Welkom bij Accounting Subledger: Van CRM naar Finance

Financiële insights zijn belangrijker dan ooit tevoren

Wanneer u financiële informatie vastlegt binnen Salesforce, wilt u deze kunnen delen met accountants, leiderschapsteams en anderen die kunnen handelen op basis van nauwkeurige, actuele informatie die voldoet aan standaarden voor financiële rapportage. U wilt een compleet overzicht van de financiële situatie van uw bedrijf of instelling, zodat u weet waar het aan toe is en weloverwogen beslissingen kunt nemen.

Deze taak is al een grote opgave als u slechts een paar bronnen van inkomsten en onkosten hebt. Het wordt exponentieel moeilijker wanneer u veel inkomende en uitgaande stromen moet bewaken. Verschillende afdelingen hebben doorgaans hun eigen processen en tijdlijnen voor het invoeren en bijhouden van fondsen. Toewijzingen aan verschillende fondsaccounts in de backoffice kunnen een mysterie zijn voor een Salesforce-beheerder die ver verwijderd is van financieel beheer. En boekhoudteams moeten de verschillen vaak verzoenen wanneer ze ongelijksoortige of onvolledige gegevens ontvangen, waardoor het moeilijker wordt om de boeken elke maand te sluiten. Kortom, uw financiële en boekhoudteams moeten efficiënt prognoses opstellen en omzet voorspellen, maar beperkte bedrijfszichtbaarheid en geïsoleerde processen maken het moeilijk.

Accounting Subledger overbrugt deze steeds groter wordende kloof tussen boekhouding en andere afdelingen, met voorzieningen waarmee uw teams:

• Verbeter de communicatie en het partnerschap met financiën en boekhouding.
• Krijg toegang tot en handel op basis van insights uit uw financiële gegevens.
• Scherp strategieën aan om resources te maximaliseren en financiële impact te stimuleren met behoud van naleving.
• Ontdek en los financiële uitdagingen op met nauwkeurige, actuele financiële prognoses.
• Genereer debet- en creditnotaties vanuit Salesforce-records—automatisch opgemaakt voor export naar uw boekhoudsystemen.

Accounting Subledger ondersteunt cash- en perioderegistratie. Cash accounting houdt fondsen alleen bij wanneer ze worden ontvangen of uitbetaald. De perioderegistratie houdt fondsen bij nadat ze zijn vastgelegd, wat inhoudt dat er een bindende juridische belofte is dat de fondsen worden betaald of uitbetaald. In beide gevallen houden we de initiële gegevens bij voor de boekhouding en brengen we aanpassingen aan wanneer er wijzigingen optreden.

Stel fondsaccounttoewijzingen zo fijnmazig in als u ze nodig hebt, zelfs tot aan de betaling. U hoeft geen afzonderlijke records te maken voor één betaling met een andere toewijzingssplitsing! En houd ook onkostengegevens bij.

Laten we eens kijken naar een paar instellingen om Accounting Subledger in actie te zien.

Een hoger Ed-perspectief

Gebruik Accounting Subledger om de boekhoudprocessen van uw universiteit te schalen.

Als Salesforce-beheerder voor Astro University werkt Maria met veel verschillende teams op de campus die inkomende omzet- en uitgaande onkostentransacties bijhouden in Salesforce, zoals voor:

• Aanmeldingskosten
• Vooruitgangsinspanningen
• Licentie-inkomsten
• Beurzenfondsen
• Studentendiensten

Deze teams genereren gegevens in Salesforce en exporteren deze vervolgens handmatig naar externe systemen die de informatie verzamelen, ordenen en opmaken. De export wordt uitgevoerd via tientallen spreadsheets en vereist meerdere stappen en bewerkingen om nauwkeurige gegevens te krijgen voordat deze kunnen worden gedeeld met de boekhouding.

Maria weet dat de boekhoudafdeling op al deze informatie vertrouwt om fondsen op de juiste manier te erkennen en toe te wijzen. Maar naarmate het gebruik van Salesforce door haar instelling groeit, is dit handmatige proces onsamenhangend en frustrerend geworden. Teams besteden veel tijd aan het perfectioneren van de manier waarop financiële gegevens in verschillende systemen worden ingevoerd.

