Gestion en masse des transitions du cycle de vie des actifs matériels

Infrastructure de gestion par lot

Les actions en masse utilisent l'infrastructure Salesforce Batch Management. Cette infrastructure prend en charge le traitement dynamique. Par conséquent, vous pouvez filtrer et transmettre des ID d'actif spécifiques dans une tâche par lot au lieu de vous appuyer sur des critères statiques. Comme ces processus sont exécutés de façon asynchrone en arrière-plan, ils continuent de fonctionner pendant que le système gère les mises à jour à haut volume.

Méthodes d'initiation d'actions en masse

Selon le volume d'enregistrements, initiez des transitions en masse en utilisant deux méthodes :

• Sélection basée sur le filtre : Dans la vue de liste Actifs, utilisez des filtres standard pour identifier un groupe d'actifs, par exemple tous les ordinateurs portables d'un bureau spécifique. Sélectionnez jusqu'à 200 enregistrements directement depuis la vue de liste pour déclencher une action en masse.
• Chargement de fichier CSV : Pour traiter des volumes importants, chargez un fichier CSV contenant jusqu'à 10 000 ID d'enregistrement d'actif. L'infrastructure récupère le fichier et transmet les ID dans la tâche par lot pour traitement.

Transitions du cycle de vie prises en charge

Les actions en masse prennent en charge trois cas d'utilisation principaux :

• Return Assets : Initiez le processus de retour des actifs attribués. Le système déclenche des e-mails de retour et des notifications Slack pour les employés attribués.
• Rendement Actifs vieillissants : Démarrez le processus de retour de matériel vieillissant. Le système met à jour le statut de l'actif sur Retour en attente et notifie les utilisateurs.
• Disposer des actifs : Ajoutez des actifs retirés ou en stock à une commande de disposition nouvelle ou existante. Cette action transfère le statut de l'actif vers Disposition en attente.

Notifications automatisées et admission des employés

Lorsqu'un gestionnaire d'actifs déclenche un processus par lot pour actualiser ou récupérer des actifs, les propriétaires attribués reçoivent des e-mails automatisés et des notifications Slack. Ces notifications incluent un lien vers le portail en libre-service Gestion des actifs matériels TI. Depuis le portail, les employés remplissent un flux d'admission pour confirmer la demande et planifier la logistique de retour. Ce processus génère les commandes de retour nécessaires pour l'équipe d'inventaire. Pour des cessions d'actifs, le processus par lot attribue des actifs à une commande de cession et génère les éléments de ligne de commande de cession. Les propriétaires d'actifs ne reçoivent aucun e-mail ou lien de portail pour les cessions. À la place, le système envoie une notification Slack sur le statut de la tâche par lot à l'administrateur de l'actif qui a initié le processus.

Audit et traçabilité

Pour maintenir une chaîne de possession complète, la Chronologie des actifs consigne chaque transition d'action en masse. Cela crée un journal d'audit qui enregistre :

• Date et heure de la transition.
• Utilisateur ou processus automatisé qui a initié la modification.
• Des modifications de champ spécifiques, telles que des mises à jour de statut de Attribué à Récupération en attente.
• Liens vers des enregistrements associés, tels que Commande de dépôt ou Demande de service.

Ces enregistrements appuient la conformité organisationnelle et offrent une vue complète de l'historique d'un actif, depuis l'acquisition jusqu'à la disposition finale.