Bienvenue dans Accounting Subledger : Du CRM à la finance

Les connaissances financières sont plus importantes que jamais

Lorsque vous capturez des informations financières dans Salesforce, vous souhaitez pouvoir les partager avec des comptables, des équipes de direction et d'autres personnes capables d'agir sur la base d'informations précises et à jour conformes aux normes d'information financière. Vous souhaitez obtenir une vue complète de la situation financière de votre entreprise ou institution, pour savoir où elle en est et prendre des décisions informées.

Cette tâche est déjà ardue lorsque vous n'avez que quelques sources de revenus et de dépenses. Cela devient exponentiellement plus difficile lorsque vous devez surveiller de nombreux flux entrants et sortants. Les divers ministères ont généralement leurs propres processus et calendriers de saisie et de suivi des fonds. Les allocations à différents comptes de fonds dans le back office peuvent être un mystère pour un administrateur Salesforce éloigné de la gestion financière. Les équipes comptables doivent souvent concilier les différences dès qu'elles reçoivent des données disparates ou incomplètes, ce qui complique la fermeture des livres chaque mois. En résumé, vos équipes financières et comptables doivent prévoir et projeter efficacement le chiffre d'affaires, mais la visibilité limitée de l'entreprise et les processus cloisonnés compliquent la tâche.

Accounting Subledger comble ce fossé croissant entre la comptabilité et les autres services, avec des fonctionnalités qui permettent à vos équipes de :

• Améliorer la communication et le partenariat avec les services financiers et comptables.
• Accédez aux connaissances de vos données financières et agissez en conséquence.
• Affinez la stratégie pour maximiser les ressources et augmenter l'impact financier tout en préservant la conformité.
• Découvrez et relevez les défis financiers avec des projections financières précises et actualisées.
• Générez des débits et des crédits à partir d'enregistrements Salesforce, automatiquement mis en forme pour l'exportation vers vos systèmes comptables.

Accounting Subledger prend en charge la comptabilité de caisse et d'exercice. La comptabilité de caisse suit les fonds uniquement lorsqu'ils sont reçus ou décaissés. La comptabilité d'exercice suit les fonds une fois engagés, ce qui signifie qu'il existe une promesse légale contraignante que les fonds seront payés ou versés. Dans les deux cas, nous suivons les informations initiales pour la comptabilité et procédons à des ajustements chaque fois que des modifications se produisent.

Définissez des allocations de compte de fonds aussi précises que nécessaire, même jusqu'au paiement. Inutile de créer des enregistrements séparés pour un paiement avec une part d'allocation différente ! Suivez également les données de dépenses.

Examinons quelques institutions pour voir Accounting Subledger en action.

Une perspective Ed supérieure

Utilisez Accounting Subledger pour adapter les processus comptables de votre université.

En tant qu'administratrice Salesforce pour l'Université Astro, Maria travaille avec de nombreuses équipes différentes à travers le campus qui suivent les transactions de chiffre d'affaires entrant et de dépenses sortantes dans Salesforce telles que pour:

• Frais de candidature
• Efforts de progrès
• Revenu de licence
• Fonds de bourses
• Services aux étudiants

Ces équipes génèrent des données dans Salesforce, puis les exportent manuellement vers des systèmes tiers qui collectent, organisent et mettent en forme les informations. L'exportation est effectuée via des dizaines de feuilles de calcul et nécessite plusieurs étapes et retouches pour obtenir des données précises avant de les partager avec la comptabilité.

Maria sait que le service de comptabilité s'appuie sur toutes ces informations pour comptabiliser et allouer les fonds de façon appropriée. Mais à mesure que son institution utilise de plus en plus Salesforce, ce processus manuel est devenu décousu et frustrant. Les équipes passent beaucoup de temps à perfectionner la saisie des données financières dans divers systèmes.

Maria sait que ses collègues ont déjà beaucoup à faire et veut faire tout ce qu'elle peut pour aider. Pendant les vacances de printemps, elle se connecte à Trailhead Live. Le webinaire porte sur Accounting Subledger et met en évidence des solutions pour adapter les processus comptables de l'université. Lors du webinaire, Maria a appris que :

• Les équipes peuvent générer des débits et des crédits dans Salesforce ! Il n'est plus nécessaire d'exporter manuellement et de rapprocher les données dans des feuilles de calcul séparées avant de les transmettre à la comptabilité.
• Les ensembles comptables mappent les informations financières CRM, stockées dans n'importe quel objet standard ou personnalisé, avec un format convivial pour la comptabilité.
• Les mappages de champs comptables aident les administrateurs à mettre en forme les données une seule fois, puis à les mapper avec autant de systèmes comptables que nécessaire.

Maria a hâte d'utiliser ses outils intelligents Salesforce pour amener Accounting Subledger sur le campus et aider tant de fonctions de l'université à mieux collaborer.

Perspective de levée de fonds

Utilisez Accounting Subledger pour gérer les tâches de levée de fonds de votre organisation à but non lucratif.

En tant que comptable principal pour l'autonomisation de l'apprentissage, une organisation à but non lucratif de soutien à l'éducation, Sam est l'autorité résidente pour tout ce qui concerne les finances. Lors d'une journée typique, elle répond aux questions liées à la comptabilité, rassemble les documents nécessaires pour les paiements et les factures, et surtout, gère les registres de l'institution.

À mesure que l'autonomisation de l'apprentissage se développe, ces tâches sont devenues plus grandes et plus complexes. L ' institution fournit maintenant des services de soutien aux personnes handicapées à 20 emplacements dans trois États. Pratiquement du jour au lendemain, le monde de Sam est passé d'une charge de travail raisonnablement gérable de comptabilité manuelle à une avalanche écrasante de travail qu'elle peut à peine gérer.

Elle jongle maintenant avec les exigences et les réglementations de trois états différents, ainsi qu'avec des montants de dons et des fonds beaucoup plus importants. Elle passe aussi beaucoup plus de temps à poser des questions à l'équipe de collecte de fonds, surtout lors du rapprochement de chaque mois. Sachant à quel point ils sont occupés, elle aimerait pouvoir être plus autonome mais il n'y a pas d'autre moyen pour elle de contourner cela.

Ensuite, l'administrateur Salesforce de Learning Empowerment active Accounting Subledger, et les choses commencent à s'améliorer. L'équipe de levée de fonds continue de saisir des cadeaux sans aucune interruption, et Salesforce génère automatiquement des enregistrements comptables pendant la nuit. Mieux encore, ces enregistrements se présentent sous le format d'entrées de journal standard, avec la prise en charge des journaux à double entrée ! Sam n'a plus besoin de saisir manuellement les cadeaux dans un système comptable séparé. Les enregistrements comptables sont conçus pour être envoyés à des logiciels comptables tiers avec un minimum de manipulation des données.

Auparavant, Sam passait plus d'un tiers de son temps à réconcilier les livres tous les mois, et c'était sur les mois lents. Maintenant, deux mois plus tard, Sam se concentre à la place sur l'aide aux collègues et aux bénévoles. Elle exporte régulièrement des enregistrements comptables depuis Salesforce et les importe dans son logiciel de comptabilité. Mais elle travaille aussi avec le service informatique pour mettre en place une intégration automatique qui la libérerait encore plus. Learning Empowerment vient d'annoncer son intention de s'étendre à d'autres endroits dans un autre état, mais cette fois, non seulement Sam est prête, mais elle est ravie de l'assumer !