Bienvenido a Sublibro de contabilidad: De CRM a Finanzas

Las perspectivas financieras son más importantes que nunca

Cuando captura información financiera dentro de Salesforce, desea poder compartirla con contables, equipos de liderazgo y otras personas que pueden actuar sobre información precisa y actualizada que cumpla con los estándares de creación de informes financieros. Desea una visión completa de la situación financiera de su empresa o institución, de modo que sepa dónde se encuentra y tome decisiones fundamentadas.

Esta tarea ya es una tarea difícil cuando solo tiene algunas fuentes de ingresos y gastos. Se vuelve exponencialmente más difícil cuando tiene que supervisar muchas transmisiones entrantes y salientes. Varios departamentos suelen tener sus propios procesos y plazos para introducir y realizar un seguimiento de los fondos. Las asignaciones a diferentes cuentas de fondos en el back office pueden ser un misterio para un administrador de Salesforce que está muy alejado de la gestión financiera. Además, los equipos de contabilidad a menudo tienen que conciliar las diferencias siempre que reciben datos dispares o incompletos, lo que dificulta el cierre de los libros cada mes. En resumen, sus equipos de finanzas y contabilidad deben pronosticar y proyectar ingresos de forma eficiente, pero la visibilidad comercial limitada y los procesos aislados lo dificultan.

El sublibro de contabilidad cierra esta brecha cada vez mayor entre la contabilidad y otros departamentos, con funciones que permiten a sus equipos:

• Mejore la comunicación y la asociación con finanzas y contabilidad.
• Acceda y actúe sobre perspectivas desde sus datos financieros.
• Perfeccione la estrategia para maximizar los recursos y dirigir el impacto financiero mientras mantiene el cumplimiento.
• Descubra y aborde retos financieros con proyecciones financieras precisas y actualizadas.
• Genere débitos y créditos desde registros de Salesforce, con formato automático para exportar a sus sistemas de contabilidad.

El libro mayor de contabilidad admite la contabilidad de efectivo y devengado. La contabilidad de efectivo realiza un seguimiento de los fondos solo cuando se reciben o se desembolsan. La contabilidad devengada realiza un seguimiento de los fondos después de su confirmación, lo que significa que existe una promesa legal vinculante de que los fondos se pagarán o desembolsarán. En ambos casos, realizamos un seguimiento de la información inicial para la contabilización y realizamos ajustes siempre que se producen cambios.

Establezca asignaciones de cuentas de fondos de forma tan granular como las necesite, incluso hasta el pago. ¡No es necesario crear registros separados para un pago con una división de asignación diferente! Además, realice un seguimiento de los datos de gastos también.

Echemos un vistazo a un par de instituciones para ver Sublibro de contabilidad en acción.

Una perspectiva de Ed superior

Utilice el Sublibro de contabilidad para ampliar los procesos de contabilidad de su universidad.

Como administradora de Salesforce para Astro University, María trabaja con muchos equipos diferentes en todo el campus que realizan un seguimiento de las transacciones de ingresos entrantes y gastos salientes en Salesforce, como para:

• Tasas de solicitudes
• Esfuerzos de avance
• Ingresos por licencia
• Fondos de becas
• Servicios para estudiantes

Estos equipos generan datos en Salesforce y luego los exportan manualmente a sistemas externos que recopilan, organizan y dan formato a la información. La exportación se realiza a través de docenas de hojas de cálculo y requiere múltiples pasos y trabajos para obtener datos precisos antes de que esté lista para compartirse con contabilidad.

María sabe que el departamento de contabilidad se basa en toda esta información para reconocer y asignar fondos de forma apropiada. Pero a medida que crece el uso de Salesforce por parte de su institución, este proceso manual se ha vuelto inconexo y frustrante. Los equipos emplean mucho tiempo en perfeccionar cómo se introducen los datos financieros en varios sistemas.

María sabe que sus compañeros ya tienen mucho en su plato y quiere hacer todo lo que pueda para ayudar. Durante las vacaciones de primavera, resulta que sintoniza Trailhead Live. El seminario web es todo sobre Contabilidad Subledger y destaca soluciones para cómo la universidad puede ampliar sus procesos de contabilidad. En el seminario web, María aprendió que:

• ¡Los equipos pueden generar débitos y créditos en Salesforce! No más exportaciones manuales y conciliación de datos en hojas de cálculo separadas antes de reenviar los datos a contabilidad.
• Los conjuntos de contabilidad asignan información financiera de CRM, almacenada en cualquier objeto estándar o personalizado, a un formato fácil de contabilizar.
• Las asignaciones de campos de contabilidad ayudan a los administradores a dar formato a los datos una vez y luego asignarlos a tantos sistemas de contabilidad como sea necesario.

María no puede esperar a utilizar su inteligencia de Salesforce para llevar el sublibro de contabilidad al campus y ayudar a muchas de las funciones de la universidad a colaborar mejor.

Una perspectiva de recaudación de fondos

Utilice el Sublibro de contabilidad para gestionar las tareas de recaudación de fondos para su organización sin fines de lucro.

Como Contador Principal para el Empoderamiento del Aprendizaje, una organización sin fines de lucro de apoyo educativo, Sam es la autoridad residente en todas las cosas financieras. En un día típico, responde a preguntas relacionadas con la contabilidad, recopila documentos necesarios para pagos y facturas y, sobre todo, gestiona los libros de contabilidad de la institución.

A medida que crece el Empoderamiento de aprendizaje, esas tareas se han vuelto más grandes y complicadas. La institución ahora proporciona servicios de apoyo para personas con discapacidad en 20 ubicaciones en tres estados. Prácticamente de la noche a la mañana, el mundo de Sam ha pasado de una carga de trabajo razonablemente manejable de contabilidad manual a una avalancha abrumadora de trabajo que apenas puede manejar.

Ahora está haciendo malabarismos con los requisitos y regulaciones de tres estados diferentes, así como una cantidad de donaciones y fondos mucho mayores. También emplea mucho más tiempo en formular preguntas al equipo de recaudación de fondos, especialmente durante la reconciliación de cada mes. Sabiendo lo ocupados que están, desea ser más autónoma pero no hay otra forma de evitarlo.

Pero luego el administrador de Salesforce de Learning Empowerment activa el Sublibro de contabilidad y las cosas comienzan a mejorar. El equipo de recaudación de fondos continúa introduciendo regalos sin interrupciones y Salesforce genera automáticamente registros contables durante la noche. Y aún mejor, esos registros están en el formato de entradas de diario estándar, ¡con compatibilidad para diarios de doble entrada! Sam ya no necesita volver a introducir manualmente regalos en un sistema de contabilidad separado. Los registros contables están diseñados para enviarse a software de contabilidad externo con una manipulación de datos mínima.

Anteriormente, Sam pasaba más de un tercio de su tiempo conciliando los libros mensualmente, y eso fue en los meses lentos. Ahora, dos meses después, Sam se centra en ayudar a compañeros de trabajo y voluntarios en su lugar. Exporta regularmente registros contables desde Salesforce y los importa a su software de contabilidad. Pero también está trabajando con el departamento de TI para configurar una integración automática que la liberaría aún más. Learning Empowerment acaba de anunciar planes para expandirse a más ubicaciones en otro estado, pero esta vez, no solo Sam está listo; ¡está emocionada de asumirlo!