Bedrijfsuren maken voor Field Service

Het wordt aanbevolen bedrijfsuren te maken in Begeleide set-up (een voorziening van het beheerde pakket voor Field Service) om tijd te besparen en beter zicht te krijgen op hoe deze worden gebruikt. Bedrijfsuren zijn een element van de volgende stappen in Begeleide set-up.

• Serviceterritoria maken
• Serviceresources maken
• Afspraakboeking aanpassen

U kunt ook bedrijfsuren maken en beheren vanaf het tabblad Bedrijfsuren, buiten Begeleide set-up. Standaard kunnen alleen systeembeheerders bedrijfsuren weergeven, maken en toewijzen. Daarnaast zijn bedrijfsuren niet beschikbaar in de organisatiebrede standaardinstellingen voor delen.

Bedrijfsuren bestaan uit tijdstippen, die worden beheerd vanuit de gerelateerde lijst Tijdstippen in een bedrijfsurenrecord. Tijdstippen kunnen per dag verschillen. Een dag kan meerdere tijdstippen bevatten, maar deze moeten naast elkaar liggen anders wordt geen rekening met de uren gehouden tijdens optimalisering. Een bedrijfsurenrecord kan bijvoorbeeld de volgende tijdstippen hebben.

• Maandag, 9:00 tot 17:00
• Dinsdag, 9:00 tot 17:00
• Woensdag, 6:00 tot 12:00 en Woensdag, 12:00 tot 18:00
• Donderdag, 9:00 tot 17:00
• Vrijdag, 9:00 tot 17:00

Als een resource op een bepaald tijdstip gedurende de dag niet beschikbaar is, moet u dit aangeven met behulp van Resourceafwezigheid, en niet met gesplitste beschikbaarheid. Als een serviceresource bijvoorbeeld op woensdag van 6 t/m 12 uur beschikbaar is, en vervolgens weer van 13 t/m 18 uur, breidt u de beschikbaarheid uit van 6 t/m 18 uur en voegt u een Resourceafwezigheid in tussen 12 en 13 uur.

Elk bedrijfsurenrecord is gekoppeld aan een tijdzone, wat zorgt dat planning en optimalisering goed werken. Voor boekingsuren voor afspraken gebruikt Field Service de tijdzone die wordt genoemd in de bedrijfsuren van het serviceterritorium van de serviceafspraak. Op deze manier kan één bedrijfsurenrecord worden gebruikt om boekingsperioden voor afspraken met uw klanten te vertegenwoordigen.

Opmerking Als u toegang hebt tot 2000 of meer serviceterritoria, bevat de lijst van serviceterritoria alleen geselecteerde territoria. Gebruik de zoekbalk om territoria te vinden die niet zijn geselecteerd. 24-uurs bedrijfsurendekking wordt alleen ondersteund voor mobiele medewerkers en op capaciteit gebaseerde resources wanneer u Uitgebreide planning en optimalisering gebruikt.

Bedrijfsuren toewijzen aan serviceresources

De uren van een serviceresource kunnen variëren, afhankelijk van het serviceterritorium waar de resource werkt. Serviceresources hebben daarom unieke bedrijfsuren voor hun primaire en secundaire territoria. Leden van serviceterritoria gebruiken automatisch bedrijfsuren van hun serviceterritorium, hoewel het veld Bedrijfsuren in de record van het lid van het serviceterritorium leeg lijkt. Als een resource andere bedrijfsuren nodig heeft dan het territorium van de resource, wijst u er aparte bedrijfsuren aan toe in de record van het lid van het serviceterritorium.

Als u de record van een lid van een serviceterritorium wilt weergeven, klikt u op het lidnummer in een van de volgende gerelateerde lijsten.

• Lijst Serviceterritoriumleden in het serviceterritorium
• Lijst Serviceterritoria in de serviceresource

Met bedrijfsuren die worden genoemd in de record van een lid van een secundair territorium, wordt tijdens planning alleen rekening gehouden als:

• Ze zijn identiek aan of vallen binnen de uren van het primaire territoriumlidmaatschap van de resource als u Uitgebreide planning en optimalisering niet gebruikt.
• Secundaire STM-bedrijfsuren respecteren is geselecteerd. Zoek en selecteer vanuit de Appstarter de app Beheerder Field Service. Ga naar Field Service-instellingen | Plannen | Algemene logica.

Anders worden de bedrijfsuren van het primaire serviceterritorium gebruikt.

