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Configurar regras de resposta automática
As regras de resposta automática permitem enviar automaticamente respostas por email a envios de caso ou lead baseados nos atributos do registro. Por exemplo, você pode enviar uma resposta automática para informar aos clientes que sua empresa recebeu a solicitação deles.
Edições obrigatórias
| Exibir edições com suporte. |
| Permissões necessárias ao usuário | |
|---|---|
| Para criar regras de resposta automática: | Personalizar aplicativo |
Crie regras de resposta automática para leads capturados por um formulário Web-to-Lead e para casos enviados através de:
- Portal de autoatendimento
- Portal de clientes
- Formulário Web-to-Case
- Mensagem Email-to-Case
- Mensagem do Email-to-Case On-Demand
Regras de resposta automática de caso também estão disponíveis na Essentials Edition.
Crie quantas regras de resposta quiser com base em qualquer atributo do lead ou caso de entrada. Lembre-se de que é possível ativar apenas uma regra para leads e uma para casos por vez. As respostas de email são exibidas para a equipe na lista relacionada Histórico de atividades do lead ou contato e na lista relacionada Email nos casos.
Os emails enviados das regras de resposta automática de caso não contam em relação ao limite diário para mensagens de email de saída.
Criar regras de resposta automática
Para criar uma regra de resposta Web-to-Lead, em Configuração, insira Regras de resposta automática na caixa Busca rápida e selecione Regras de resposta automática de lead. Para criar uma regra de resposta para casos, em Configuração, insira Regras de resposta automática na caixa Busca rápida e selecione Regras de resposta automática a casos. Na página Regras de resposta automática:
- Clique em Novo.
- Insira o nome da regra.
- Para ativar essa regra, selecione Ativar.
- Clique em Salvar.
- Crie entradas para a regra.
Criar entradas para a regra de resposta
- Clique em Novo na página de detalhes da regra.
- Insira um número para especificar a ordem em que essa entrada deve ser processada.
- A regra processa as entradas nessa ordem. A regra interrompe o processamento na primeira entrada correspondente, e o Salesforce envia o email usando o modelo de email especificado.
- Se nenhuma regra de resposta automática se aplicar, o Salesforce enviará o email usando o modelo padrão especificado na página Configurações do Web-to-Case ou do Web-to-Lead.
Nota Para elaborar uma regra perfeita, crie sempre a última entrada de regra sem nenhum critério. Essa entrada de regra identifica todos os leads ou casos não detectados pelas entradas anteriores. Essa prática é especialmente importante para o Email-to-Case e para o Email-to-Case On-Demand, que não têm modelos padrão. - Insira os critérios da regra:
- Escolha os critérios foram atendidos e selecione o critério de filtro que um registro deve satisfazer para acionar a regra. Por exemplo, defina o filtro de um caso como Prioridade igual a Alta, se quiser que o campo Prioridade dos registros de caso seja marcado como Alta para acionar a regra.
Se a sua organização usa vários idiomas, insira valores de filtro no idioma padrão da sua organização. Você pode adicionar até 25 critérios de filtro com até 255 caracteres cada.
Ao usar listas de opções para especificar os critérios de filtro, os valores selecionados são armazenados no idioma padrão da organização. Se você editar ou clonar os critérios de filtro existentes, primeiro defina o Idioma padrão na página de Informações sobre a empresa para o mesmo idioma que foi usado para definir os critérios de filtro originais. Caso contrário, os critérios de filtro podem não ser avaliados como esperado.
- Escolha fórmula avaliada como verdadeira e insira uma fórmula que retorne o valor "Verdadeiro" ou "Falso". O Salesforce acionará a regra se a fórmula retornar "Verdadeiro". Por exemplo, a fórmula
AND(ISPICKVAL(Priority,"High"),Version<4.0)aciona uma regra que responde automaticamente com o modelo selecionado quando o campo Prioridade em um caso está definido como Alta e o valor de um campo personalizado chamado Versão no caso é inferior a quatro.
- Escolha os critérios foram atendidos e selecione o critério de filtro que um registro deve satisfazer para acionar a regra. Por exemplo, defina o filtro de um caso como Prioridade igual a Alta, se quiser que o campo Prioridade dos registros de caso seja marcado como Alta para acionar a regra.
- Digite o nome a ser incluído na linha De da mensagem de resposta automática.
- Digite o endereço de email a ser incluído na linha De da mensagem de resposta automática. Esse endereço de email deve ser um dos seus endereços de email gerais verificados da organização ou o endereço de email no seu perfil do Salesforce. Esse endereço de email deve ser diferente dos endereços de roteamento usados para o Email-to-Case.
- Se desejar, insira um endereço de resposta.
- Selecione um modelo de email.
- Se você estiver criando uma entrada de regra de resposta para Email-to-Case, selecione Enviar resposta a todos os destinatários para enviar mensagens de resposta automática a qualquer pessoa incluída nos campos Para e Cc na mensagem original.
- Salve seu trabalho.
- Diferenças entre regras de resposta automática e alertas de email de fluxo de trabalho
As regras de resposta automática e os alertas de fluxo de trabalho por email fornecem funcionalidade semelhante. Esta tabela lista algumas das diferenças entre os alertas do fluxo de trabalho e as regras de resposta automática para ajudá-lo a determinar qual processo usar.