Maria weet dat haar collega’s al veel aan hun hoofd hebben en wil er alles aan doen om te helpen. Tijdens de voorjaarsvakantie luistert ze toevallig naar Trailhead Live. Het webinar gaat over Accounting Subledger en belicht oplossingen voor de manier waarop de universiteit haar boekhoudprocessen kan opschalen. Tijdens het webinar leerde Maria dat:

• Teams kunnen debiteringen en kredieten genereren binnen Salesforce! Geen handmatige export en gegevensafstemming meer in afzonderlijke spreadsheets voordat de gegevens naar de boekhouding worden doorgestuurd.
• Boekhoudsets wijzen financiële CRM-gegevens, die zijn opgeslagen in een standaard- of aangepast object, toe aan een boekhoudvriendelijke indeling.
• Met veldtoewijzingen voor boekhouding kunnen beheerders gegevens één keer opmaken en deze vervolgens toewijzen aan zo veel boekhoudsystemen als nodig is.

Maria kan niet wachten om haar Salesforce-slimme kant te gebruiken om Accounting Subledger naar de campus te brengen en zo veel van de functies van de universiteit beter te laten samenwerken.

Een fondswervingsperspectief

Gebruik Accounting Subledger om de fondsenwervingstaken voor uw non-profitorganisatie te beheren.

Als Senior Accountant voor Learning Empowerment, een non-profitorganisatie voor onderwijsondersteuning, is Sam de residente autoriteit voor alles wat met financiën te maken heeft. Op een normale dag beantwoordt ze boekhoudkundige vragen, verzamelt ze benodigde documenten voor betalingen en facturen en beheert ze vooral de grootboeken van de instelling.

Naarmate Learning Empowerment groeit, zijn die taken groter en ingewikkelder geworden. De instelling biedt nu ondersteunende diensten voor personen met een handicap op 20 locaties in drie staten. Bijna van de ene op de andere dag is Sam's wereld veranderd van een redelijk beheersbare werklast van handmatige boekhouding in een overweldigende lawine van werk dat ze nauwelijks aankan.

Ze goochelt nu met de vereisten en regelgeving van drie verschillende staten, evenals een aanzienlijk groter aantal donatiebedragen en fondsen. Ze besteedt ook veel meer tijd aan het stellen van vragen aan het fondsenwervingsteam, vooral tijdens de afstemming van elke maand. Ze weet hoe druk ze het hebben en wenst dat ze autonomer kan zijn, maar er is geen andere manier om er omheen te komen.

Maar dan schakelt de Salesforce-beheerder van Learning Empowerment Accounting Subledger in en beginnen de zaken helderder te worden. Het fondsenwervingsteam blijft zonder onderbreking giften invoeren en Salesforce genereert 's nachts automatisch boekhoudkundige records. En nog beter, die records hebben het formaat van standaard journaalitems, met ondersteuning voor dubbele invoerjournalen! Sam hoeft giften niet meer handmatig opnieuw in te voeren in een afzonderlijk boekhoudsysteem. Boekhoudrecords zijn ontworpen om met minimale gegevensmanipulatie naar externe boekhoudsoftware te worden verzonden.

Eerder besteedde Sam meer dan een derde van haar tijd aan het maandelijks afstemmen van de boeken, en dat was in de rustige maanden. Nu, twee maanden later, richt Sam zich in plaats daarvan op het helpen van collega's en vrijwilligers. Ze exporteert regelmatig boekhoudkundige records vanuit Salesforce en importeert deze naar haar boekhoudsoftware. Maar ze werkt ook samen met de IT-afdeling om een automatische integratie op te zetten die haar nog meer vrijheid zou geven. Learning Empowerment heeft zojuist plannen aangekondigd om uit te breiden naar meer locaties in een andere staat, maar deze keer is Sam er niet alleen klaar voor; ze is enthousiast om het aan te gaan!