Ohjeita pikatoimintojen luomiseen
Tutustu palveluavustajan suositeltuihin pikatoimintojen määrityksiin.
Vaaditut versiot
| Näytä tuetut versiot. |
Noudata kahta tarkkuuteen keskittynyttä ohjeistusta luodaksesi tehokkaita pikatoimintoja.
- Anna toiminnon käyttötarkoitusta vastaavia kuvaavia ja tarkkoja nimiä, kuten ”Hyväksymisen ilmoitus”.
- Tarjoa hyvin määritettyjä ohjeita, jotka määrittävät toiminnon ja ehdot, lopputulokset tai vaatimukset.
Hyvin määritetty, tarkka pikatoiminto voidaan kirjoittaa kahdessa tehokkaassa muodossa: tiivistetty, yhden lauseen tyyli tai yksityiskohtainen, kolmen osan rakenne, joka määrittää toiminnon, sen tavoitteen ja toiminnon ehdot tai vaatimukset.
Kaikille sopivaa lähestymistapaa ei ole. Valitsemasi formaatti riippuu pikatoiminnossa määrittämäsi työnkulun monimutkaisuudesta. Molemmat formaatit ovat käypiä ja toimivat suosituksina. Tärkeintä on, että ohje on selkeä ja tarkka.
Alla on esimerkkejä pikatoimintojen ohjeista, jotka kuvaavat ohjeita ja tapoja muotoilla ohjeita. Toinen esimerkki näyttää molemmat ehdotetut formaatit pikatoimintojen ohjeiden kirjoittamiseen.
| Esimerkki | Miten esimerkki toimii FOr Service Assistantissa |
|---|---|
Nimi: Päivitä tilauksen tila Ohjeet: Päivittää tilaustietueen tilauksen tilakentän. Tätä voidaan käyttää tilan muuttamiseen Uusi-tilasta Odottava-tilaan, Odottava-tilaan Lähetetty-tilaan tai muihin tiloihin tarvittaessa tilauksen elinkaaren aikana. |
Tämä esimerkki ei ole kovin tehokas palveluhenkilölle. Ohje on yleinen eikä se liity tiettyyn liiketoimintatarkoitukseen tai tilauksen päivityksen tiettyyn työnkulkuun. Vaikka tämän muodon pikatoiminnolla on edelleen selkeitä tietoja ja sitä voidaan edelleen käyttää, se ei aina näy suunnitteluvaiheissa niin usein kuin tarkempi pikatoiminto. Jos tarjoat enemmän asiayhteyttä, joka liittyy tiettyyn liiketoimintatarkoitukseen, palveluhenkilö voi määrittää, milloin toiminto näytetään suunnitelman vaiheessa. |
Nimi: Merkitse tilaus lähetettäväksi Ohje (yhdistetty): Päivittää tilauksen tilaksi Lähetetty ja lisää seurantanumeron tilaustietueeseen, kun tilaus on pakattu onnistuneesti ja lähetetty toimitusta varten. Ohje (lisätieto): Päivittää tilaustietueen 'Status'-kentän määritettyyn arvoon. Tämä toiminto on tarkoitettu käytettäväksi, kun tilaus on täydennetty ja paketti on lähetetty operaattorilla. Kun tilaus on suoritettu, sen tilaksi muutetaan Lähetetty ja operaattorin seurantanumero lisätään tilaustietueeseen. |
Tämä esimerkki on tehokkaampi palveluhenkilölle. Nimet ja kuvaukset on räätälöity tietylle liiketoimintaprosessille (tilaus lähetetty) ja käyttötarkoituksen työnkululle (täydennyksen ja toimituksen vahvistaminen). Kuvaava nimi vastaa selkeää käyttötarkoitusta. Tämän jälkeen ohjeessa määritetään yleinen toimintatapa, mitä se pyrkii saavuttamaan ja tarkat ehdot, jotka käynnistävät sen käytön. |
Tehokkaan pikatoiminnon tutkiminen
Jaa toinen esimerkki tarkemmin tärkeimpiin suositeltuihin käytäntöihin ja lisätietoihin. Nämä toiminnot tekevät pikatoiminnoista tehokkaita palveluhenkilölle.
| Suositeltu käytäntö | Lisätiedot |
|---|---|
| Sillä on selkeä ja tarkka nimi. | Nimi ilmaisee välittömästi tarkan käyttötarkoituksen, mikä tarjoaa paljon enemmän kontekstia kuin yleinen nimi. Mitä tarkempi nimi on, sitä paremmin palveluhenkilö voi ymmärtää toiminnon käyttötarkoitusta. |
| Se sisältää hyvin määritetyn ohjeen | Sekä tiivistetyt että yksityiskohtaiset ohjeet kuvaavat pikatoiminnon tärkeimmät tiedot ja tavoitteet. |
Ehdollisen formaatin erittely
Yhdistetty muoto yhdistää ehdot ja toiminnon yhteen ehdolliseen lauseeseen, aivan kuin aiheiden ohjeet.
- Se määrittää yleisen toiminnon: ”Päivittää tilauksen tilaksi Lähetetty...”
- Se määrittää toiminnon erityisen vaatimuksen: ”... lisää seurantanumero tilaustietueeseen...."
- Se määrittää seuraavat ehdot: ”... kun tilaus on pakattu onnistuneesti ja lähetetty toimitusta varten”.
Yksityiskohtainen muotoilun erittely
Yksityiskohtainen formaatti pilkkoo ohjeen logiikan kolmeen erilliseen osaan selkeyden parantamiseksi.
- Se määrittää yleisen toiminnon: ”Päivittää tilaustietueen Tila-kentän määritettyyn arvoon.”
- Se määrittää yleisen toiminnon ehdot: ”Tämä toiminto on tarkoitettu käytettäväksi, kun tilauksen kohteet on täytetty ja paketti on lähetetty kuljettajan kanssa toimitusta varten.”
- Se määrittää toiminnon vaatimuksen: ”Kun tilaus on suoritettu, sen tilaksi muutetaan ”Lähetetty” ja operaattorin seurantanumero lisätään tilaustietueen vastaavaan kenttään.”
Molemmissa rakenteissa on määritetty yleinen toiminto (tilauksen tilan päivittäminen). Tämä on tärkeää, koska se määrittää toiminnon yleisen tehtävän. Se ei kuitenkaan olisi yhtä tehokas kuin nimi tai yksittäinen ohje. Tässä tapauksessa pikatoiminnon ehdot ja mahdolliset vaatimukset auttavat palveluhenkilöä määrittämään, milloin se lisätään suunnitelman vaiheeseen.
Pikatoimintojen ohjeiden päätiedot
Tehokas pikatoiminto yhdistää tietyn nimen, joka ilmaisee sen käyttötarkoituksen, ja hyvin määritetyn ohjeen, joka kuvaa sen tavoitteet, ehdot ja mahdolliset vaatimukset. Tämä tarkkuustaso tarjoaa palveluhenkilölle tarvittavan asiayhteyden, jotta hän voi lisätä oikean pikatoiminnon oikeaan suunnitelman vaiheeseen. Yleistä toimintoa voidaan silti käyttää, mutta asiayhteyden lisääminen tiettyyn liiketoimintatarkoitukseen auttaa palveluhenkilöä määrittämään, milloin toiminto näytetään sopivana suunnitelman vaiheessa.
