Approvazioni dei flussi per Lightning Knowledge

Un processo di approvazione automatizza le modalità di approvazione dei record in Salesforce. Un processo di approvazione specifica ogni fase dell'approvazione, incluso a chi richiedere l'approvazione.

In genere, un processo di approvazione per gli articoli Knowledge include la specifica di chi esamina un articolo nuovo o aggiornato prima della pubblicazione. A differenza dei processi di approvazione Salesforce tradizionali, con Flow Builder e le orchestrazioni è possibile creare processi di logica aziendale complessi che funzionano con molti utenti e sistemi. Ad esempio, è possibile creare processi di approvazione degli articoli che recuperano una varietà di dati dai record utente o articolo. In base a questi dati, l'utente decide cosa succederà in seguito o chi approverà l'articolo.

Quando un'orchestrazione esegue una fase interattiva, l'utente designato riceve un messaggio email con un link all'azione assegnata. L'utente assegnato fa clic sul link per accedere al record in cui completa l'azione nella Guida di lavoro.

Gli amministratori aggiungono i componenti Guida di lavoro all'orchestrazione del flusso e Generatore di app Lightning Approval Trace ai layout di pagina Knowledge. In questo modo è più facile per i responsabili approvazioni tenere traccia della posizione degli articoli in un processo di approvazione. I responsabili approvazioni possono anche utilizzare l'app Approvazioni nel Selettore app per esaminare le voci su cui lavorare o la cronologia. Inoltre, possono creare ed eseguire rapporti Lightning per vedere quali approvazioni sono in corso, quanto tempo richiede il completamento delle approvazioni e chi sta approvando il maggior numero di articoli.

A seconda delle esigenze aziendali, è possibile utilizzare Flow Builder e le orchestrazioni in molti modi per creare processi di approvazione degli articoli. Ma in genere:

• Creazione di un'orchestrazione: Utilizzare l'orchestrazione dei flussi per creare processi aziendali sofisticati combinando e coordinando i flussi.
• Utilizzo degli elementi decisionali in un'orchestrazione: Controllare quando un'orchestrazione prende un esito decisionale specifico.
• Definizione dei requisiti per le fasi e le fasi di un'orchestrazione: Utilizzare i requisiti per riprendere un'orchestrazione quando un record viene modificato. Definire fino a tre requisiti per determinare quando una fase è pronta per iniziare o quando contrassegnare una fase interattiva o una fase come completata.
• Assegnazione di una fase interattiva in un'orchestrazione: Quando si crea una fase interattiva, la si assegna a un utente, a un gruppo o a un'area di attesa. Un utente può essere un utente interno. I gruppi o le aree di attesa possono includere utenti interni. È anche possibile assegnare una fase interattiva a una risorsa che contiene un nome utente, un nome API del gruppo o un nome API dell'area di attesa quando viene eseguita l'orchestrazione. Quando viene eseguito il flusso schermata attivo associato alla fase interattiva, un utente assegnato completa il flusso nel record contesto correlato.

Dopo aver creato un'orchestrazione, attivarla e testarla per verificare che funzioni come previsto.

Importante Perché un'orchestrazione approvazioni attiva funzioni con Knowledge, è necessario selezionarla nelle impostazioni di approvazione di Knowledge in Imposta.

Nota Gli utenti non possono inviare un flusso di orchestrazione su un record bloccato perché l'API Flusso non lo consente.