U bent hier:
Aanpassingstypen voor betalings- en onkostenrecords
Accounting Subledger helpt u bij aanpassingen door bronrecords te scheiden van transactiejournaalrecords. Als de bronrecord wordt bijgewerkt, genereren we dienovereenkomstig nieuwe transactiejournaalrecords.
| Beschikbaar in: Lightning Experience |
| Beschikbaar in: Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition met Accounting Subledger |
Soms arriveren fondsen in blokken over lange perioden. Soms worden ze beloofd, maar ze komen helemaal niet. En soms maken we eenvoudige fouten zoals het onbedoeld verwisselen van twee cijfers.
De integriteit van boekhoudgegevens is van cruciaal belang. Hoewel deze gegevens idealiter permanent blijven nadat ze zijn gemaakt, vereisen ze af en toe aanpassingen. We raden deze benaderingen aan voor specifieke aanpassingsscenario's.
Salesforce bevat geen object Betaling. In het model Eén object worden betalingen vertegenwoordigd door het primaire object. In alle andere modellen worden betalingen vertegenwoordigd door het secundaire object. Zie Objectmodellen voor boekhoudsets.
- Geplande betalingswijzigingen
Als u het model met vier objecten gebruikt voor de perioderegistratie, wordt aangeraden om het totaal van de bedragen van het secundaire object gelijk te houden aan of kleiner te maken dan het bedrag van het primaire object. Als u een van beide wijzigt, werkt u de andere bij zodat deze overeenkomt. - Aanpassingen aan records die als betaald zijn gemarkeerd
Als een record als betaald wordt gemarkeerd en later als onjuist wordt beschouwd, is een aanpassing op zijn plaats. - Restituties
Restituties lijken op andere betaalde transacties, behalve dat u ze opgeeft als een negatief bedrag en ze aanduidt als betaald. - Afschrijvingen
Afschrijvingen zijn standaard in de periodeboekhouding, die giftomzet erkent wanneer de gift wordt vastgelegd. Het voltooien van een afschrijving handhaaft het beloofde omzetbedrag, maar erkent dat het niet beschikbaar komt. - Verschillen tussen afschrijvingen en restituties
Afschrijvingen zijn voor toegezegde bedragen die u nog niet hebt ontvangen, en restituties zijn voor voltooide betalingen die u wilt terugdraaien en aan de donor wilt retourneren. - Negatieve betalings- of onkostenbedragen (terugboekingen)
Omdat u transactiejournaalrecords niet gemakkelijk kunt verwijderen, gebruikt Accounting Subledger negatieve betalings- of onkostenbedragen om restituties en terugboekingen te verwerken.
Geplande betalingswijzigingen
Als u het model met vier objecten gebruikt voor de perioderegistratie, wordt aangeraden om het totaal van de bedragen van het secundaire object gelijk te houden aan of kleiner te maken dan het bedrag van het primaire object. Als u een van beide wijzigt, werkt u de andere bij zodat deze overeenkomt.
Als de som van de bedragen van het secundaire object het bedrag van het primaire object overschrijdt, genereert Accounting Subledger transactiejournaalrecords tot maximaal het bedrag van het primaire object.
Aanpassingen aan records die als betaald zijn gemarkeerd
Als een record als betaald wordt gemarkeerd en later als onjuist wordt beschouwd, is een aanpassing op zijn plaats.
Hoewel u records op elk gewenst moment kunt wijzigen (bijvoorbeeld om fouten tijdens invoer te corrigeren), wordt aangeraden om dit alleen te doen wanneer dit nodig is. Voordat u wijzigingen aanbrengt, controleert u met uw boekhoudteams of aanpassingen zijn toegestaan.
Transactiejournaalrecords kunnen niet worden gewijzigd. Daarom maakt Accounting Subledger transactiejournaalrecords voor aanpassingen om een correctie aan te brengen.
