Einschränken des Zugriffs auf Field Service-Datensätze

Einschränken des Standardzugriffs auf Field Service-Objekte

Beschränken Sie den Standardzugriff auf Field Service-Kernobjekte (Arbeitsauftrag, Arbeitsauftragsbelegposten, Servicetermin, Serviceressource, Serviceregion).

1. Geben Sie unter "Setup" im Feld "Schnellsuche" den Text Freigabeeinstellungen ein und wählen Sie dann Freigabeeinstellungen aus.
2. Klicken Sie auf Bearbeiten.
3. Wählen Sie in der Spalte "Interner Standardzugriff" die Option Privat für die Objekte aus, auf die der Zugriff eingeschränkt werden soll.
   Falls Sie für Experience Cloud-Site-Benutzer die disponierten Servicetermine freigeben möchten, wenn der standardmäßige interne Zugriff Privat oder Öffentlicher Lesezugriff lautet, legen Sie den standardmäßigen externen Zugriff ebenfalls auf Privat oder Öffentlicher Lesezugriff fest. Wenn "Interner Standardzugriff" auf "Öffentlicher Lese-/Schreibzugriff" festgelegt ist, können Experience Cloud-Site-Benutzer disponierte Termine nur dann anzeigen, wenn die externe Einstellung "Öffentlicher Lese-/Schreibzugriff" lautet und Sie die Disponentenfreigabe für Ressourcen aktivieren.
4. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Freigeben von Field Service-Objektdatensätzen für öffentliche Gruppen

Konfigurieren Sie Funktionen, um Servicetermine, Arbeitsaufträge, Serviceregionen und Serviceressourcen für öffentliche Gruppen freizugeben. Wenn Sie ein privates Freigabemodell für die Objekte "Serviceressource", "Serviceregion", "Servicetermin", "Arbeitsauftrag" und "Arbeitsauftragsbelegposten" verwenden, müssen Disponenten oder Callcenter-Mitarbeiter über Zugriff auf die Datensätze von Serviceressourcen und Serviceterminen in ihren verwalteten Regionen verfügen.

1. Wählen Sie unter "Field Service-Einstellungen" die Option Freigabe und dann Geplante Aufträge aus.
2. Wählen Sie Freigabe von Benutzerregionen aktivieren aus.
   Wenn eine Serviceregion erstellt wird, wird unter "Setup" eine öffentliche Gruppe mit ihrem Namen erstellt und die Serviceregion wird für die öffentliche Gruppe freigegeben. Wenn ein Servicetermin mit einer definierten Serviceregion erstellt wird, wird zudem eine Freigaberegel erstellt, um den Termin für die dem Termin zugeordnete Serviceregion freizugeben. Durch diesen Freigabeprozess wird sichergestellt, dass alle Benutzer, die Mitglied der öffentlichen Gruppe für die Region sind, Zugriff auf die für sie freigegebenen Datensätze haben.
3. Wählen Sie Übergeordneten Arbeitsauftrag freigeben aus.
   Mit dieser Option wird sichergestellt, dass ein beliebiger Arbeitsauftrag für die im vorigen Schritt erstellte Gruppe "Öffentliche Serviceregion" freigegeben wird.
4. Wählen Sie Benutzergruppen automatisch anhand der Benutzerregion ausfüllen aus.
   Wenn ein Benutzerregionsdatensatz erstellt wird, wird der im Datensatz definierte Benutzer (in der Regel ein Callcenter-Mitarbeiter oder Disponent, der eine bestimmte Region verwaltet) der öffentlichen Gruppe hinzugefügt, die der im Datensatz definierten Region entspricht. Durch diesen Vorgang erhält der Benutzer Zugriff auf alle Datensätze, die für die öffentliche Gruppe für diese Serviceregion freigegeben wurden.

Konfigurieren des Benutzerregionsauftrags

Serviceressourcen benötigen anfängliche und regelmäßige Bewertungen, um festzustellen, ob sie der öffentlichen Gruppe auf der Grundlage ihrer Regionszuweisungsdauer hinzugefügt oder aus ihr entfernt werden müssen. Field Service bietet die Funktion "Benutzerregionsauftrag", um die Auswertung von Serviceterminen für die Freigabe zu erleichtern.

