Sales Cloud のデータ削除
データ保護とプライバシーの規制を順守する必要がある場合に、顧客の個人データを削除します。一般的な要求の例と考慮事項を紹介します。これにより、重要な規制を順守するための行動計画を立てることができます。
必要なエディション
| 使用可能なエディション: すべてのエディション |
データ保護とプライバシーの規制により、顧客の個人データの削除をその顧客が要求したとき、またはそのデータを保持する必要がなくなったときに、データの削除が必要になる場合があります。顧客データを収集および処理している多くの会社にとって重要な規制のいくつかをリストします。
- 一般データ保護規則 (GDPR)、EU
- 個人情報保護法 (PIPA)、日本
- プライバシー法、オーストラリア
顧客またはユーザーに関して収集したデータの削除をその顧客またはユーザーが要求している場合、次の一般的な要求とその関連手順を確認します。
| 一般的な顧客の要求 | 考慮すべきアクション | 考慮事項 |
|---|---|---|
| クライアントが国外へ転居したが、当社にはそこでの事業許可がない。そのため、クライアントのデータの消去を求められる。 | レコードの削除 | クライアントの次のレコードと項目を削除します。
Salesforce CPQ に登録している場合、次のレコードに顧客の個人データが含まれている場合は、レコードを削除することを検討してください。
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| 顧客が競合会社と取引することを決定した。そのため、顧客の個人データの削除を求められた。 | レコードの削除 | 顧客の取引先責任者レコードまたはリードレコードを削除する他に、次を削除することを検討してください。
また、Sandbox 環境を維持する場合は、後で環境を更新し、その顧客のデータを環境から削除します。 Salesforce Inbox を使用している場合、取引先責任者を Salesforce Inbox と、使用している他のメールシステム (Outlook、Gmail など) から削除します。 |
| 顧客が死亡した。その勤務先から、当社のシステムから故人の削除を要求された。 | レコードの削除 | |
| 見込み客がその見込み客のメールアドレスと電話番号を保存しないように要求している。 | リードの管理 | 見込み客のメールアドレスと電話番号を保存する項目を削除します。 まず、リードレコードから開始します。見込み客に関連する他のレコードや活動を作成している場合、それらのレコードからもメールアドレスと電話番号を削除します。 Sales Cloud Einstein に登録している場合、リードレコードの項目を削除しても、そのコンテンツはシステム全体から完全には削除されません。レコードとそのコンテンツをすべて削除するには、リードレコード全体を削除することを検討してください。次に、見込み客に別のリードレコードを作成します。ただしメールアドレスと電話番号は入力しません。 |
| 会社の営業担当が退職し、すべての個人情報を Salesforce から削除するように要求している。 | ユーザーの削除 | 次の削除を検討します。
通知とそれに含まれる個人データは 90 日間保存されます。 ユーザーレコードの個人データを編集しても、それらの通知に表示されるコンテンツは変更されません。 90 日を超えた通知は削除されます。 |
顧客から削除するように要求されているデータに関連するレコードが、ワークフローや保持したい他のデータにリンクされていることがある。 関連データを削除するときに、それらのワークフローの中断や他の問題の発生を回避する方法は? |
取引先責任者の管理 | レコードを完全に削除するのではなく、レコードの個人データを非表示にする方法について会社の弁護士に確認してください。 たとえば、顧客の取引先責任者レコードの詳細を変更して、個人データを非表示にすることができます。その場合、必須項目の [取引先] と [姓] を除く、レコードのすべての項目のデータを削除します。 次に、[姓] 項目で、顧客の名前を「Deleted Contact」 (削除された取引先責任者) や「Forgotten Contact」 (忘れられた取引先責任者) などに置き換えます。 |
| Salesforce Inbox または Einstein 活動キャプチャにおいて、特定の顧客に関連するメールと行動を削除したい。 | 顧客の情報を会社が一切保持しないよう顧客が要求している場合、顧客の個人情報を次から削除します。
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