Bewijsbeheer instellen voor IT-naleving

Gebruikerstoegang beheren

Wijs machtigingensets toe aan auditors en beheerders die het systeem configureren, nalevingsvervullers die verzoeken intern afhandelen en medewerkersvervullers die bewijs leveren vanuit de IT Service-medewerkersportal.

1. Selecteer op de set-uppagina Bewijsbeheer voor IT-nalevingscontroles Beheren naast Gebruikerstoegang beheren.
2. Selecteer het tabblad voor de machtigingenset die u wilt toewijzen.
   De beschikbare machtigingensets zijn:

   • Machtigingenset Nalevingsbeheerder: Wijs toe aan auditmanagers en nalevingsmedewerkers die audits maken, bewijsverzoeken maken en ingediende artefacten verifiëren.
   • Machtigingenset IT Compliance Fulfiller: Wijs toe aan interne gebruikers die in de app Evidence Hub werken om artefacten te uploaden en te reageren op bewijsverzoeken.
   • Machtigingenset Indiener van IT-naleving: Wijs toe aan medewerkers die voldoen aan bewijsverzoeken vanuit de IT Service-medewerkersportal. Deze machtigingenset is inbegrepen in de licentie voor de machtigingenset IT Compliance-medewerker.
3. Selecteer de gebruikers aan wie u de machtigingenset wilt toewijzen en selecteer Toewijzen.
4. Herhaal dit voor de andere machtigingensets.
   Elk tabblad toont het aantal gebruikers dat momenteel aan die machtigingenset is toegewezen, terwijl de licentiekaart toont hoeveel machtigingensetlicenties u hebt gebruikt van het totaal aantal beschikbare licenties.

Files Connect instellen

Verbind Salesforce met externe bestandsbronnen zoals Google Drive, OneDrive en SharePoint, zodat uitvoerders bewijsvoorwerpen rechtstreeks vanuit die bronnen kunnen bijvoegen, zonder de bestanden te hoeven downloaden en opnieuw te uploaden.

1. Selecteer op de voorzieningspagina Bewijsbeheer voor IT-nalevingscontroles Ga naar Set-up naast Set-up Files Connect.
2. Schakel op de pagina Files Connect-instellingen Files Connect in en pas de instellingen voor het delen van bestanden en het converteren van koppelingen aan het beleid van uw organisatie aan.
3. Voeg de externe gegevensbronnen toe en authenticeer deze, waaruit u wilt dat uitvoerders bestanden kunnen bijvoegen.
   Zie Salesforce Files Connect in de Salesforce Help voor gedetailleerde instructies over het configureren van Files Connect en externe gegevensbronnen.

Bewijsartefact downloaden inschakelen vanuit Bewijskijker

Standaard worden bewijsartefacten inline beoordeeld in de previewer van bewijsartefacten en kunnen ze niet worden gedownload. Schakel deze instelling in als uw nalevingsproces vereist dat geautoriseerde gebruikers artefactbestanden kunnen downloaden vanuit de previewer.

Geavanceerde functionaliteit ontgrendelen

Met de geavanceerde instellingen kunt u de gegevenskwaliteit verbeteren, de bewijstypen aanpassen die uw organisatie gebruikt, en Bewijsbeheer integreren met de standaardmogelijkheden van IT-serviceautomatisering zoals SLA's, kennisgevingen en fasenbeheer. Al deze instellingen zijn optioneel. Schakel alleen in wat uw nalevingsprogramma nodig heeft.

1. Maak datumvalidatieregels voor de objecten Nalevingscontrole en Verzoek om nalevingsbewijs.
   Gebruik validatieregels om tijdlijnregels af te dwingen zoals "Einddatum van audituitvoering kan niet eerder zijn dan Begindatum van audituitvoering" of om het maken van records met ongeldige gegevens te blokkeren. Selecteer Ga naar Set-up naast Datumvalidatieregel maken om de standaardpagina Validatieregels te openen in Objectbeheer.
2. Bewijsverzoektypen beheren.
   De keuzelijst Type voor het object Verzoek om nalevingsbewijs bepaalt hoe verzoeken worden geclassificeerd, bijvoorbeeld Documentatie, Onderzoek, observatie, configuratie of implementatiedetails. Voeg waarden vanuit Objectbeheer toe, deactiveer ze of wijzig de naam ervan om ze te laten overeenkomen met de taxonomie van uw auditprogramma.
3. Definieer regels en criteria voor bewijsrecords met fasenbeheer.
   Fasenbeheer laat u fasen en criteria op stapniveau definiëren voor Verzoeken om nalevingsbewijs en Artefacten voor nalevingsbewijs, zodat records op een consistente, gecontroleerde manier door uw gedefinieerde werkstroom gaan. Zie Fasebeheer voor Agentforce IT Service voor meer informatie over de manier waarop fasenbeheer werkt in IT Service.
4. Naleving van serviceniveau-overeenkomsten beheren.
   Stel SLA-beleidsvormen en mijlpalen in voor bewijsverzoeken zodat het systeem vervaldatums kan bijhouden, risicoverzoeken kan escaleren en kan rapporteren over naleving van interne SLA's. Zie Hoe operationele niveau-overeenkomsten en serviceniveau-overeenkomsten worden gebruikt in IT-services voor details over hoe SLA's werken in IT Service.
5. Stel kennisgevingskanalen in.
   Kennisgevingen met meerdere kanalen houden bewijsverschaffers, toegewezen personen en nalevingsbeoordelaars op de hoogte wanneer een bewijsverzoek wordt ingediend, afgewezen of opnieuw aan hen wordt toegewezen. Bewijsbeheer wordt geleverd met kennisgevingen zoals Kennisgeving over ingediende bewijzen, Kennisgeving over afgewezen verzoeken en Kennisgeving over nalevingsbewijsverzoeken, die u kunt inschakelen via e-mail, in-app, Slack en Teams-kanalen. Zie Kennisgevingen voor IT-services voor details over het configureren van kennisgevingskanalen.

Uw organisatie voorzien van voorbeeldgegevens

Vul uw organisatie in met voorbeelden van nalevingscontroles, bewijsverzoeken en artefacten zodat uw team uw configuratie voor Bewijsbeheer veilig kan verkennen en valideren voordat ze live gaan.

1. Selecteer op de voorzieningspagina Bewijsbeheer voor IT-nalevingscontroles Implementeren naast Voorbeeldgegevens implementeren.
2. Selecteer welke soorten voorbeeldgegevens u wilt laden: voorbeeld van nalevingscontroles, voorbeeld van bewijsverzoeken of beide.
3. Bevestig de implementatie.
   Voorbeeldrecords worden toegevoegd aan uw organisatie. Ze worden weergegeven in de app Evidence Hub met het prefix [VOORBEELD].