Skapa och länka bevisartefakter för IT-efterlevnad
Svara på bevisbegäranden genom att skapa en ny artefakt och ladda upp filer, eller genom att länka en befintlig artefakt som redan uppfyller begäran. Om samma bevisartefakt gäller för flera begäranden, länka den befintliga filen istället för att skapa dubbletter.
Versioner som krävs
| Tillgängliga i: Lightning Experience |
| Tillgängliga i: Enterprise, Performance och Unlimited Editions med Agentforce IT Service. |
| Användarbehörigheter som krävs | |
|---|---|
| Skapa och skicka in bevisartefakter: | Behörighetsuppsättningen IT-efterlevnadsuppfyllare ELLER Behörighetsuppsättningen Avsändare av IT-efterlevnad (för medarbetarportal) |
Bevisartefakter är filer, skärmbilder, rapporter och annat material som bevisar efterlevnad av en kontroll eller ett krav. Varje artefakt är länkad till en eller flera bevisbegäranden och rör sig genom en statuslivscykel från Utkast till Skickad till Verifierad. När en artefakt har verifierats och accepterats låses den permanent och blir en del av den officiella granskningsposten.
Skapa en ny artefakt och ladda upp filer
Skapa en ny artefakt om bevisen inte redan finns i systemet. Ladda upp filerna, lägg till sammanhang i artefakttextfältet om det behövs och skicka artefakten för granskning.
- Från appen Evidence Hub, öppna bevisbegäran som artefakten hör till.
- Gå till fliken Artefakter i begäran och klicka på Skapa ny artefakt.
-
I dialogrutan Skapa ny bevisartefakt, fyll i artefaktdetaljerna:
- Artefaktnamn. Ett kort, beskrivande namn som talar om för granskaren vad artefakten bevisar, till exempel HRIS (Workday) Employee Termination Log (De senaste 30 dagarna).
- Beskrivning. En kort sammanfattning av bevisen och hur de uppfyller begäran.
- Klassificering. Artefaktens känslighetsnivå, till exempel Intern, Konfidentiell eller Begränsad. Klassificeringen hjälper granskare att hantera artefakten korrekt och visas i artefaktlistvyn.
- Insamlingsmetod. Hur bevisen samlades in. Sätt detta till Manuell uppladdning när du själv bifogar filer.
- Status. Lämna som utkast medan du fortfarande förbereder artefakten. Flytta den till Skickad när bevisen är redo för efterlevnadsteamet att verifiera.
- Giltigt till datum. Valfritt. Datum då bevisen går ut, om de har en begränsad hållbarhet (till exempel en granskning av kvartalsvis åtkomst).
- Extern länk. Valfritt. En URL som pekar till källsystemet eller det externa dokument som säkerhetskopierar artefakten.
- Artefakttext. Valfritt. Friformtextinnehåll för bevis som inte har en fil, till exempel ett skriftligt intyg.
-
Klicka på Spara.
Artefakten skapas med ett automatiskt skapat nummer (till exempel ART-000000005) och visas på begärans flik Artefakter.
- Öppna artefakten som du just skapade och gå till fliken Filer.
-
Lägg till de stödjande filerna.
- Klicka på Lägg till filer.
-
I dialogrutan Välj filer, välj hur filen ska bifogas:
- För att ladda upp en ny fil, välj Ladda upp fil och välj filen från din dator.
- För att bifoga en fil som redan finns i ditt arbetsområde, välj en källa till vänster (Ägs av mig, Delas med mig, Senaste, Följer, Bibliotek eller Relaterade filer) och välj filen från listan.
- För att bifoga en fil från en extern källa som Google Drive, OneDrive eller SharePoint, välj källan från listan. Externa källor visas endast här när din organisation är ansluten genom Files Connect och du har åtkomst till källan.
-
Klicka på Lägg till.
Filerna är bifogade till artefakten och listas på fliken Filer.
Jordan Chen, en molninfrastrukturtekniker på Cumulus Bank, får en bevisbegäran som ber om en export av S3-hinkkryptering. Han loggar in i AWS, exporterar hinkkonfigurationen som en CSV-fil och öppnar appen Evidence Hub. Jordanien går till bevisbegäran och väljer Ny på fliken Artefakter. Han fyller i följande fält:
- Artefaktnamn: Export av AWS S3-krypteringskonfiguration - 2026-05-12
- Klassificering: Konfidentiellt
- Artefakttext: (lämnas tomt, eftersom CSV-filen innehåller alla obligatoriska data)
Jordan sparar artefakten, går till fliken Filer och laddar upp CSV-exporten. Han förhandsgranskar filen för att bekräfta att den innehåller hinknamn, region, krypteringsstatus och KMS-nyckel-ID-kolumner som specificeras i begärandeinstruktionerna. När han är säker på att artefakten är färdig ändrar Jordan status från Utkast till Skickad. Rachel Anderson, efterlevnadsgranskaren, får en notis och öppnar artefakten för att påbörja sin granskning.
Länka en befintlig artefakt till en begäran
Om en artefakt som du redan har skapat uppfyller en ny bevisbegäran, länka den befintliga artefakten till den nya begäran istället för att ladda upp samma filer igen.
Detta arbetsflöde är användbart när samma bevis gäller för flera granskningskontroller eller ramverk. Till exempel kan en kvartalsrapport om användaråtkomst uppfylla begäranden i både en granskning av efterlevnad och en granskning av intern styrning. Skapa artefakten en gång och länka den till båda begärandena.
- Från appen Evidence Hub, öppna bevisbegäran som du vill lägga till artefakten i.
- Gå till fliken Artefakter och klicka på Lägg till befintlig artefakt.
- Hitta den artefakt du vill länka och välj den.
-
Bekräfta att artefakten ska läggas till i begäran.
Artefakten visas på begärans flik Artefakter bredvid alla artefakter som skapats direkt i begäran.
För att ta bort en länkad artefakt senare, till exempel om du bestämmer att den inte är relevant för denna begäran trots allt—öppna begärans flik Artefakter och ta bort artefakten från listan. Själva artefaktposten, och alla andra begäranden den är länkad till, påverkas inte.
Jordan Chen har tidigare skapat en artefakt som heter Q3 2026 AWS IAM User Access Review Report för en granskning av efterlevnad. Artefakten bekräftades och accepterades för två veckor sen.
Nu kör Rachel Anderson en intern styrningsgranskning och skapar en ny bevisbegäran som även kräver granskningsrapporten för Q3-åtkomst. Istället för att be Jordan ladda upp samma rapport igen öppnar Rachel den nya bevisbegäran, väljer Länka befintlig artefakt på fliken Artefakter, söker efter IAM-rapporten Q3 2026 och länkar den till den nya begäran.
Artefakten visas omedelbart med status Verifierad - Accepterad och Rachel behöver inte bekräfta den igen. Artefakten är nu länkad till både granskningen av efterlevnadsgranskning och granskningen av intern styrning, och alla framtida användare av någon av granskningarna kan se samma verifierade bevis.
