Toegang beperken tot Field Service-records
Wanneer u het beheerde pakket voor Field Service installeert, worden de standaardinstellingen voor delen voor de hele organisatie ingesteld op Openbaar lezen/schrijven voor de objecten Werkorders, Werkorderregelitem en Serviceafspraak. Daarom kunnen alle gebruikers deze records weergeven en bijwerken, zelfs als de records eigendom zijn van andere gebruikers. De meeste Field Service-klanten kiezen er echter voor om de toegang tot deze records te beperken, zodat hun teamleden alleen de records zien die relevant voor ze zijn en op een need-to-know-basis, bijvoorbeeld een dispatcher met alleen toegang tot serviceafspraken voor de serviceterritoria die ze beheren.
Vereiste editions
| Beschikbaar in: Salesforce Classic (niet in alle organisaties beschikbaar) en Lightning Experience |
| De kernvoorzieningen, het beheerde pakket en de mobiele app van Agentforce Field Service en Operations zijn beschikbaar in de Enterprise, Unlimited en Developer Edition. |
| Benodigde gebruikersmachtigingen | |
|---|---|
| Voor het beperken van de toegang tot Field Service-records: | Beheermachtigingen Field Service |
Dit is een voorziening voor beheerde pakketten van Field Service.
Standaardtoegang beperken tot Field Service-objecten
Beperk standaardtoegang tot kernobjecten van Field Service (Werkorder, Werkorderregelitem, Serviceafspraak, Serviceresource, Serviceterritorium).
- Geef vanuit Set-up Instellingen voor delen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Instellingen voor delen.
- Klik op Bewerken.
-
Selecteer in de kolom Standaard interne recordtoegang Privé voor de objecten waartoe u toegang wilt beperken.
Als u verzonden serviceafspraken wilt delen met gebruikers van Experience Cloud-sites wanneer Standaard interne toegang is ingesteld op Privé of Openbaar alleen-lezen, stelt u Standaard externe toegang ook in op Privé of Openbaar alleen-lezen. Als Standaard interne toegang is ingesteld op Openbaar lezen/schrijven, kunnen gebruikers van Experience Cloud-sites verzonden afspraken alleen zien wanneer Standaard externe toegang is ingesteld op Openbaar lezen/schrijven en u het delen van verzonden afspraken met resources inschakelt.
- Sla uw wijzigingen op.
Field Service-objectrecords delen met openbare groepen
Configureer functionaliteit om serviceafspraken, werkorders, serviceterritoria en serviceresources te delen met Openbare groepen. Wanneer u een model voor privé delen gebruikt voor objecten Serviceresource, Serviceterritorium, Serviceafspraak, Werkorder en Werkorderregelitem, moeten dispatchers of callcentervertegenwoordigers toegang hebben tot de records van serviceresources en serviceafspraken binnen hun beheerde territoria.
- Selecteer in Field Service-instellingen Delen en selecteer vervolgens Geplande taken.
-
Selecteer Delen van gebruikersterritoria inschakelen.
Wanneer een serviceterritorium wordt gemaakt, wordt er in Set-up een Openbare groep gemaakt met de naam ervan en wordt het serviceterritorium gedeeld met de Openbare groep. Wanneer een serviceafspraak wordt gemaakt waarvoor een serviceterritorium is gedefinieerd, wordt er bovendien een regel voor delen gemaakt om de afspraak te delen met het serviceterritorium dat aan de afspraak is gekoppeld. Dit proces voor delen zorgt ervoor dat elke gebruiker die lid is van de Openbare groep voor het territorium, toegang heeft tot records die ermee worden gedeeld.
-
Selecteer Bovenliggende werkorder delen wanneer serviceafspraak wordt gedeeld.
Deze optie zorgt ervoor dat elke werkorder wordt gedeeld met de openbare groep Serviceterritorium, die in de vorige stap is gemaakt.
-
Selecteer Gebruikersgroepen automatisch vullen op basis van Gebruikersterritorium.
Wanneer een record Gebruikersterritorium wordt gemaakt, wordt de gebruiker die in de record is gedefinieerd (doorgaans een callcentervertegenwoordiger of dispatcher die een specifiek territorium beheert) toegevoegd aan de Openbare groep die overeenkomt met het territorium dat in de record is gedefinieerd. Dit proces geeft de gebruiker toegang tot alle records die voor dat serviceterritorium worden gedeeld met de Openbare groep
De gebruikersterritoriumtaak configureren
Serviceresources vereisen initiële en regelmatige beoordelingen om te bepalen of ze moeten worden toegevoegd aan of verwijderd uit de openbare groep op basis van de duur van hun territoriumtoewijzing. Field Service biedt een voorziening Gebruikersterritoriumtaak om de evaluatie van serviceafspraken voor delen te vergemakkelijken.
- Klik op het +-pictogram naast Gebruikersterritoria om het menu Taak van gebruikersterritorium uit te vouwen en te bevestigen dat Actief is geselecteerd.
- Selecteer voor welke territoria u delen wilt controleren. Beperk elke taak tot minder dan 200 territoria.
