Bem-vindo ao Accounting Subledger: Do CRM para financeiro

Insights financeiros estão mais importantes do que nunca

Quando você captura informações financeiras no Salesforce, deseja poder compartilhá-las com contadores, equipes de liderança e outras pessoas que podem agir com base em informações precisas e atualizadas que estejam em conformidade com os padrões de relatório financeiro. Você quer ter uma visão completa da situação financeira da sua empresa ou instituição para que saiba onde ela está e tome decisões bem informadas.

Essa tarefa já é uma tarefa alta quando você tem apenas algumas fontes de receita e despesa. Isso fica exponencialmente mais difícil quando você precisa monitorar muitos fluxos de entrada e saída. Diversos departamentos geralmente têm seus próprios processos e cronogramas para inserir e rastrear fundos. As alocações para diferentes contas de fundos no back office podem ser um mistério para um administrador do Salesforce que está longe do gerenciamento financeiro. E as equipes de contabilidade costumam precisar reconciliar as diferenças sempre que recebem dados diferentes ou incompletos, tornando mais difícil fechar os registros a cada mês. Em suma, suas equipes financeiras e contábeis devem prever e projetar de modo eficiente a receita, mas a visibilidade limitada dos negócios e os processos isolados dificultam isso.

O Accounting Subledger elimina essa lacuna crescente entre os departamentos de contabilidade e outros, com recursos que permitem que suas equipes:

• Melhore a comunicação e a parceria com finanças e contabilidade.
• Acesse e aja quanto a percepções de seus dados financeiros.
• Aprimore a estratégia para maximizar os recursos e gerar impacto financeiro enquanto mantém a conformidade.
• Descubra e solucione desafios financeiros com previsões financeiras precisas e atualizadas.
• Gere débitos e créditos de registros do Salesforce, formatados automaticamente para exportação para seus sistemas de contabilidade.

O Accounting Subledger oferece suporte à contabilidade em dinheiro e acúmulo. A contabilidade em dinheiro rastreia os fundos apenas quando eles são recebidos ou desembolsados. A contabilidade de acúmulo rastreia os fundos depois que eles são confirmados, o que significa que há uma promessa legal vinculativa de que os fundos serão pagos ou desembolsados. Em ambos os casos, rastreamos as informações iniciais para contabilidade e fazemos ajustes sempre que ocorrerem alterações.

Defina as alocações de fundos da conta com a granularidade necessária, até o pagamento. Não é necessário criar registros separados para um pagamento com uma divisão de alocação diferente! E também rastreie dados de despesas.

Vamos analisar algumas instituições para ver o Accounting Subledger em ação.

Uma perspectiva de Ed superior

Use o Accounting Subledger para dimensionar os processos de contabilidade da sua universidade.

Como administradora do Salesforce para Astro University, Maria trabalha com muitas equipes diferentes em todo o campus que rastreiam transações de receita e despesas recebidas no Salesforce, como:

• Taxas de candidatura
• Esforços de progresso
• Receita de licenciamento
• Fundos de bolsa de estudos
• Serviços de estudantes

Essas equipes geram dados no Salesforce e então os exportam manualmente para sistemas de terceiros que coletam, organizam e formatam as informações. A exportação é feita por meio de dezenas de planilhas e exige várias etapas e trabalhos recorrentes para obter dados precisos antes que estejam prontos para serem compartilhados com contabilidade.

Maria sabe que o departamento de contabilidade depende de todas essas informações para reconhecer e alocar fundos adequadamente. Porém, à medida que o uso do Salesforce pela sua instituição aumenta, esse processo manual se tornou desagrupado e frustrante. As equipes passam muito tempo aperfeiçoando como os dados financeiros são inseridos em vários sistemas.

Maria sabe que seus colegas já têm muito a dizer e quer fazer tudo o que puder para ajudar. Durante as férias de primavera, ela acorda em Trailhead Live. O webinar é sobre o Accounting Subledger e destaca soluções para como a universidade pode escalar seus processos de contabilidade. No webinar, Maria aprendeu que:

• As equipes podem gerar débitos e créditos no Salesforce! Não é mais necessário exportar manualmente e reconciliar dados em planilhas separadas antes de encaminhar os dados para contabilidade.
• Os conjuntos de contabilidade mapeiam informações financeiras do CRM, armazenadas em qualquer objeto padrão ou personalizado, para um formato adequado à contabilidade.
• Os mapeamentos de campo de contabilidade ajudam os administradores a formatar dados uma vez e, em seguida, mapeá-los para quantos sistemas de contabilidade forem necessários.

Maria não pode esperar para usar suas inteligências do Salesforce para levar o Accounting Subledger para o campus e ajudar muitas das funções da universidade a colaborar melhor.

Uma perspectiva de Captação de recursos

Use o Accounting Subledger para gerenciar as tarefas de Captação de recursos para sua organização sem fins lucrativos.

Como Contabilista sênior para capacitação de aprendizagem, uma organização sem fins lucrativos de suporte educacional, Sam é a autoridade residente em tudo o que se refere ao financiamento. Em um dia comum, ela responde a perguntas relacionadas à contabilidade, coleta os documentos necessários para pagamentos e faturas e, o mais importante, gerencia os razões da instituição.

Conforme o Aprendizado capacitar cresce, essas tarefas tornaram-se maiores e mais complicadas. A instituição agora oferece serviços de suporte a indivíduos com deficiência em 20 locais em três estados. Praticamente durante a noite, o mundo de Sam mudou de uma carga de trabalho razoavelmente gerenciável de contabilidade manual para uma grande avalanche de trabalho que ela mal pode lidar.

Agora ela está manipulando os requisitos e os regulamentos de três estados diferentes, bem como valores de doação e fundos muito maiores. Ela também passa muito mais tempo fazendo perguntas à equipe de angariamento de recursos, especialmente durante a reconciliação de cada mês. Sabendo o quanto eles estão ocupados, ela deseja que ela possa ser mais autônoma, mas não há outra maneira para ela contornar isso.

Porém, então, o administrador do Salesforce do Learning Empowerment habilita o Accounting Subledger e as coisas começam a ficar mais claras. A equipe de Captação de recursos continua inserindo presentes sem nenhuma interrupção, e o Salesforce gera registros contábeis automaticamente durante a noite. E ainda melhor, esses registros estão no formato de entradas de diário padrão, com suporte para diários de entrada dupla! Sam não precisa mais reinserir os presentes manualmente em um sistema de contabilidade separado. Os registros de contabilidade são projetados para serem enviados para software de contabilidade de terceiros com o mínimo de manipulação de dados.

Antes, Sam passava mais de um terço do seu tempo reconciliando os livros mensalmente, e isso era nos meses mais lentos. Agora, dois meses depois, Sam se concentra em ajudar colegas e voluntários. Ela exporta regularmente registros contábeis do Salesforce e os importa para seu software de contabilidade. Porém, ela também está trabalhando com o departamento de TI para configurar uma integração automática que a liberaria ainda mais. O Learning Empowerment acaba de anunciar planos para expandir para mais locais em outro estado, mas desta vez, não apenas Sam está pronto; ela está ansiosa para assumir!