Overgangen van de levenscyclus van hardware-activa in bulk beheren

Framework voor batchbeheer

Bulkacties gebruiken het framework van Salesforce Batchbeheer. Dit framework ondersteunt dynamische verwerking, zodat u specifieke activum-ID's kunt filteren en doorgeven aan een batchtaak in plaats van te vertrouwen op statische criteria. Omdat deze processen asynchroon op de achtergrond worden uitgevoerd, blijven ze werken terwijl het systeem updates met groot volume afhandelt.

Methoden voor het initiëren van bulkacties

Afhankelijk van het volume van records start u bulkovergangen met behulp van twee methoden:

• Op filter gebaseerde selectie: Gebruik vanuit de lijstweergave Activa standaardfilters om een groep activa te identificeren, zoals alle laptops in een specifiek kantoor. Selecteer maximaal 200 records rechtstreeks vanuit de lijstweergave om een bulkactie te activeren.
• CSV-bestand uploaden: Upload voor het verwerken van enorme volumes een CSV-bestand met maximaal 10.000 activumrecord-ID's. Het framework haalt het bestand op en geeft de ID's door aan de batchtaak voor verwerking.

Ondersteunde levenscyclusovergangen

Bulkacties ondersteunen drie primaire gebruikscases:

• Retouractiva: Start het retourproces voor toegewezen activa. Het systeem activeert retour-e-mailberichten en Slack-kennisgevingen aan toegewezen medewerkers.
• Retourverouderingsactiva: Start het retourproces voor verouderde hardware. Het systeem werkt de activumstatus bij naar In afwachting van retour en informeert gebruikers.
• Activa verwijderen: Voeg ingetrokken of op voorraad zijnde activa toe aan een nieuwe of bestaande verkooporder. Met deze actie wordt de activumstatus overgezet naar In afwachting van verwijdering.

Geautomatiseerde kennisgevingen en Intake van medewerker

Wanneer een activummanager een batchproces activeert om activa te vernieuwen of terug te vorderen, ontvangen toegewezen eigenaren geautomatiseerde e-mailberichten en Slack-kennisgevingen. Deze kennisgevingen bevatten een koppeling naar de selfserviceportal IT Hardware Asset Management. Vanuit de portal voltooien medewerkers een intakestroom om de aanvraag te bevestigen en retourlogistiek te plannen. Dit proces genereert de benodigde retourorders voor het voorraadteam. Voor afstoting van activa wijst het batchproces activa toe aan een afstotingsorder en genereert het de regelitems van de afstotingsorder. Activumeigenaars ontvangen geen e-mailberichten of portalkoppelingen voor afstoting. In plaats daarvan verzendt het systeem een Slack-kennisgeving over de status van de batchtaak naar de activumbeheerder die het proces heeft geïnitieerd.

Controle en traceerbaarheid

Om een volledige keten van bewaring te behouden, registreert de Activumtijdlijn elke overgang van bulkacties. Hierdoor wordt een controletraject gemaakt dat het volgende vastlegt:

• Datum en tijd van de overgang.
• Gebruiker of geautomatiseerd proces dat de wijziging heeft geïnitieerd.
• Specifieke veldwijzigingen, zoals statusupdates van Toegewezen naar In behandeling zijnde claim.
• Koppelingen naar gerelateerde records, zoals de verwerkingsorder of het serviceverzoek.

Deze records ondersteunen naleving van de organisatie en bieden een volledig overzicht van de historie van een activum vanaf de inkoop tot de definitieve verwijdering.