ハードウェア納入商品ライフサイクル移行の一括管理

一括管理フレームワーク

一括アクションでは、Salesforce Batch Management フレームワークが使用されます。このフレームワークは動的処理をサポートしているため、静的条件に依存するのではなく、特定のアセット ID を絞り込んで一括処理ジョブに渡すことができます。これらのプロセスはバックグラウンドで非同期に実行されるため、システムで大量の更新が処理されている間も作業を続行します。

一括アクションを開始する方法

レコードの量に応じて、次の 2 つの方法を使用して一括移行を開始します。

• 条件ベースの選択: 資産リストビューから、標準の検索条件を使用して、特定のオフィスにあるすべてのノートパソコンなど、資産のグループを識別します。一括アクションをトリガーするには、リストビューから直接最大 200 件のレコードを選択します。
• CSVファイルのアップロード: 大量のデータを処理するには、最大10,000件の資産レコードIDを含むCSVファイルをアップロードします。フレームワークはファイルを取得して、ID を一括処理ジョブに渡します。

サポートされるライフサイクル移行

一括アクションでは、次の 3 つの主要な使用事例がサポートされます。

• 納入商品の返却: 割り当てられた納入商品の返却プロセスを開始します。割り当てられた従業員への返信メールと Slack 通知がトリガーされます。
• 古くなった資産の返却: 古くなったハードウェアの返却プロセスを開始します。納入商品の状況が [返品待機中] に更新され、ユーザーに通知されます。
• 資産の処分: 廃棄資産または在庫資産を新規または既存の処理注文に追加します。このアクションにより、納入商品の状況が [処理待機中] に移行します。

自動通知と従業員受入

アセットマネージャーが一括処理を開始してアセットを更新または再利用すると、割り当てられた所有者に自動メールと Slack 通知が送信されます。これらの通知には、ITハードウェア資産管理セルフサービスポータルへのリンクが含まれます。従業員はポータルから受入フローを完了し、要請を承認して返品物流をスケジュールします。このプロセスにより、在庫チームに必要な返品注文が生成されます。納入商品の処理の場合、一括処理によって納入商品が処理注文に割り当てられ、処理注文品目が生成されます。資産所有者には、廃棄に関するメールやポータルリンクは送信されません。代わりに、一括処理ジョブの状況に関する Slack 通知が、プロセスを開始したアセット管理者に送信されます。

監査とトレーサビリティ

完全な管理過程を維持するために、納入商品タイムラインでは一括アクション移行がすべて記録されます。これにより、次の内容を記録する監査履歴が作成されます。

• 移行の日時。
• 変更を開始したユーザーまたは自動化プロセス。
• 特定の項目の変更 (状況の更新が [割り当て済み] から [再利用待機中] など)。
• 処理注文やサービス要請などの関連レコードへのリンク。

これらのレコードは、組織のコンプライアンスをサポートし、調達から最終処分までの納入商品の履歴を完全に把握できます。