-
Selecteer een waarde voor Tijdhorizon in dagen.
Het veld Tijdhorizon in dagen bepaalt hoe ver vóór het territoriumlidmaatschap van een resource deze moet worden gedeeld met de openbare groep die aan het territorium is gekoppeld. Hoe ver van tevoren gebruikers (callcentervertegenwoordigers en dispatchers) die lid zijn van die openbare groep, toegang hebben tot hun serviceresourcerecord en de resource kunnen zien in het Gantt-diagram van de Classic Dispatch Console. Selecteer bijvoorbeeld 7 om serviceresources te delen met dispatchers 7 dagen vóór hun territoriumlidmaatschap voor het territorium dat de dispatcher beheert.
-
Selecteer een waarde voor Tijdhorizon in dagen (Terug).
Het veld Tijdhorizon in dagen (Terug) bepaalt hoe ver nadat het territoriumlidmaatschap van een resource is beëindigd, de resource moet worden gedeeld met de openbare groep die aan het territorium van de resource is gekoppeld. Selecteer bijvoorbeeld 7 om ervoor te zorgen dat dispatchers het werk van de serviceresource in de planning van de vorige week zien in het Gantt-diagram. Na 8 dagen ziet de dispatcher de serviceresource of diens planning niet meer.
-
Configureer de Frequentie-instellingen van de taak.
- Selecteer Terugkerend.
- Selecteer alle maanden onder de sectie Maand.
- Selecteer Specifiek uur en geef vervolgens een waarde op voor de velden Uur en Minuut om te definiëren wanneer de taak wordt uitgevoerd. U wordt aangeraden om de taak buiten kantooruren te laten uitvoeren, zodat recordtoegang niet verandert tijdens een werkdag. Selecteer bijvoorbeeld 0 voor het veld Uur en 0 voor het veld Minuut, zodat de taak om middernacht wordt uitgevoerd. Als u wilt definiëren hoe vaak de taak wordt uitgevoerd, selecteert u Terugkerende tijd en gebruikt u de pijlen omhoog en omlaag om het interval te selecteren.
- Configureer hoe vaak de taak moet worden uitgevoerd. Als het lidmaatschap van een serviceterritorium vaak verandert, selecteert u Dag van de week en selecteert u vervolgens elke weekdag om het lidmaatschap van een territorium elke dag te evalueren. Als het lidmaatschap van een serviceterritorium niet vaak verandert, kunt u de taak minder vaak laten uitvoeren. Selecteer Dag van de maand en selecteer vervolgens een niet-werkdag zoals za om de taak eenmaal per 30 dagen uit te voeren.
- Sla uw wijzigingen op.
- Klik optioneel op Nu uitvoeren om records voor delen van serviceresources naar of van Openbare groepen opnieuw te evalueren en bij te werken.
Dispatchers en callcentervertegenwoordigers toevoegen aan de openbare groep van een serviceterritorium
Geef callcentervertegenwoordigers en dispatchers toegang tot de records (Werkorder, Werkorderregelitem, Serviceafspraak, Serviceresource, Serviceterritorium) die ze beheren.
- Zoek en open Gebruikersterritoria vanuit de Appstarter.
- Klik op Nieuw.
- Selecteer een serviceterritorium.
- Selecteer de gebruiker die u wilt toevoegen als lid van de openbare groep van dat territorium.
De gebruiker wordt toegevoegd aan de openbare groep voor dat territorium en de gebruiker krijgt toegang tot alle werkorders, serviceafspraken, serviceresources en alle andere records die met de openbare groep worden gedeeld.
Delen voor Field Service-resources instellen
Met deze instellingen kunnen dispatchers toegang tot de afspraak en de daaraan gerelateerde informatie beheren tot ze de details van de afspraak hebben afgerond.
- Geef vanuit Set-up Field Service-instellingen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Field Service-instellingen.
-
Selecteer een van deze opties. Houd de aanwijzer boven het informatiepictogram van een instelling voor details.
- Verzonden serviceafspraken delen met de toegewezen resources ervan
- Bovenliggende werkorders van serviceafspraken delen met de toegewezen resources ervan
- Serviceploegleden toestaan hun serviceafspraken te bewerken
- Sla uw wijzigingen op.
Overwegingen bij het delen van Field Service-objecten
Voordat u objecten gaat delen, neemt u eerst enkele overwegingen door.
Algemene overwegingen
- Wanneer een serviceresource wordt verwijderd uit een serviceafspraak, wordt delen alleen verwijderd voor die serviceafspraak. Delen voor de bovenliggende werkorder blijft behouden.
- Wanneer u aangepaste logica voor delen gebruikt, moet u ervoor zorgen dat elke dispatcher toegang voor lezen/schrijven in plaats van alleen-lezen krijgt voor de serviceafspraken in diens territorium, zodat deze de planning van Serviceresources kan bewerken.
- Wanneer een afspraak wordt geannuleerd, is deze alleen zichtbaar voor de eigenaar van de afspraak en de relevante dispatchers, op basis van het gebruikersterritoriumobject.
