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Gestionar transiciones de ciclo de vida de activos de hardware de forma masiva
Realice transiciones de ciclo de vida críticas en un gran grupo de activos de hardware de forma simultánea para ahorrar tiempo y mantener registros de inventario precisos.
Ediciones necesarias
| Disponible en: Lightning Experience |
| Disponible en: Ediciones Enterprise, Performance y Unlimited con Agentforce IT Service. |
El procesamiento por lotes de Gestión de activos de hardware automatiza las actualizaciones para la recuperación, actualización y disposición de activos, reduciendo el esfuerzo manual y los posibles errores.
Marco de trabajo de gestión por lotes
Las acciones masivas utilizan el marco de trabajo de Gestión por lotes Salesforce. Este marco admite el procesamiento dinámico, de modo que puede filtrar y pasar identificadores de activos específicos a un trabajo por lotes en vez de basarse en criterios estáticos. Como estos procesos se ejecutan de forma asíncrona en segundo plano, continúan funcionando mientras el sistema gestiona actualizaciones de gran volumen.
Métodos para iniciar acciones masivas
Dependiendo del volumen de registros, inicie transiciones masivas utilizando dos métodos:
- Selección basada en filtro: Desde la vista de lista Activos, utilice filtros estándar para identificar un grupo de activos, como todos los portátiles en una oficina específica. Seleccione hasta 200 registros directamente desde la vista de lista para desencadenar una acción masiva.
- Carga de archivos CSV: Para procesar volúmenes masivos, cargue un archivo CSV que contenga hasta 10.000 Id. de registro de activo. El marco de trabajo obtiene el archivo y pasa los Id. al trabajo por lotes para su procesamiento.
Transiciones de ciclo de vida admitidas
Las acciones masivas admiten tres casos de uso principales:
- Devolver activos: Inicie el proceso de devolución de los activos asignados. El sistema desencadena emails de devolución y notificaciones de Slack a empleados asignados.
- Devolver activos envejecidos: Inicie el proceso de devolución para hardware antiguo. El sistema actualiza el estado del activo a Pendiente de devolución y notifica a los usuarios.
- Desechar activos: Agregue activos retirados o en stock a una orden de eliminación nueva o existente. Esta acción realiza la transición del estado del activo a Eliminación pendiente.
Notificaciones automatizadas y admisión de empleados
Cuando un gestor de activos desencadena un proceso por lotes para actualizar o reclamar activos, los propietarios asignados reciben emails automatizados y notificaciones de Slack. Estas notificaciones incluyen un vínculo al portal de autoservicio Gestión de activos de hardware de TI. Desde el portal, los empleados completan un flujo de admisión para reconocer la solicitud y programar la logística de devolución. Este proceso genera las órdenes de devolución necesarias para el equipo de inventario. Para las eliminaciones de activos, el proceso por lotes asigna activos a una orden de eliminación y genera las partidas de órdenes de eliminación. Los propietarios de activos no reciben emails ni vínculos de portal para las eliminaciones. En su lugar, el sistema envía una notificación de Slack sobre el estado del trabajo por lotes al administrador de activos que inició el proceso.
Auditoría y trazabilidad
Para mantener una cadena de custodia completa, la Cronología de activo registra cada transición de acción masiva. Esto crea un seguimiento de auditoría que registra:
- Fecha y hora de la transición.
- Usuario o proceso automatizado que inició el cambio.
- Cambios de campo específicos, como actualizaciones de estado de Asignado a Reclamación pendiente.
- Vínculos a registros relacionados, como la Orden de eliminación o la Solicitud de servicio.
Estos registros admiten el cumplimiento organizativo y proporcionan una vista completa del historial de un activo desde la adquisición hasta la eliminación final.
