大量管理硬體資產生命週期轉換

批次管理架構

大量動作使用 Salesforce 批次管理架構。此架構支援動態處理,因此您可以篩選並將特定資產識別碼傳送至批次工作,而不是依賴靜態條件。由於這些程序在背景中非同步執行,因此會在系統處理大量更新時繼續運作。

起始大量動作的方法

根據記錄量,使用兩種方法起始大量轉換:

• 篩選條件式選擇:從「資產」清單檢視中,使用標準篩選條件來識別資產群組,例如特定辦公室中的所有筆記型電腦。直接從清單檢視中選取最多 200 個記錄,以觸發大量動作。
• CSV 檔案上載:若要處理大量資料,請上載包含最多 10,000 個資產記錄識別碼的 CSV 檔案。架構會取用檔案,並將識別碼傳送至批次工作以供處理。

支援的生命週期轉換

大量動作支援三個主要使用個案:

• 傳回資產:起始已指派資產的退貨流程。系統會觸發傳回電子郵件和 Slack 通知給指派的員工。
• 傳回帳齡資產:啟動舊版硬體的退貨流程。系統會將資產狀態更新為「待處理退貨」,並通知使用者。
• 處理資產:將已淘汰或庫存資產新增至新的或現有的處理訂單。此動作會將資產狀態轉換為「待處理」。

自動通知與員工接收

當資產管理員觸發批次流程來重新整理或取回資產時,指派的擁有者會收到自動電子郵件和 Slack 通知。這些通知包含「IT 硬體資產管理」自助式入口網頁的連結。員工可從入口網頁完成入院流程以確認要求並排程退貨物流。此流程會為庫存小組產生必要的退貨單。針對資產處理,批次流程會將資產指派給處理訂單,並產生處理訂單條列項目。資產擁有者不會收到處理的電子郵件或入口網頁連結。系統會改為將批次工作狀態的 Slack 通知傳送給起始流程的資產管理員。

稽核與可追溯性

為了維護完整的保管鏈,「資產時程表」會記錄每個大量動作轉換。這會建立稽核追蹤,記錄:

• 轉換的日期和時間。
• 起始變更的使用者或自動程序。
• 特定欄位變更,例如從「已指派至待處理的召回」更新狀態。
• 相關記錄的連結,例如「處理訂單」或「服務要求」。

這些記錄支援組織合規性,並提供從採購到最終處理的資產歷程記錄完整檢視。