IT 규정 준수에서 증거 아티팩트에 대한 고려 사항
아티팩트 상태가 작동하는 방식, 아티팩트 잠금 시기, 지원되는 파일 유형, 분류 수준의 의미를 이해하여 규정 준수 증거를 정확하고 안전하게 관리할 수 있습니다.
필수 Edition
| 지원 제품: Lightning Experience |
| 지원 제품: Agentforce IT 서비스가 포함된 Enterprise, Performance 및 Unlimited Edition. |
아티팩트 상태 수명 주기
증거 아티팩트는 생성에서 확인까지 정의된 상태 수명 주기를 거칩니다. 각 상태 전환은 다음 작업을 담당하는 사람에게 신호를 보내고 아티팩트를 편집할 수 있는지 여부를 제어합니다.
| 상태 | 누가 설정합니다. | 의미 | 다음 단계 |
|---|---|---|---|
| 초안 | 처리자 | 아티팩트가 생성되고 파일이 수집됩니다. 아티팩트를 편집할 수 있습니다. | 파일을 업로드하고 상태를 제출됨으로 변경합니다. |
| 제출됨 | 처리자 | 아티팩트 및 파일을 준수 검토할 준비가 되었습니다. | 검토자가 아티팩트를 검사하고 상태를 확인됨 - 수락됨 또는 확인됨 - 거부됨으로 설정합니다. |
| 확인됨 - 수락됨 | 규정 준수 검토자 | 아티팩트가 요구 사항을 충족합니다. 아티팩트 레코드 및 첨부된 모든 파일이 잠기고 읽기 전용이 됩니다. | 모든 아티팩트가 확인되면 증거 요청을 수락됨으로 표시할 수 있습니다. |
| 확인됨 - 거부됨 | 규정 준수 검토자 | 아티팩트가 불완전하거나 올바르지 않습니다. 검토자는 오류를 설명하는 사용자 의견으로 관찰 문을 채웁니다. | Fulfiller는 사용자 의견을 수신하고 문제를 수정하고 새 아티팩트를 만들거나 다시 제출합니다. |
아티팩트가 잠기면
상태가 확인됨 - 수락됨인 아티팩트는 읽기 전용입니다. 아티팩트가 승인된 후:
- 아티팩트의 필드는 편집할 수 없습니다.
- 아티팩트에 파일을 추가하거나 제거할 수 없습니다.
- 다운로드는 기본적으로 제한됩니다. 권한이 있는 사용자가 증거 미리 보기에서 아티팩트 파일을 다운로드할 수 있도록 하려면 Salesforce Go에서 증거 보기에서 증거 아티팩트 다운로드 켜기 설정을 설정합니다.
확인된 아티팩트가 나중에 올바르지 않거나 교체해야 하는 경우(예: 기본 소스 시스템 데이터가 다시 발행되어 있음) 잠긴 레코드를 편집하는 대신 새 아티팩트를 만들고 요청에 연결합니다. 원래 확인된 아티팩트는 감사 내역의 일부로 요청에 남아 있습니다.
지원되는 파일 형식
증거 아티팩트 미리 보기는 다음 파일 형식을 인라인으로 렌더링합니다.
- 이미지(PNG, JPG, GIF)
- 비디오 파일(MP4, MOV)
사무 문서(DOCX, XLSX, PPTX) 및 인라인으로 렌더링되지 않은 기타 형식의 경우 아티팩트에 파일을 첨부하고 검토자가 오프라인 검토를 위해 파일을 다운로드할 수 있습니다. Google Drive, OneDrive 또는 SharePoint와 같은 외부 소스에 저장된 파일을 첨부하려면 조직에 Salesforce Files Connect를 설정합니다.
파일이 없는 증거(예: 서면 증거 또는 설명)의 경우 문서를 업로드하는 대신 아티팩트 레코드의 아티팩트 텍스트 필드를 사용합니다.
분류 수준
증거 아티팩트의 분류 필드는 검토자와 감사자에게 해당 아티팩트가 얼마나 민감하고 어떻게 처리해야 하는지 알려줍니다. 분류는 올바른 처리를 안내하는 레이블이며 시스템 권한이나 액세스 제어가 변경되지 않습니다. 분류에 따라 조직의 데이터 보호 정책을 적용합니다.
| 분류 | 사용하는 경우 | 안내 처리 |
|---|---|---|
| 내부 | 증거는 내부용으로만 제공되며 민감하거나 규제된 데이터는 포함되지 않습니다. | 표준 조직 액세스 제어가 적용됩니다. 특별한 처리가 필요하지 않습니다. |
| 기밀 | 증거에는 재무 정보, 전략 계획 또는 독점 기술 세부 사항과 같은 비즈니스에 민감한 데이터가 포함됩니다. | 규정 준수 팀으로 공유를 제한합니다. 승인 없이 조직 외부에 배포하지 마십시오. |
| 제한됨 | 증거에는 개인 식별 정보(PII), 보호된 건강 정보(PHI), 결제 카드 데이터 또는 기타 민감한 규제 데이터가 포함됩니다. | 조직의 데이터 보호 정책에 따라 엄격한 액세스 제어를 적용합니다. 정기적으로 액세스를 감사합니다. |
연결 및 아티팩트 만들기 비교
동일한 증거가 여러 증거 요청을 충족하는 경우(예: 규정 준수 감사 검토 및 내부 거버넌스 감사 모두에 적용되는 분기별 사용자 액세스 검토 아티팩트) 기존 아티팩트를 중복을 만드는 대신 모든 관련 요청에 연결합니다.
연결하면 하나의 신뢰할 수 있는 소스가 유지되고 저장소 오버헤드가 줄어듭니다. 아티팩트를 연결하면 각 요청의 아티팩트 탭에 나타나며, 아티팩트에 대한 확인 상태 변경 사항이 연결된 모든 요청에 반영됩니다. 하나의 요청에서 링크를 제거해도 다른 요청에 대한 아티팩트의 연결에 영향을 미치지 않습니다.
