Вы находитесь здесь:
Типы поправок для записей оплаты и расходов
Accounting Subledger помогает с поправками, отделяя исходные записи от записей журнала транзакций. При обновлении исходной записи создаются новые записи журнала транзакций.
| Доступно в: Lightning Experience |
| Доступно в версиях: Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition и Developer Edition с Accounting Subledger |
Иногда средства поступают фрагментами в течение длительного периода времени. Иногда их обещают, но не приходят совсем. А иногда мы допускаем простые ошибки, например, непреднамеренная подмена двух цифр.
Целостность данных учета имеет решающее значение. Хотя в идеале эти данные остаются постоянными после создания, иногда они требуют поправок. Мы рекомендуем эти подходы для определенных сценариев поправки.
В Salesforce нет объекта оплаты. В модели одного объекта платежи представлены основным объектом. Во всех других моделях платежи представлены дополнительным объектом. См. Модели объектов для наборов данных.
- Запланированные изменения оплаты
Если вы используете четырехобъектную модель для учета методом начисления, рекомендуем, чтобы общая стоимость дополнительного объекта оставалась равной или меньше стоимости основного объекта. Если вы измените одну из них, обновите другую для соответствия. - Поправки записей, обозначенных оплаченными
Если запись помечена как оплаченная, а позже определена как некорректная, требуется корректировка. - Возмещение
Возмещение аналогично другим оплаченным транзакциям, за исключением ввода отрицательной суммы и пометки их оплаченными. - Списанные платежи
Списания являются стандартными в учете методом начисления, который учитывает доход от подарка при подтверждении подарка. Выполнение списания сохраняет обещанную сумму дохода, но признает, что она не будет доступна. - Разница между списанием и возмещением
Списания относятся к объявленным суммам, которые вы еще не получили, а возмещения относятся к завершенным платежам, которые вы хотите отменить и вернуть жертвователю. - Отрицательные суммы оплаты или расходов (отмена)
Поскольку невозможно легко удалить записи журнала транзакций, Accounting Subledger использует отрицательные суммы оплаты или расходов для обработки возмещений и отмены.
Запланированные изменения оплаты
Если вы используете четырехобъектную модель для учета методом начисления, рекомендуем, чтобы общая стоимость дополнительного объекта оставалась равной или меньше стоимости основного объекта. Если вы измените одну из них, обновите другую для соответствия.
Если сумма стоимостей дополнительного объекта превышает стоимость основного объекта, Accounting Subledger создает записи журнала транзакций только в пределах стоимости основного объекта.
Поправки записей, обозначенных оплаченными
Если запись помечена как оплаченная, а позже определена как некорректная, требуется корректировка.
Хотя записи можно изменить в любое время (например, для исправления ошибок, допущенных во время записи), рекомендуем делать это только при необходимости. Прежде чем вносить изменения, убедитесь в том, что поправки разрешены.
Записи журнала транзакций неизменны, поэтому, чтобы внести исправление, Accounting Subledger создает записи журнала транзакций поправки.
Поправки стоимости
При возникновении ошибки в сумме оплаты отредактируйте запись и сохраните изменения. Для увеличения, уменьшения или поправки стоимости мы создаем дельта-стоимости для учета разницы. Для значительных изменений, например, изменения дат оплаты или средств, или если оплата возмещена, мы меняем запись местами, а потом создаем другую запись с пересмотренными значениями.
Если вы используете трех- или четырехобъектный набор учета, он может разрешить несколько выделений средств организации, каждое с собственной суммой. При изменении связанной родительской стоимости мы не обновляем распределения автоматически. Поэтому просмотрите каждую дочернюю стоимость и скорректируйте их, чтобы они составляли родительскую стоимость.
- Общее количество записей типа распределения под родительской записью должно равняться количеству родительской записи.
- В четырехобъектной модели сумма сумм оплаты дополнительного объекта или записей типа расходов должна равняться общей сумме в записи основного объекта.
Возмещение
Возмещение аналогично другим оплаченным транзакциям, за исключением ввода отрицательной суммы и пометки их оплаченными.
Выберите распределения, из которых поступает возмещение и входит ли оно в существующий набор записей. Например, возмещение, полное или частичное, может применяться к подарку с несколькими оплатами или ко всей оплате.
Чтобы отменить запись, обозначенную оплаченной, создайте возмещение, создав другую запись с отрицательной суммой.
- Создайте новую запись оплаты или расходов.
- Введите Стоимость возмещения в качестве отрицательного числа. Например, введите - 200 для возмещения 200 долларов США.
