Att tänka på vad gäller bevisartefakter i IT-efterlevnad
Förstå hur artefaktstatusar fungerar, när artefakter låses, vilka filtyper som stöds och vad klassificeringsnivåer innebär, så att du kan hantera efterlevnadsbevis korrekt och säkert.
Versioner som krävs
| Tillgängliga i: Lightning Experience |
| Tillgängliga i: Enterprise, Performance och Unlimited Editions med Agentforce IT Service. |
Artefaktstatus livscykel
Bevisartefakter rör sig genom en definierad statuslivscykel från skapande till verifiering. Varje statusövergång signalerar vem som är ansvarig för nästa åtgärd och styr om artefakten kan redigeras.
| Status | Vem som anger det | Vad det innebär | Nästa steg |
|---|---|---|---|
| Utkast | Uppfyllare | Artefakt skapad, filer samlas in. Artefakten kan redigeras. | Ladda upp filer och ändra status till Skickad. |
| Skickad | Uppfyllare | Artefakt och filer är redo för granskning av efterlevnad. | Granskare inspekterar artefakten och ställer in statusen till Verifierad - Accepterad eller Verifierad - Avvisad. |
| Verifierad - Godkänd | Granskare av efterlevnad | Artefakt uppfyller kraven. Artefaktposten och alla bifogade filer låses och blir skrivskyddade. | Bevisbegäran kan markeras som Godkänd när alla artefakter har verifierats. |
| Verifierad - Avvisad | Granskare av efterlevnad | Artefakten är ofullständig eller felaktig. Granskare fyller i observationsuttrycket med feedback som förklarar vad som är fel. | Fulfiller får feedback, åtgärdar problemet och skapar en ny artefakt eller skickar in igen. |
När artefakter låses
Artefakter med status Bekräftad - Accepterad är skrivskyddade. När en artefakt har accepterats:
- Artefaktens fält kan inte redigeras.
- Filer kan inte läggas till eller tas bort från artefakten.
- Nedladdningar är begränsade som standard. För att låta auktoriserade användare ladda ner artefaktfiler från bevisförhandsvisaren, slå på inställningen Slå på nedladdning av artefakt från bevisvisare i Salesforce Go.
Om en verifierad artefakt senare visar sig vara felaktig eller behöver ersättas—till exempel på grund av att underliggande källsystemdata har återutfärdats—skapa en ny artefakt och länka den till begäran istället för att redigera den låsta posten. Den ursprungliga verifierade artefakten stannar på begäran som en del av granskningshistoriken.
Filtyper som stöds
Förhandsgranskningen av bevisartefakter återger följande filformat direkt:
- PDF-filer
- Bilder (PNG, JPG, GIF)
- Videofiler (MP4, MOV)
För kontorsdokument (DOCX, XLSX, PPTX) och andra format som inte återges direkt, bifoga filen till artefakten och granskare kan ladda ner den för offlinegranskning. För att bifoga filer som lagras i externa källor som Google Drive, OneDrive eller SharePoint, konfigurera Salesforce Files Connect för din organisation.
För bevis som inte har en fil—som ett skriftligt intyg eller en förklarande förklaring—använd fältet Artefakttext i artefaktposten istället för att ladda upp ett dokument.
Klassificeringsnivåer
Fältet Klassificering i bevisartefakten signalerar till granskare och granskare hur känslig artefakten är och hur den ska hanteras. Klassificering är en etikett som guidar korrekt hantering—den ändrar inte systembehörigheter eller åtkomstkontroller. Tillämpa din organisations dataskyddspolicyer baserat på klassificeringen.
| Klassificering | Använd när | Vägledning för hantering |
|---|---|---|
| Intern | Bevis är endast för internt bruk och innehåller inte känsliga eller reglerade data. | Standardåtkomstkontroller för organisationer gäller. Ingen speciell hantering krävs. |
| Konfidentiellt | Bevis innehåller affärskänsliga data som ekonomisk information, strategiska planer eller egenutvecklade tekniska detaljer. | Begränsa delning till efterlevnadsteamet. Distribuera inte utanför organisationen utan godkännande. |
| Begränsad | Bevis innehåller personligt identifierande information (PII), skyddad hälsoinformation (PHI), betalkortdata eller andra mycket känsliga reglerade data. | Tillämpa strikta åtkomstkontroller enligt din organisations dataskyddspolicyer. Granska åtkomst regelbundet. |
Länka jämfört med att skapa artefakter
Om samma bevis uppfyller flera begäranden om bevis—till exempel en granskningsartefakt för kvartalsvis användaråtkomst som gäller för både en granskning av efterlevnad och en intern styrning—länka den befintliga artefakten till alla relevanta begäranden istället för att skapa dubbletter.
Länkning behåller en sanningskälla och minskar lagringsutrymmets överskott. När du länkar en artefakt visas den på varje begärans flik Artefakter och alla ändringar av verifieringsstatus för artefakten återspeglas i alla länkade begäranden. Att ta bort en länk från en begäran påverkar inte artefaktens länkning till andra begäranden.
