Willkommen bei Accounting Subledger: Von CRM zu Finanzen

Finanzstatistiken sind wichtiger als je zuvor

Wenn Sie Finanzinformationen in Salesforce erfassen, möchten Sie sie für Buchhalter, Führungsteams und andere Personen freigeben können, die auf genaue und aktuelle Informationen reagieren können, die den Finanzberichterstattungsstandards entsprechen. Sie möchten einen vollständigen Überblick über die finanzielle Situation Ihres Unternehmens oder Ihrer Institution erhalten, damit Sie wissen, wo sie steht, und fundierte Entscheidungen treffen können.

Diese Aufgabe ist bereits ein hoher Auftrag, wenn Sie nur über wenige Einnahme- und Ausgabenquellen verfügen. Es wird exponentiell schwieriger, wenn Sie viele eingehende und ausgehende Streams überwachen müssen. Verschiedene Abteilungen verfügen in der Regel über eigene Prozesse und Zeitachsen für die Eingabe und Verfolgung von Mitteln. Zuordnungen zu verschiedenen Mittelkonten im Backoffice können für einen Salesforce-Administrator, der weit von der Finanzverwaltung entfernt ist, ein Rätsel sein. Und Buchhaltungsteams müssen die Unterschiede oft abstimmen, wenn sie ungleiche oder unvollständige Daten erhalten, wodurch es schwieriger wird, die Bücher jeden Monat zu schließen. Kurz gesagt: Ihre Finanz- und Buchhaltungsteams müssen Umsätze effizient prognostizieren und prognostizieren. Eingeschränkte Geschäftssichtbarkeit und isolierte Prozesse erschweren dies jedoch.

Accounting Subledger schließt diese ständig wachsende Lücke zwischen der Buchhaltung und anderen Abteilungen mit Funktionen, die es Ihren Teams ermöglichen:

• Verbessern Sie die Kommunikation und Partnerschaft mit Finanzen und Buchhaltung.
• Greifen Sie auf Statistiken aus Ihren Finanzdaten zu und reagieren Sie darauf.
• Optimieren Sie die Strategie, um Ressourcen zu maximieren und die finanzielle Auswirkung zu steigern und gleichzeitig die Compliance zu wahren.
• Entdecken und meistern Sie finanzielle Herausforderungen mit genauen, aktuellen Finanzprognosen.
• Generieren Sie Belastungen und Gutschriften aus Salesforce-Datensätzen, die automatisch für den Export in Ihre Buchhaltungssysteme formatiert werden.

Accounting Subledger unterstützt die Kassenbuchhaltung und die Ansammlungsbuchhaltung. Die Kassenbuchhaltung verfolgt Mittel nur bei Erhalt oder Auszahlung. Die Ansammlungsbuchhaltung verfolgt Mittel nach ihrer Mittelbindung, d. h., es besteht ein verbindliches rechtliches Versprechen, dass die Mittel ausgezahlt oder ausgezahlt werden. In beiden Fällen werden die ursprünglichen Informationen für die Buchhaltung verfolgt und Anpassungen vorgenommen, sobald Änderungen vorgenommen werden.

Legen Sie die Mittelzuteilungen so detailliert fest, wie Sie sie benötigen – bis hin zur Zahlung. Sie müssen keine separaten Datensätze für eine Zahlung mit einer anderen Zuteilungsaufteilung erstellen. Verfolgen Sie zudem Spesendaten.

Sehen wir uns einige Institutionen an, um Accounting Subledger in Aktion zu sehen.

Höhere Ed-Perspektive

Verwenden Sie Accounting Subledger, um die Buchhaltungsprozesse Ihrer Universität zu skalieren.

Als Salesforce-Administratorin der Astro University arbeitet Maria mit vielen verschiedenen Teams auf dem Campus zusammen, die eingehende Umsätze und ausgehende Ausgabentransaktionen in Salesforce verfolgen, beispielsweise für:

• Anmeldegebühren
• Fortschritte
• Lizenzumsatz
• Stipendienfonds
• Studentenservice

Diese Teams generieren Daten in Salesforce und exportieren sie dann manuell in Drittanbietersysteme, die die Informationen erfassen, organisieren und formatieren. Der Export erfolgt über Dutzende Tabellenblätter und erfordert mehrere Schritte und Überarbeitungen, um genaue Daten zu erhalten, bevor sie für die Buchhaltung freigegeben werden können.

