメントテンプレートへの動的差し込み項目の追加」を参照してください。
- [ドキュメント] ページで、[差し込み項目] タブをクリックします。
- [Upload merge fields] をクリックします。
- [Download merge fields template] をクリックします。
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ダウンロードしたテンプレートを開きます。
このファイルには、デフォルトで external_id、User_Name、Assigned_Plans の 3 つの項目の列が含まれます。
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差し込み項目をテンプレートに追加します。
列と行の順序を変更できますが、デフォルトの external_id 列と User_Name 列を変更または削除しないでください。差し込み項目は 200 個まで使用できます。
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差し込み項目を追加するには、新しい列のヘッダー行に項目名を入力します。
たとえば、Quota 差し込み項目を追加するには、新しい列のヘッダー行に Quota と入力します。
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列の各レコードの項目値を追加します。
これらの値は、各ユーザーのパーソナライズされたドキュメントに表示されます。最終的なドキュメントに結果が表示されるように、セルで Microsoft Excel 数式を使用できます。たとえば、関数の
=SUM(D2:D25)が $100 の場合、ドキュメントには $100 と表示されます。 - 変更内容を保存します。
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差し込み項目を追加するには、新しい列のヘッダー行に項目名を入力します。
- 変更したテンプレートをアップロードするには、[Browse your computer (コンピュータの参照)] をクリックし、編集したテンプレートを選択します。
後で、差し込み項目ファイルの横にある 3 つの点をクリックして、もう一度ダウンロードするか、新しいファイルで置き換えることができます。
ドキュメントテンプレートの作成
ドキュメントテンプレートを設定し、指定した差し込み項目を追加します。
- [ドキュメント] ページで、[新規テンプレート] をクリックします。
- テンプレートの名前を入力します。
- 本文テキストの追加、画像の追加、テーブルの挿入、書式設定の適用を行います。
- 差し込み項目を挿入するには、項目を表示する文書にカーソルを置き、右パネルの [アップロードされた差し込み項目] リストまたは [動的差し込み項目] リストから選択します。
- テンプレートをドラフトとして保存します。
- ユーザーごとにドキュメントをプレビューするには、ドキュメントツールバーの [プレビュー] アイコンをクリックし、ユーザーを選択します。
- [テンプレートの公開] をクリックします。
テンプレートを公開すると、編集できなくなります。公開済みテンプレートを変更するには、代わりに複製します。
承認用のテンプレートの送信
ドキュメントテンプレートの送信先の承認ルートとユーザーを選択します。
- [ドキュメント] ページで、[テンプレート] タブをクリックし、テンプレートを選択します。
- [送信] アイコンをクリックします。
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承認ルートを選択するか、[新規承認ルート] をクリックします。
既存のルートの詳細を表示するには、ルートの矢印アイコンをクリックします。
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文書を承認する有効な Spiff ユーザーを選択します。
ユーザーを名前で検索したり、プランまたはチームでユーザーのリストを絞り込んだりできます。ユーザーが文書を承認するには、次のいずれかの権限が必要です。外部ユーザーにドキュメントを送信することはできません。
- 会社の管理者のデフォルトロール
- 財務のデフォルトロール
- 「ドキュメント: 参照」および「ドキュメント承認申請: 管理」権限を持つカスタムロール
- 承認を申請したユーザーの有効なチームリードの割り当て
- [Send Documents (ドキュメントの送信)] をクリックします。
ドキュメントを送信したら、[承認申請] タブから承認プロセスを追跡します。
承認通知を受信できるのは、Spiff に 1 回以上ログインしたユーザーのみです。ドキュメントを受け取ったユーザーは、自分の名前を入力して署名および承認でき、これが電子署名になります。
