IT 合规性中证据工件的注意事项
了解工件状态的工作方式、工件锁定的时间、支持的文件类型以及分类级别的含义，以便您可以准确安全地管理合规证据。
所需的 Edition
| 适用于：Lightning Experience |
| 适用于：Agentforce IT服务的Enterprise、Performance和Unlimited Edition。 |
工件状态生命周期
证据工件从创建到验证经过一个定义的状态生命周期。每个状态转换指示谁负责下一个操作，并控制工件是否可以编辑。
| 状态 | 谁设置 | 它的含义 | 下一步 |
|---|---|---|---|
| 草稿 | 履行者 | 已创建工件，正在收集文件。工件可编辑。 | 上传文件并将状态更改为“已提交”。 |
| 已提交 | 履行者 | 工件和文件已准备好进行合规性审查。 | 审查者检查工件，并将状态设置为已验证 - 已接受或已验证 - 已拒绝。 |
| 已验证 - 已接受 | 合规审查者 | 工件满足要求。工件记录和所有附加的文件锁定并变为只读。 | 验证所有工件后，证据请求可以标记为已接受。 |
| 已验证 - 已拒绝 | 合规审查者 | 工件不完整或不正确。审阅者填写观察报表，并带有解释问题的反馈。 | 履行者接收反馈，更正问题，并创建新工件或重新提交。 |
工件锁定时
状态为“已验证 - 已接受”的项目是只读的。接受工件后：
- 无法编辑工件的字段。
- 文件无法添加到工件或从工件中删除。
- 默认情况下，限制下载。要允许授权用户从证据预览器下载工件文件，请在 Salesforce Go 中打开打开从证据查看器下载证据工件设置。
如果验证的工件后来证明不正确或需要替换（例如，因为基础源系统数据被重新发布），请创建新工件并将其链接到请求，而不是编辑锁定的记录。原始已验证工件作为审计历史记录的一部分保留在请求中。
支持的文件类型
证据工件预览器内联呈现以下文件格式：
- 图像（PNG、JPG、GIF）
- 视频文件（MP4、MOV）
对于未内联呈现的办公文档（DOCX、XLSX、PPTX）和其他格式，将文件附加到工件，审阅者可以下载该文件进行离线审阅。要附加存储在外部源（例如 Google Drive、OneDrive 或 SharePoint）中的文件，请为您的组织设置 Salesforce Files Connect。
对于没有文件的证据，例如书面证明或叙述性解释，使用工件记录上的工件文本字段，而不是上传文档。
分类级别
证据工件上的分类字段向审阅者和审核者发出工件的敏感程度以及应如何处理的信号。分类是指导正确处理的标签，它不会改变系统权限或访问控制。根据分类应用贵组织的数据保护策略。
| 分类 | 使用时间 | 处理指导 |
|---|---|---|
| 内部 | 证据仅供内部使用，不包含敏感或受监管的数据。 | 标准组织访问控制适用。无需特殊处理。 |
| 机密 | 证据包含业务敏感数据，例如财务信息、战略计划或专有技术详细信息。 | 将共享限制为合规团队。未经批准，请勿在组织外部分发。 |
| 受限 | 证据包含个人身份信息 (PII)、受保护的健康信息 (PHI)、付款卡数据或其他高度敏感的受管数据。 | 根据贵组织的数据保护策略，应用严格的访问控制。定期审计访问权限。 |
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