檢閱和結束 IT 規範的證據要求
透過預覽檔案、檢查完整性,並將每個成品的狀態設定為「已接受」或「已拒絕」,來驗證提交的證據成品。確認所有成品後,將證據要求標記為「已接受」以結束要求。
必要版本
| 提供版本：Lightning Experience |
| 提供版本：具備 Agentforce IT Service 的 Enterprise、Performance 及 Unlimited Edition。 |
| 所需的使用者權限 | |
|---|---|
| 檢閱和驗證證據成品: | 「規範管理員」權限集 |
檢閱證據是稽核工作流程中的品質控制門。履行者提交的成品會移至「已提交」狀態,並等待合規審查者檢查。檢閱者會預覽內嵌檔案、確認證據符合要求的接受條件,並接受或拒絕內容,並提供回饋意見說明需要更正的內容。
- 進入 App Launcher,開啟 Evidence Hub 應用程式,然後移至「合規性證據要求」索引標籤。
- 開啟您要檢閱的證據要求。
- 前往「成品」 索引標籤,開啟狀態為「已提交」的成品。
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預覽附加的檔案以驗證證據。
- 前往成品記錄上的「檔案」索引標籤。
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開啟檔案以啟動證據成品預覽工具。
檔案會在預覽器對話方塊中內嵌呈現。您無須下載即可瀏覽多頁文件、縮放影像及播放影片檔案。
- 根據原始證據要求指示檢閱檔案的內容,以確認成品滿足需求。
- 關閉預覽器並針對附加至成品的每個檔案重複此步驟。
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根據您的檢閱設定成品驗證狀態。
- 如果成品完整且準確,請將「狀態」設定為「已驗證 - 已接受」。成品記錄與所有附加檔案會立即鎖定。不允許進一步編輯。此成品現在已成為正式稽核記錄的一部分,外部稽核員可以確信自您的驗證後未變更。
- 如果成品不完整或不正確,請將「狀態」設定為「已驗證 - 已拒絕」,然後填入「觀察陳述式」欄位。清楚說明缺少或不正確的項目,讓履行者確實知道如何修正問題。如果通知已設定,則履行者會收到包含您的回饋意見的通知。他們可以建立新的成品,或更正現有的成品,並重新提交以供檢閱。
- 針對連結至證據要求的每個成品重複步驟 3 到 5。
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確認並接受要求上的所有成品後,將證據要求標記為已接受。
- 開啟證據要求記錄。
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將「狀態」 設定為「已接受」。
所有連結的成品都會保持鎖定,且要求已準備好進行外部稽核審查。
Cumulus Bank 的 IT 合規性分析師 Rachel Anderson 正在檢閱「端對端離職 SLA 報告」(存取撤銷) 證據要求。她開啟第一個成品,即 HRIS (Workday) 員工終止記錄 (過去 30 天),然後按一下「檔案」索引標籤。開啟附加的 PDF 會啟動證據成品預覽工具。Rachel 掃描終止記錄並確認正式終止日期與 IT 系統停用時間戳記一致,證明存取權已在 24 小時 SLA 內撤銷。她關閉預覽器並將成品狀態設定為「已驗證 - 已接受」。立即鎖定成品與 PDF。
移至第二個成品時,Rachel 注意到上載的螢幕快照模糊,且無法清楚顯示身分提供者的使用者狀態。她將成品狀態設定為「已驗證 - 已拒絕」,並填入「觀察聲明」:螢幕快照解析度太低,無法確認使用者暫停。請以顯示使用者狀態和暫停時間戳記的清晰螢幕快照重新提交。履行者會收到 Rachel 的回饋意見,並上載更正的螢幕快照。
驗證要求上的全部四個成品並接受每個成品後,Rachel 會開啟父系證據要求,並將其狀態設定為「已接受」。此要求即會結束,且稽核計畫經理可在稽核的「證據」索引標籤上看見此階段的稽核已完成。
具有合規性記錄讀取存取權的外部稽核員現在可以檢閱已驗證的成品。由於在驗證時,成品被鎖定,因此外部稽核員看到的證據確實是您的合規小組接受的,進而在整個稽核生命週期中保留保管鏈。