Stel bijvoorbeeld dat Shelly een primair en een secundair serviceterritorium heeft. Haar maandaguren zijn 12:00 tot 17:00 in het primaire territorium, maar 9:00 tot 17:00 in het secundaire territorium. Wanneer ze wordt gepland voor een serviceafspraak op maandag in het secundaire territorium, worden haar primaire uren gebruikt omdat die meer beperkend zijn.

Wanneer u Uitgebreide planning en optimalisering niet gebruikt, dragen secundaire bedrijfsuren niet bij aan de beschikbaarheid van resources, omdat ze altijd volledig zijn opgenomen in de primaire bedrijfsuren. Wanneer u Uitgebreide planning en optimalisering gebruikt, voegt u met bedrijfsuren voor secundaire serviceterritoria de beschikbaarheid van resources toe, omdat secundaire bedrijfsuren niet volledig hoeven te worden beperkt. U kunt de resource-inzet vergroten en de reactietijd verkorten door uw resources meerdere tijdzones in één dienst te laten bedienen. Stel bedrijfsuren in voor secundaire serviceterritoria in verschillende tijdzones om de beschikbaarheid van resources te maximaliseren. Een mobiele medewerker kan bijvoorbeeld aangrenzende steden bedienen in verschillende tijdzones. Een serviceresource kan ook technische assistentie bieden vanuit een callcenter naar New York, Tel Aviv, Londen en Sydney.

Melissa heeft bijvoorbeeld Columbus, GA als haar primaire serviceterritorium met bedrijfsuren van 9:00 tot 17:00 uur en heeft een secundair serviceterritorium Phenix City, AL, ook met bedrijfsuren van 9:00 tot 17:00 uur. Columbus, GA ligt in een tijdzone die 1 uur voor ligt op Phenix City, AL. De beschikbaarheid van Melissa wordt berekend op basis van de bedrijfsuren van elk territorium, zodat Melissa in totaal 9 uur beschikbaar is om te werken. Tijdens het eerste uur van haar dienst bedient Melissa alleen Columbus, GA, terwijl ze de volgende 7 uur beide territoria bestrijkt. Tijdens het laatste uur van haar dag bedient Melissa alleen Phenix City, AL.

Bedrijfsuren afdwingen

Als het beheerde pakket voor Field Service niet is geïnstalleerd, dienen bedrijfsuren als een suggestie, niet als een regel. Als het beheerde pakket is geïnstalleerd, zijn bedrijfsuren als volgt van invloed op planning.

• Tijdens planningsoptimalisering worden serviceresources alleen toegewezen aan afspraken die vallen binnen de bedrijfsuren die worden genoemd in de lidrecord van het serviceterritorium van de resources of, als er geen bedrijfsuren worden genoemd, in de record van het primaire serviceterritorium.
• Het Field Service-werkregeltype Bezoekuren voor serviceafspraak zorgt dat afspraken van een klant vallen in de bedrijfsuren van de account van de klant. Voeg een werkregel van dit type toe aan al het planningsbeleid. Wanneer u Uitgebreide planning en optimalisering gebruikt, gebruiken bezoekuren de tijdzone van de bedrijfsurenrecord of de tijdzone van het serviceterritorium van de serviceafspraak, afhankelijk van uw gedefinieerde instelling. Wanneer u Uitgebreide planning en optimalisering niet gebruikt, worden bezoekuren gebaseerd op de tijdzone van het serviceterritorium.

Opmerking Maak Apex-triggers die instellingen voor tijdstippen beperken. Beperk bijvoorbeeld de begin- en eindtijden van tijdstippen tot eenheden van een half uur of verbied dat eindtijden na 20:00 uur vallen.

Doorlopende beschikbaarheid van resources met bedrijfsuren voor alle serviceresources

Hebt u uw serviceresources 24 uur per dag beschikbaar nodig? Of het nu gaat om op capaciteit gebaseerde resources, individuele resources of ploegen, het configureren van 24-uurs beschikbaarheid zorgt ervoor dat uw team klaar is om zowel standaard- als oproeptaken af te handelen.

Als u continue beschikbaarheid van resources via bedrijfsuren wilt inschakelen, begint u met het maken of bijwerken van een bedrijfsurenrecord. Deze set-up maakt uw resources 24 uur per dag beschikbaar zonder specifieke begin- en eindtijden. U kunt tijdstippen definiëren om standaard-, verlengde of oproepuren weer te geven, afhankelijk van het resourcetype.

