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Crear grupos públicos para Knowledge
Salesforce Knowledge utiliza grupos públicos como formar de asignar usuarios a tareas específicas relacionadas con artículos. Cuando asigna acciones de artículos a un grupo público, puede otorgar a los usuarios en ese grupo la capacidad de hacer cosas como publicar artículos con un estado de validación específico. Los grupos públicos también se utilizan en proceso de aprobación para gestionar el flujo de trabajo de publicación.
Ediciones necesarias
| Disponible en Salesforce Classic. Vea las ediciones admitidas. |
| Permisos de usuario necesarios | |
|---|---|
| Para crear o modificar un grupo público: | Gestionar usuarios |
| Para crear o modificar el grupo personal de otro usuario: | Gestionar usuarios |
Por ejemplo, cuando un miembro del grupo público Candidato envía un artículo con el estado Trabajo en curso para su aprobación, se aprueba y publica automáticamente. Si el mismo representante de servicio envía un artículo con estado Interno validado, pasa a la cola Publicación externa para revisarse antes de publicarse.
- Desde Configuración, ingrese Grupos públicos en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Grupos públicos.
- Haga clic en Nuevo o en Modificar junto al grupo que desea modificar.
-
Ingrese la siguiente información:
Campo Descripción Etiqueta El nombre utilizado para hacer referencia al grupo en todas las páginas de interfaz de usuario. Nombre del grupo (solo grupos públicos) Nombre exclusivo utilizado por la API y paquetes gestionados. Otorgar acceso con jerarquías (solo grupos públicos) Para permitir el acceso automático a los registros utilizando sus jerarquías de funciones, seleccione Otorgar acceso con jerarquías. Si está seleccionada, los registros que comparta con los usuarios de este grupo también se comparten con los usuarios con mayor jerarquía.
Cancele la selección de Otorgar acceso utilizando jerarquías si está creando un grupo público con Todos los usuarios internos como miembros, lo cual optimiza el desempeño para compartir registros con grupos.
Si se cancela la selección de Otorgar acceso utilizando jerarquías, los usuarios que estén por encima en la jerarquía de funciones no recibirán acceso automático. Sin embargo, algunos usuarios aún podrán acceder a registros que no poseen. Algunos ejemplos de estos usuarios incluyen usuarios con los permisos de objeto Ver todos los registros y Modificar todos los registros, así como los permisos del sistema Ver todos los datos y Modificar todos los datos.
Búsqueda Desde el menú desplegable Buscar, seleccione el tipo de miembro que desea agregar. Si no ve el miembro que desea agregar, ingrese palabras clave en el cuadro de búsqueda y haga clic en Buscar.
Para que los propietarios de cuentas vean registros secundarios propiedad de usuarios del sitio de Experience Cloud de gran volumen, deben ser miembros de cualquier grupo de colaboración del portal con acceso a los datos de los usuarios del sitio.
Miembros seleccionados Seleccione los miembros pertinentes del cuadro Miembros disponibles y haga clic en Agregar para incluirlos en el grupo. Grupos delegados seleccionados En esta lista puede especificar cualquier grupo de administración delegado, cuyos miembros pueden agregar o eliminar miembros de este grupo público. Seleccione grupos desde el cuadro Grupos delegados disponibles y, a continuación, haga clic en Agregar. Esta lista aparece únicamente un grupos públicos. -
Haga clic en Guardar.
Nota Al modificar grupos, las reglas de colaboración se vuelven a evaluar automáticamente para agregar o eliminar el acceso, según sea necesario. Si estos cambios afectan a demasiados registros a la vez, aparece un mensaje advirtiendo de que las reglas de colaboración no se vuelven a evaluar y que debe volver a calcularlas manualmente.
Ahora asigne solo las acciones necesarias a sus grupos de modo que los miembros seleccionados puedan realizar sus tareas mientras mantienen la integridad de su base de Knowledge.