Bedragcorrecties
Als er een fout zit in het betalingsbedrag, bewerkt u de record en slaat u uw wijzigingen op. Voor bedragverhogingen, -verlagingen of -aanpassingen maken we deltabedragen om rekening te houden met het verschil. Voor belangrijke wijzigingen, zoals een wijziging van betalingsdatums of fondsen, of als een betaling wordt gerestitueerd, keren we de record om en maken vervolgens een andere record met de gereviseerde waarden.
Als u een boekhoudset met drie of vier objecten gebruikt, kan deze meerdere fondsaccounttoewijzingen toestaan, elk met een eigen bedrag. Wanneer u het gerelateerde bovenliggende bedrag wijzigt, worden toewijzingen niet automatisch bijgewerkt. Controleer daarom elk onderliggend bedrag en pas deze naar behoefte aan, zodat ze samen het bovenliggende bedrag vormen.
- Het totaalbedrag van toewijzingstyperecords onder een bovenliggende record moet gelijk zijn aan hetzelfde bedrag als de bovenliggende record.
- In een model met vier objecten moet de som van de bedragen van de records van het type betaling of onkosten gelijk zijn aan het totaalbedrag van de record van het primaire object.
Wijzigingen in betalingsstatus
Als een record is gemarkeerd als betaald of per abuis is afgeschreven, bewerkt u het juiste toegewezen veld voor de bronrecord en slaat u uw wijzigingen op. Met deze correctie worden corresponderende journaalrecords voor terugdraaitransacties gemaakt.
Wijzigingen in betalingsdatum
Als u een betalingsdatum wilt corrigeren, bewerkt u het toegewezen veld in de bronrecord en slaat u uw wijzigingen op. Deze correctie maakt één set transactiejournaalrecords om de bestaande transactiejournaalrecords terug te draaien, en één met de nieuwe betalingsdatum.
Restituties
Restituties lijken op andere betaalde transacties, behalve dat u ze opgeeft als een negatief bedrag en ze aanduidt als betaald.
Kies de toewijzingen waaruit de restitutie afkomstig is en of deze deel uitmaakt van een bestaande set records. Een volledige of gedeeltelijke restitutie kan bijvoorbeeld van toepassing zijn op een gift met meerdere betalingen of op een gehele betaling.
Als u een record wilt terugdraaien die als betaald is gemarkeerd, genereert u een restitutie door een andere record met een negatief bedrag te maken.
- Maak een nieuwe betalings- of onkostenrecord.
- Geef het bedrag van de restitutie op als een negatief getal. Geef bijvoorbeeld -200 op voor een restitutie van US$ 200.
- Selecteer Betaling is betaald.
- Geef bij Betaaldatum de datum op waarop de restitutie is verwerkt.
- Geef bij Betaalwijze de methode op die is gebruikt om de restitutie uit te geven.
- Sla uw wijzigingen op.
Restituties genereren dezelfde transactiejournaalrecords als reguliere betalingen en onkosten. Als de record nog steeds bestaat met het oorspronkelijke bedrag, maakt Salesforce daarom ook een debetboeking in de vorderingenrekening. Als u dat wilt voorkomen, vermindert u het bedrag voor de bronrecord met het restitutiebedrag nadat u de restitutiebetaling hebt gemaakt. U hebt bijvoorbeeld een opportunitybedrag van € 100 en een donor doet een donatie van € 100. Ze willen later een terugbetaling van de donatie die u al als betaald hebt gemarkeerd. Als u een restitutie van € 100 maakt voor de opportunity, verlaag dan ook het opportunitybedrag naar € 0, zodat we geen boeking maken in de vorderingenaccount.
Indien van toepassing kunt u ook een betaling afschrijven zodat de oorspronkelijke betaling wordt teruggedraaid.
Afschrijvingen
Afschrijvingen zijn standaard in de periodeboekhouding, die giftomzet erkent wanneer de gift wordt vastgelegd. Het voltooien van een afschrijving handhaaft het beloofde omzetbedrag, maar erkent dat het niet beschikbaar komt.