- Выберите «Оплата оплачена».
- Введите дату обработки возмещения в поле «Дата оплаты».
- Введите метод, использованный для выдачи возмещения в методе оплаты.
- Сохраните внесенные изменения.
Возмещение создает те же записи журнала транзакций, что и обычные платежи и расходы. Поэтому, если запись все еще существует с исходной суммой, Salesforce также создает запись дебета в организации дебиторской задолженности. Во избежание этого уменьшите стоимость исходной записи на сумму возмещения после создания платежа возмещения. Например, стоимость возможности составляет 100 долларов, а жертвователь вносит пожертвование в размере 100 долларов. Позже они хотят получить возмещение за пожертвование, которое вы уже отметили как оплаченное. Если вы создаете возмещение $100 для возможности, также уменьшите стоимость возможности до $0, чтобы мы не создали запись в организации дебиторской задолженности.
Если применимо, можно также списать оплату, чтобы отменить исходную оплату.
Списанные платежи
Списания являются стандартными в учете методом начисления, который учитывает доход от подарка при подтверждении подарка. Выполнение списания сохраняет обещанную сумму дохода, но признает, что она не будет доступна.
Иногда вы получаете уведомление о том, что жертвователь не может выполнить обещание и не отправляет платеж. Чтобы списать оплату, выполните те же действия для получения оплаты, кроме выбора «Списано» вместо «Оплачено» в исходной записи. Нет необходимости устанавливать метод оплаты.
Сублидер учета создает записи журнала транзакций после списания аналогично платежу, помеченному как оплаченный. Однако, записи журнала транзакций и оплаты помечаются как списанные, что указывает на неполученный доход.
Разница между списанием и возмещением
Списания относятся к объявленным суммам, которые вы еще не получили, а возмещения относятся к завершенным платежам, которые вы хотите отменить и вернуть жертвователю.
Вы можете использовать возмещения для ввода отрицательных платежей, не связанных с определенным пожертвованием. Например, создайте возмещение для оплаты, обработанной в другом периоде, или для отслеживания оплаты, изначально не введенной в Salesforce.
Сублидер учета создает записи журнала транзакций по-разному, в зависимости от внесенной поправки.
| Тип поправки | Количество созданных записей журнала транзакций | Тип созданной записи журнала транзакций | Организация, в которой создаются записи журнала транзакций |
|---|---|---|---|
| Списание | Два* | Кредит | Стандартный код начисленной организации |
| Дебет | Стандартный код списания организации | ||
| Возмещение | 4 | Кредит для первоначального платежа | Метод оплаты |
| Дебет для первоначальной оплаты | Имя фонда | ||
| Кредит для возмещенной оплаты | Метод оплаты | ||
| Дебет возмещенной оплаты | Стандартный код начисленной организации |
* Если вы уже получили платежи и хотите списать только некоторые из них, бухгалтерский сублидер продолжает создавать записи журнала транзакций для этих платежей, как и для возмещения.
Отрицательные суммы оплаты или расходов (отмена)
Поскольку невозможно легко удалить записи журнала транзакций, Accounting Subledger использует отрицательные суммы оплаты или расходов для обработки возмещений и отмены.
Дебетовые и кредитные суммы меняются местами. Например, Salesforce публикует дебеты в исходном фонде и кредиты в денежном фонде. См. Терминология бухгалтерского суббухгалтера.
Вы можете использовать отрицательные платежи для возмещения стоимости записи, изначально не введенной в Salesforce, даже если она превышает исходную стоимость исходной записи.
Например, вы введете запись о переводе 100 долларов США наличными в общий фонд. При запуске Accounting Subledger создается запись журнала дебетовых транзакций в размере $100 в денежном счете и запись журнала кредитных транзакций в размере $100 в общем фонде.
На следующий день участник рабочей группы удаляет запись, осознав, что оплата в размере 100 долларов предназначается другому отделу, использующему другую систему. Мы не удаляем созданные записи журнала транзакций, и теперь, скорее всего, вы хотите их отменить.
Для создания отмены исходной транзакции до удаления записи основного объекта участником рабочей группы:
- Измените суммы в записях основного и связанного объектов на $0.
Это изменение предписывает Accounting Subledger создать записи обратного хода для любых существующих записей журнала транзакций.
- Дождитесь выполнения задания «Бухгалтерский сублидер».
- Проверьте точность созданных заданий записей журнала транзакций отмены.
- Удалите запись основного объекта и все связанные записи.