Maria weiß, dass die Buchhaltungsabteilung auf all diese Informationen angewiesen ist, um Mittel angemessen zu erfassen und zuzuteilen. Da Salesforce jedoch zunehmend von ihrer Institution verwendet wird, ist dieser manuelle Prozess uneinheitlich und frustrierend geworden. Teams arbeiten lange daran, die Eingabe von Finanzdaten in verschiedene Systeme zu optimieren.

Maria weiß, dass ihre Kollegen bereits viel zu tun haben und möchte alles tun, um zu helfen. Über die Frühlingsferien stimmt sie zufällig auf Trailhead Live ein. Im Webinar dreht sich alles um Accounting Subledger und es werden Lösungen aufgezeigt, wie die Universität ihre Buchhaltungsprozesse skalieren kann. Beim Webinar erfuhr Maria Folgendes:

• Teams können Belastungen und Gutschriften in Salesforce generieren. Sie müssen nicht mehr manuell exportieren und Daten in separaten Tabellenblättern abstimmen, bevor Sie die Daten an die Buchhaltung weiterleiten.
• Buchhaltungssätze ordnen CRM-Finanzinformationen, die in einem standardmäßigen oder benutzerdefinierten Objekt gespeichert sind, einem buchhaltungsfreundlichen Format zu.
• Buchhaltungsfeldzuordnungen helfen Administratoren, Daten einmal zu formatieren und sie dann beliebig vielen Buchhaltungssystemen zuzuordnen.

Maria kann es kaum erwarten, mit ihren Salesforce-Intelligenten Accounting Subledger auf den Campus zu bringen und so viele Funktionen der Universität besser zusammenzuarbeiten.

Eine Spendenaktionsperspektive

Verwenden Sie Accounting Subledger, um die Spendenaktionen für Ihre gemeinnützige Organisation zu verwalten.

Als Senior Accountant for Learning Empowerment, einer gemeinnützigen Organisation zur Unterstützung von Bildung, ist Sam die ansässige Behörde für Finanzfragen. An einem typischen Tag beantwortet sie buchhaltungsbezogene Fragen, sammelt notwendige Dokumente für Zahlungen und Rechnungen und verwaltet vor allem die Bücher des Instituts.

Mit zunehmender Lernfähigkeit sind diese Aufgaben größer und komplizierter geworden. Die Einrichtung bietet nun an 20 Standorten in drei Bundesländern Unterstützung für Menschen mit Behinderungen an. Praktisch über Nacht hat sich Sams Welt von einer einigermaßen überschaubaren Arbeitslast der manuellen Buchhaltung zu einer überwältigenden Lawine von Arbeit entwickelt, die sie kaum bewältigen kann.

Sie jongliert nun mit den Anforderungen und Vorschriften von drei verschiedenen Bundesstaaten sowie mit viel größeren Spendenbeträgen und -mitteln. Sie verbringt auch viel länger damit, dem Spendenteam Fragen zu stellen, insbesondere während der Versöhnung jedes Monats. Da sie weiß, wie beschäftigt sie sind, wünscht sie sich, dass sie autonomer sein könnte, aber es gibt keine andere Möglichkeit, sie zu umgehen.

Aber dann aktiviert Salesforce-Administrator von Learning Empowerment "Accounting Subledger" und die Dinge beginnen sich zu verbessern. Das Spendenteam geht weiterhin ohne Unterbrechung in Spenden ein und Salesforce generiert automatisch über Nacht Buchhaltungsdatensätze. Und noch besser: Diese Datensätze liegen im Format von Standardjournaleinträgen vor und unterstützen Journale mit doppeltem Eintrag. Sam muss Geschenke nicht mehr manuell in einem separaten Buchhaltungssystem erneut eingeben. Buchhaltungsdatensätze sind so konzipiert, dass sie mit minimalen Datenmanipulationen an Drittanbieter-Buchhaltungssoftware gesendet werden können.

Bisher verbrachte Sam mehr als ein Drittel ihrer Zeit damit, die Bücher monatlich abzustimmen, und das in den langsamen Monaten. Nun, zwei Monate später, konzentriert sich Sam stattdessen darauf, Kollegen und Freiwilligen zu helfen. Sie exportiert regelmäßig Buchhaltungsdatensätze aus Salesforce und importiert sie in ihre Buchhaltungssoftware. Sie arbeitet aber auch mit der IT-Abteilung zusammen, um eine automatische Integration einzurichten, die sie noch mehr frei macht. Learning Empowerment hat gerade Pläne angekündigt, um auf mehr Standorte in einem anderen Bundesstaat zu expandieren, aber dieses Mal ist Sam nicht nur bereit, sie freut sich darauf!