1. Klicken Sie auf das Symbol + neben "Benutzerregionen", um das Menü "Benutzerregionsauftrag" zu erweitern und zu bestätigen, dass "Aktiv" ausgewählt ist.
2. Wählen Sie aus, für welche Regionen die Freigabe überprüft werden soll. Begrenzen Sie den jeweiligen Auftrag auf weniger als 200 Regionen.
3. Wählen Sie einen Wert für "Zeithorizont" in Tagen aus.
   Das Feld "Zeithorizont in Tagen" bestimmt, wie weit vor der Regionsmitgliedschaft einer Ressource diese für die öffentliche Gruppe freigegeben werden muss, die mit ihrer Region verknüpft ist. Daher können Benutzer (Callcenter-Mitarbeiter und Disponenten), die Mitglieder dieser öffentlichen Gruppe sind, im Voraus auf ihren Serviceressourcen-Datensatz zugreifen und die Ressource im Gantt-Diagramm der Disponentenkonsole anzeigen. Wählen Sie beispielsweise 7 aus, um Serviceressourcen 7 Tage vor ihrer Regionsmitgliedschaft für die Region freizugeben, die der Disponent verwaltet.
4. Wählen Sie einen Wert für "Zeithorizont in Tagen (rückwärts)" aus.
   Das Feld "Zeithorizont in Tagen (rückwärts)" bestimmt, wie weit nach Beendigung der Regionsmitgliedschaft einer Ressource die Ressource für die mit ihrer Region verknüpfte öffentliche Gruppe freigegeben werden muss. Wählen Sie beispielsweise 7 aus, um sicherzustellen, dass Disponenten die Arbeit der Serviceressource im Zeitplan der Vorwoche im Gantt sehen. Nach 8 Tagen wird dem Disponenten weder die Serviceressource noch der zugehörige Zeitplan angezeigt.
5. Konfigurieren Sie die Häufigkeitseinstellungen des Auftrags.
   1. Wählen Sie Wiederkehrend aus.
   2. Wählen Sie alle Monate im Abschnitt "Monat" aus.
   3. Wählen Sie Bestimmte Stunde aus und geben Sie dann einen Wert für die Felder "Stunde" und "Minute" ein, um festzulegen, wann der Auftrag ausgeführt wird. Es wird empfohlen, den Auftrag außerhalb der Arbeitszeiten auszuführen, damit sich der Datensatzzugriff während eines Arbeitstags nicht ändert. Wählen Sie beispielsweise 0 für das Feld "Stunde" und 0 für das Feld "Minute" aus, damit der Auftrag um Mitternacht ausgeführt wird. Wählen Sie Wiederkehrende Zeit aus und verwenden Sie dann die Aufwärts- und Abwärtspfeile, um festzulegen, wie oft der Auftrag ausgeführt wird.
   4. Konfigurieren Sie, wie oft der Auftrag ausgeführt werden soll. Wenn sich eine Serviceregionsmitgliedschaft häufig ändert, wählen Sie Wochentag und dann jeden Wochentag aus, um die Regionsmitgliedschaft jeden Tag auszuwerten. Wenn sich eine Serviceregionsmitgliedschaft nicht häufig ändert, können Sie planen, dass der Auftrag seltener ausgeführt wird. Wählen Sie Tag des Monats und dann einen arbeitsfreien Tag wie Sat aus, um den Auftrag alle 30 Tage auszuführen.
6. Speichern Sie Ihre Änderungen. 
7. Klicken Sie optional auf Jetzt ausführen, um Freigabedatensätze für Serviceressourcen für oder aus öffentlichen Gruppen erneut auszuwerten und zu aktualisieren.

Hinzufügen von Disponenten und Callcenter-Mitarbeitern zur öffentlichen Gruppe einer Serviceregion

Erteilen Sie Callcenter-Mitarbeitern und Disponenten Zugriff auf die von ihnen verwalteten Datensätze (Arbeitsauftrag, Arbeitsauftragsbelegposten, Servicetermin, Serviceressource, Serviceregion).

1. Suchen und öffnen Sie Benutzerregionen im App Launcher.
2. Klicken Sie auf Neu.
3. Wählen Sie eine Serviceregion aus.
4. Wählen Sie den Benutzer aus, den Sie als Mitglied der öffentlichen Gruppe dieser Region hinzufügen möchten.

Einrichten der Freigabe für Field Service-Ressourcen

Diese Einstellungen ermöglichen es Disponenten, den Zugriff auf den Termin und die zugehörigen Informationen so lange zu steuern, bis sie die Details des Termins fertiggestellt haben.

1. Geben Sie unter "Setup" im Feld "Schnellsuche" den Text Field Service-Einstellungen ein und wählen Sie dann Field Service-Einstellungen aus.
2. Wählen Sie eine dieser Optionen aus. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Informationssymbol einer Einstellung, um Details anzuzeigen.
   1. Abgesendete Servicetermine für ihre zugewiesenen Ressourcen freigeben
   2. Übergeordnete Arbeitsaufträge von Serviceterminen für ihre zugewiesenen Ressourcen freigeben
   3. Servicebelegschaftsmitglieder ihre Servicetermine bearbeiten lassen
3. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Überlegungen zur Field Service-Objektfreigabe

Bevor Sie mit der Freigabe von Objekten beginnen, sollten Sie einige Überlegungen lesen.

Beispiel

John ist Disponent für die Serviceregion "New Jersey". Sein Benutzerregionsdatensatz gibt ihm Zugriff auf Außendienstdatensätze aus New Jersey. Frau Meier ist eine mobile Mitarbeiterin für die Serviceregion "Mecklenburg-Vorpommern". Am 1. August zieht sie jedoch in die Serviceregion "Niedersachsen".

Damit der Umzug von Frau Madison berücksichtigt wird, fügt der Administrator in ihrem Serviceregionsmitglieds-Datensatz für "Pennsylvania" den 31. Juli als Enddatum hinzu. Erstellen Sie anschließend einen neuen Serviceregionsmitglieds-Datensatz für "Madison", dessen Startdatum der 1. August ist. 

Wenn der Freigabeauftrag für die Benutzerregion so konfiguriert ist, dass er täglich für alle Serviceregionen, einschließlich Pennsylvania und New Jersey, ausgeführt wird, berechnet dieser Auftrag, auf welche Datensätze Benutzer zugreifen müssen. Da der rückwärts gerichtete Zeithorizont des Auftrags auf einen Tag festgelegt ist, kann Herr Jürgens bereits einen Tag, bevor Frau Meier ihre Arbeit in Niedersachsen aufnimmt, auf ihre Field Service-Datensätze zugreifen.