Af en toe ontvangt u bericht dat een donor zijn belofte niet kan nakomen en geen betaling zal verzenden. Volg voor het afschrijven van een betaling dezelfde stappen voor het ontvangen van een betaling, behalve dat u Afgeschreven selecteert in plaats van Betaald voor de bronrecord. U hoeft geen betalingswijze in te stellen.
Accounting Subledger genereert transactiejournaalrecords na een afschrijving op dezelfde manier als bij een betaling die als betaald is gemarkeerd. De transactie- en betalingstypen van transactiejournaalrecords worden echter gemarkeerd als afgeschreven, wat aangeeft dat de omzet niet is ontvangen.
Verschillen tussen afschrijvingen en restituties
Afschrijvingen zijn voor toegezegde bedragen die u nog niet hebt ontvangen, en restituties zijn voor voltooide betalingen die u wilt terugdraaien en aan de donor wilt retourneren.
U kunt restituties gebruiken om negatieve betalingen op te geven die niet zijn gekoppeld aan een specifieke donatie. Maak bijvoorbeeld een restitutie voor een betaling die in een andere periode is verwerkt of voor het bijhouden van een betaling die aanvankelijk niet in Salesforce was ingevoerd.
Accounting Subledger maakt transactiejournaalrecords anders, afhankelijk van welke aanpassing u aanbrengt.
| Type aanpassing | Aantal gemaakte transactiejournaalrecords | Type transactiejournaalrecord gemaakt | Account waarin transactiejournaalrecords worden gemaakt |
|---|---|---|---|
| Afschrijving | Two* | Creditcard | Standaard opgebouwde accountcode |
| Betaalpas | Standaard afschrijvingsaccountcode | ||
| Restitutie | Vier | Krediet voor de initiële betaling | Betalingswijze |
| Debet voor de initiële betaling | Fondsnaam | ||
| Creditering van de gerestitueerde betaling | Betalingswijze | ||
| Debet voor de terugbetaalde betaling | Standaard opgebouwde accountcode |
* Als u al betalingen hebt ontvangen en slechts enkele ervan wilt afschrijven, maakt Accounting Subledger nog steeds transactiejournaalrecords voor die betalingen zoals bij restituties.
Negatieve betalings- of onkostenbedragen (terugboekingen)
Omdat u transactiejournaalrecords niet gemakkelijk kunt verwijderen, gebruikt Accounting Subledger negatieve betalings- of onkostenbedragen om restituties en terugboekingen te verwerken.
De debet- en creditbedragen worden teruggedraaid. Salesforce post bijvoorbeeld debiteringen in het oorspronkelijke fonds en kredieten in het contantenfonds. Zie Terminologie voor boekhoudkundige subledger.
U kunt negatieve betalingen gebruiken om een record terug te betalen die aanvankelijk niet in Salesforce was ingevoerd, zelfs als deze het oorspronkelijke bedrag voor de bronrecord overschrijdt.
U geeft bijvoorbeeld een record op voor contanten van US$ 100 die naar uw algemene fonds moeten worden geleid. Wanneer u Accounting Subledger uitvoert, genereert het een journaalrecord voor debettransacties van $ 100 op de kasrekening en een journaalrecord voor krediettransacties van $ 100 in het algemene fonds.
De volgende dag verwijdert een teamlid de record nadat hij zich heeft gerealiseerd dat de betaling van $100 was bedoeld voor een andere afdeling die een ander systeem gebruikt. We verwijderen de gegenereerde transactiejournaalrecords niet en u wilt deze nu waarschijnlijk terugdraaien.
Om terugdraaiingen te maken en de oorspronkelijke transactie te annuleren voordat het teamlid de record voor het primaire object heeft verwijderd:
- Wijzig de bedragen voor de primaire en gerelateerde objectrecords in € 0.
Deze wijziging geeft Accounting Subledger de opdracht om terugdraairecords te maken voor alle bestaande transactiejournaalrecords.
- Wacht totdat de taak Accounting Subledger wordt uitgevoerd.
- Controleer of de door de taak gemaakte journaalrecords voor terugdraaitransacties nauwkeurig zijn.
- Verwijder de record van het primaire object en alle gerelateerde records.
