Einrichten automatischer Antwortregeln

Erstellen von Regeln für automatische Antworten

Um eine Antwortregel für die Online-Lead-Erfassung zu erstellen, geben Sie unter "Setup" im Feld Schnellsuche den Text Regeln für automatische Antworten ein und wählen Sie dann Regeln für automatische Antworten bei Leads aus. Um eine Antwortregel für Kundenvorgänge zu erstellen, geben Sie unter "Setup" im Feld Schnellsuche den Text Regeln für automatische Antworten ein und wählen Sie dann Automatische Antwortregeln für Vorgänge aus. Gehen Sie auf der Seite "Regeln für automatische Antworten" wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf Neu.
2. Geben Sie einen Namen für die Regel ein.
3. Wählen Sie zum Aktivieren dieser Regel Aktiv aus.
4. Klicken Sie auf Speichern.
5. Erstellen Sie Regeleinträge.

Erstellen von Einträgen für die Antwortregel

1. Klicken Sie auf der Regeldetailseite auf Neu.
2. Geben Sie eine Nummer ein, um die Reihenfolge für die Verarbeitung dieses Eintrags festzulegen.
   • Die Regel verarbeitet Einträge in dieser Reihenfolge. Die Regel hält beim ersten übereinstimmenden Eintrag an. Anschließend sendet Salesforce die E-Mail unter Verwendung der angegebenen E-Mail-Vorlage.
   • Treffen keine Regeln für automatische Antworten zu, sendet Salesforce eine E-Mail anhand der auf der Seite "Onlinevorgangserfassung" oder "Online-Lead-Erfassung" angegebenen Standardvorlage.
   

   Hinweis Wenn Sie eine fehlersichere Regel erstellen möchten, sollten Sie den letzten Regeleintrag immer ohne Kriterien erstellen. Dieser Regeleintrag erfasst alle Leads oder Kundenvorgänge, die von den vorherigen Regeleinträgen nicht erfasst wurden. Diese Praxis ist besonders für die Erfassung von Kundenvorgängen über E-Mail und die On-Demand-E-Mail-Vorgangserfassung wichtig, bei denen es keine Standardvorlagen gibt.
3. Geben Sie Ihre Regelkriterien ein:
   • Wählen Sie Kriterien sind erfüllt und wählen Sie die Filterkriterien aus, die ein Datensatz erfüllen muss, um die Regel auszulösen. Definieren Sie beispielsweise einen Kundenvorgangsfilter Priorität gleich HOCH, wenn Kundenvorgangsdatensätze, bei denen das Feld Priorität als "Hoch" markiert ist, die Regel auslösen sollen.

     Wenn in Ihrem Unternehmen mehrere Sprachen zum Einsatz kommen, geben Sie Filterwerte für die Standardsprache Ihres Unternehmens ein. Sie können bis zu 25 Filterkriterien mit jeweils bis zu 255 Zeichen erstellen.

     Wenn Sie Auswahllisten verwenden, um Filterkriterien anzugeben, werden die ausgewählten Werte in der Standardsprache der Organisation gespeichert. Wenn Sie vorhandene Filterkriterien bearbeiten oder duplizieren, legen Sie die Standardsprache auf der Seite "Unternehmensinformationen" auf dieselben Sprache fest, in der die ursprünglichen Filterkriterien festgelegt wurden. Andernfalls werden die Filterkriterien möglicherweise nicht wie erwartet ausgewertet.

   • Wählen Sie Formeln stellen sich als wahr heraus und geben Sie eine Formel ein, die den Wert "Wahr" bzw. "Falsch" zurückgibt. Salesforce löst die Regel aus, wenn die Formel "Wahr" zurückgibt. So löst beispielsweise die Formel AND(ISPICKVAL(Priority,"High"),Version<4.0) eine Regel aus, die automatisch mit der ausgewählten Vorlage reagiert, wenn das Feld Priority für einen Kundenvorgang auf "Hoch" festgelegt ist und der Wert eines benutzerdefinierten Felds mit der Bezeichnung Version im Kundenvorgang einen kleineren Wert als vier aufweist.
4. Geben Sie den Namen ein, der in die Zeile "Von" der automatischen Antwortnachricht eingefügt werden soll.
5. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, die in die Zeile "Von" der automatischen Antwortnachricht eingefügt werden soll. Bei dieser E-Mail-Adresse muss es sich um eine Ihrer überprüften organisationsweiten E-Mail-Adressen oder um die E-Mail-Adresse in Ihrem Salesforce-Benutzerprofil handeln. Diese E-Mail-Adresse muss sich von den Weiterleitungsadressen unterscheiden, die für "Erfassung von Kundenvorgängen über E-Mail" verwendet werden.
6. Wahlweise können Sie eine Antwortadresse eingeben.
7. Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus.
8. Wenn Sie einen Antwortregeleintrag für die Erfassung von Kundenvorgängen über E-Mail erstellen, wählen Sie Antwort an alle Empfänger senden aus, um an alle in den Feldern An und Cc der ursprünglichen Nachricht angegebenen Empfänger automatische Antwortnachrichten zu senden.
9. Speichern Sie Ihre Arbeit.