- U kunt dispatchers toegang geven tot records door informatie dwars door territoria te delen en kalenders te synchroniseren om afwezigheid en andere events op te nemen.
- In sommige Salesforce-organisaties bevat de app Beheerder Field Service soortgelijke opties voor delen. Het wordt aanbevolen de app-instellingen voor delen uit te schakelen en de instellingen van Set-up te gebruiken.
- Wanneer u de eigenaar van een gedeeld object wijzigt, wordt het delen van dit object verwijderd voor de openbare groep van het serviceterritorium en kunt u het alleen opnieuw toepassen als u het veld Serviceterritorium van het object bijwerkt. Voor het object Serviceafspraak kunt u de afspraak ook opnieuw plannen naar een andere resource.
- Wanneer een van deze instellingen is ingeschakeld, kan een asynchrone deeltaak worden uitgevoerd na elke statuswijziging voor een serviceafspraak: Field Service-instellingen | Delen | Geplande taken | Delen van gebruikersterritoria inschakelen of Field Service-instellingen | Verzending | Geplande taken | Vermeld toegewezen gebruiker wanneer de serviceafspraak wordt verzonden.
Overwegingen bij het delen van serviceresources (gebruikersterritoriumtaak)
- Wanneer Delen van gebruikersterritoria is ingeschakeld en de optie Gebruikersgroepen automatisch vullen op basis van gebruikersterritorium is ingeschakeld, voert de Apex regel voor gebruikersterritoria deze acties uit.
- Als u een serviceterritorium maakt, wordt een openbare groep met dezelfde naam gemaakt. De openbare groep wordt toegevoegd aan het object ServiceTerritoryShare.
- Als u een gebruikersterritoriumrecord maakt, wordt de gebruiker toegevoegd aan de openbare groep voor dat serviceterritorium.
- Als u een serviceafspraak maakt met dat serviceterritorium, wordt de openbare groep aan het object ServiceAppointmentShare toegevoegd om toegang tot de record te verlenen.
- Wanneer een serviceafspraak met dat territorium wordt gedeeld, worden gerelateerde bovenliggende records (zoals accounts, activa, opportunities, werkorders en werkorderregelitems) ook gedeeld. De serviceafspraakrecord en de bovenliggende record ervan worden gedeeld met de gekoppelde openbare groep en de gebruikers ervan. Als de bovenliggende record van de afspraak een werkorderregelitem is, wordt de gekoppelde werkorder ook gedeeld. Selecteer optioneel in Field Service-instellingen onder Delen Geplande taken welke bovenliggende objecten worden gedeeld wanneer een afspraak wordt gedeeld. Bijvoorbeeld, om Werkorders maar niet Accounts te delen, vinkt u Bovenliggende Werkorder delen wanneer Serviceafspraak wordt gedeeld aan en neemt u het vinkje voor Bovenliggende Account delen wanneer Serviceafspraak wordt gedeeld weg.
- Als u Delen van gebruikersterritoria niet hebt ingeschakeld of de instellingen voor delen niet privé waren toen u de serviceterritoriarecords maakte, moet u de records voor delen handmatig maken.
- Namen van openbare groepen moeten uniek zijn. Delen van gebruikersterritoria werkt bijvoorbeeld niet als u een wachtrij hebt met dezelfde naam als een van uw openbare groepen.
- Wanneer een serviceafspraak wordt gemaakt zonder gebruikersterritorium, wordt deze gekoppeld aan de openbare groep Field Service-standaard. Met deze standaardgroep kan een gebruiker toegang krijgen tot een serviceafspraak en werkorder, zelfs als er geen territorium is gekoppeld. Field Service voegt gebruikers in alle gebruikersterritoria toe als leden van deze openbare groep. Als u een dispatcher bent, kunt u het Gantt-diagram filteren en serviceafspraken weergeven die niet zijn gekoppeld aan een territorium.
- Dispatchers moeten instellingen voor delen hebben voor het primaire serviceterritorium van een serviceresource om de planning van de resource te kunnen beheren.
John is dispatcher voor het serviceterritorium New Jersey. Zijn gebruikersterritoriumrecord geeft hem toegang tot Field Service-records in New Jersey. Madison is een mobiele medewerker voor het serviceterritorium Pennsylvania, maar op 1 augustus verhuist ze naar het territorium New Jersey.
Voeg daarom de einddatum 31 juli toe aan het lidrecord voor het serviceterritorium Pennsylvania. Maak vervolgens een lidrecord voor het serviceterritorium New Jersey voor Madison met een begindatum van 1 augustus.
Met de taak voor delen van gebruikersterritoria geconfigureerd voor dagelijkse uitvoering voor alle serviceterritoria, inclusief Pennsylvania en New Jersey, berekent deze taak tot welke records gebruikers toegang nodig hebben. Aangezien de achterwaartse tijdhorizon van de taak is ingesteld op één dag, krijgt John één dag voordat Madison in New Jersey begint te werken, toegang tot haar Field Service-records.