• Voor op capaciteit gebaseerde resources (zoals contractanten): Definieer één doorlopend tijdstip om ononderbroken dekking voor het gehele tijdsbestek te garanderen.
• Voor afzonderlijke resources en ploegen: Definieer één doorlopend tijdstip voor 24-uurs dekking of afzonderlijke tijdstippen voor standaard- en uitgebreide uren. Standaarduren vertegenwoordigen de gebruikelijke werkplanning, terwijl verlengde of oproepbare uren perioden bestrijken waarin werk kan worden toegewezen voor specifieke scenario's, zoals noodgevallen.

Opmerking Als u werk tijdens langere uren wilt toewijzen voor specifieke afspraken, zoals noodgevallen, stelt u filtercriteria voor recordset in met het bronobject ingesteld op Tijdsbestek en het gefilterde object ingesteld op Serviceafspraak. Neem een toegewezen werkregel op in het planningsbeleid en schakel het selectievakje Overwerk in de resourcebeschikbaarheidsregel in om overwerktoewijzingen toe te staan. Zie Richtlijnen voor filtercriteria voor recordset en werkregeltype: Beschikbaarheid van serviceresources.

Voor op capaciteit gebaseerde resources kunt u bijvoorbeeld een tijdstip definiëren dat 12:00 uur tot 12:00 uur bestrijkt op alle dagen van de week. Hierdoor zorgt u ervoor dat resources consistent beschikbaar zijn zonder onderbrekingen of specifieke begin- en eindtijden.

Maak voor afzonderlijke resources en ploegen gecategoriseerde bedrijfsuren die zowel standaardwerkuren (bijvoorbeeld 9:00 tot 17:00 uur) als verlengde of oproepuren (bijvoorbeeld 12:00 tot 9:00 uur en 17:00 tot 12:00 uur) omvatten. Deze benadering biedt flexibiliteit voor het toewijzen van specifieke typen werk, zoals noodtaken, tijdens langere perioden.

Als u de editor voor tijdstippen niet gebruikt, definieert u een gecombineerde logica voor tijdstippen voor 24-uurs dekking door dagelijkse tijdstippen te maken van 12:00 tot 23:59 uur. Dit garandeert een naadloze beschikbaarheid over meerdere dagen, omdat het systeem deze tijdstippen automatisch samenvoegt tot één ononderbroken periode.

U kunt ook continue beschikbaarheid instellen met behulp van diensten. Zie Flexibele ploegendiensten maken.

Vrije dagen toevoegen aan bedrijfsuren

Wijzig bedrijfsuren door vrije dagen toe te voegen, die aangeven dat het bedrijf gesloten is of dat er een belangrijk evenement is. Vrije dagen worden weergegeven als niet-beschikbare tijd in de Classic Dispatch Console en een pictogram bij de datum geeft details van vrije dagen weer. De dienstplanningsweergave toont ook vrije dagen als niet-beschikbaar. Maar u kunt beschikbaarheid toevoegen met een dienst die gemarkeerd is als een dienst op een vrije dag. Met diensten op vrije dagen kunt u mobiele medewerkers toewijzen aan vrije dagen die anders zouden zijn geblokkeerd.

U kunt vrije dagen toewijzen aan afzonderlijke serviceresources door bedrijfsuren te maken die zijn toegewezen aan de specifieke serviceresource. Met op maat gemaakte bedrijfsuren kunt u de beschikbaarheid van een medewerker aanpassen op basis van verjaardagen, religieuze feestdagen of persoonlijke planningen.

Als u logica voor vrije dagen wilt toepassen tijdens de planningsoptimalisering, moet u ervoor zorgen dat Uitgebreide planning en optimalisering in de Field Service-instellingen is ingeschakeld. Anders worden vrije dagen wel gemarkeerd in de agenda, maar hebben ze geen invloed op planning.

Wanneer u Uitgebreide planning en optimalisering gebruikt, kunt u vrije dagen toevoegen die overeenkomen met de tijd dat klanten niet beschikbaar zijn om services te ontvangen. Deze vrije dagen hebben voorrang op hun voorkeuren voor bedrijfsuren.

Voor terugkerende vrije dagen wordt alleen de eerste aanstaande vrije dag weergegeven in het Gantt-diagram. Ook wordt alleen met de eerste vrije dag rekening gehouden bij planning en optimalisering. Volgende vrije dagen worden in het Gantt-diagram weergegeven nadat de eerste vrije dag geweest is.