Добро пожаловать в бухгалтерский суббухгалтер: От CRM к финансам

Финансовые важные данные как никогда важны

При сборе финансовых сведений в системе Salesforce необходимо предоставить к ним общий доступ бухгалтерам, группам руководства и другим пользователям, которые могут обрабатывать точную и актуальную информацию, соответствующую стандартам финансовой отчетности. Вам нужно получить полное представление о финансовом положении вашей компании или учреждения, чтобы знать, где оно находится и принимать обоснованные решения.

Эта задача уже является сложной задачей, если у вас есть только несколько источников дохода и расходов. Это становится экспоненциально сложнее, когда нужно отслеживать много входящих и исходящих потоков. Различные отделы обычно используют собственные процессы и сроки ввода и отслеживания средств. Выделение средств на разные счета средств в резервном офисе может быть загадкой для администратора Salesforce, который далек от управления финансами. Группы бухгалтеров часто вынуждены устранять разногласия при каждом получении разрозненных или неполных данных, что затрудняет ежемесячное закрытие счетов. Короче говоря, финансовые и бухгалтерские группы должны эффективно прогнозировать и прогнозировать доход, но ограниченная доступность бизнеса и изолированные процессы затрудняют процесс.

Бухгалтерский суббухгалтерский счет восполняет этот постоянно увеличивающийся разрыв между бухгалтерским учетом и другими отделами с помощью функций, которые позволяют рабочим группам:

• Улучшение связи и партнерства с финансами и бухгалтерским учетом.
• Открывайте важные данные и выполняйте действия на их основе.
• Отточенная стратегия для увеличения ресурсов и стимулирования финансового эффекта при сохранении соответствия.
• Поиск и решение финансовых проблем с помощью точных, актуальных финансовых прогнозов.
• Создавайте дебеты и кредиты из записей Salesforce, автоматически форматируемых для экспорта в учетные системы.

Суббухгалтерский учет поддерживает учет наличными и начислением. Учет денежных средств отслеживает только их получение или выдачу. Учет методом начисления отслеживает средства после их выполнения, то есть существует обязательное юридическое обещание, что средства будут выплачены или выплачены. В обоих случаях мы отслеживаем начальные сведения для учета и вносим поправки при каждом изменении.

Устанавливайте ассигнования на счета средств с нужной детализацией, вплоть до оплаты. Нет необходимости создавать отдельные записи для одной оплаты с другой долей распределения! Также отслеживайте данные о расходах.

Заглянем в несколько учреждений, чтобы увидеть в действии бухгалтерского сублидера.

Перспектива высшей редакции

Используйте Accounting Subledger для масштабирования процессов учета в университете.

Будучи администратором Salesforce в университете Astro, Мария работает со многими разными командами в кампусе, которые отслеживают входящий доход и исходящие транзакции расходов в Salesforce такие как для:

• Регистрационные сборы
• Усилия по продвижению
• Доход от лицензирования
• Средства на стипендии
• Службы для студентов

Эти рабочие группы создают данные в Salesforce, а потом вручную экспортируют их в сторонние системы, которые собирают, систематизируют и форматируют информацию. Экспорт выполняется посредством десятков электронных таблиц и требует нескольких этапов и переработок для получения точных данных, прежде чем они будут готовы к предоставлению в общий доступ бухгалтерии.

Мария знает, что бухгалтерия полагается на всю эту информацию для надлежащего признания и распределения средств. Но по мере расширения использования Salesforce ее учреждением этот ручной процесс стал разрозненным и разочаровывающим. Рабочие группы тратят много времени на усовершенствование способа ввода финансовых данных в различные системы.

Мария знает, что у ее коллег и так много забот, и хочет сделать все возможное, чтобы помочь. На весенних каникулах она случайно настраивается на Trailhead Live. Вебинар посвящен бухгалтерскому учету и освещает решения, как университет может масштабировать свои процессы учета. На вебинаре Мария узнала, что:

• Группы могут создавать дебеты и кредиты в Salesforce! Нельзя больше вручную экспортировать и сверять данные в отдельных электронных таблицах до пересылки данных в бухгалтерию.
• Бухгалтерия соотносит финансовые сведения CRM, хранящиеся в любом стандартном или настраиваемом объекте, с удобным для учета форматом.
• Соотнесения полей учета помогают администраторам форматировать данные один раз, а потом соотносить их с таким количеством систем учета, какое необходимо.

Мария не может дождаться использования своих интеллектуальных способностей Salesforce, чтобы привести бухгалтера-сублидера в кампус и помочь многим функциям университета лучше сотрудничать.

Перспектива сбора средств

Используйте Accounting Subledger для управления задачами по сбору средств в некоммерческой организации.

Как старший бухгалтер по расширению возможностей обучения, некоммерческая организация по поддержке образования, Сэм является резидентом по всем вопросам финансирования. В типичный день она отвечает на вопросы, связанные с бухгалтерией, собирает необходимые документы для оплаты и счета, а главное - ведет бухгалтерские книги учреждения.

По мере расширения возможностей обучения эти задачи становятся все более масштабными и сложными. В настоящее время учреждение оказывает услуги по поддержке инвалидов в 20 населенных пунктах трех штатов. Практически за одну ночь мир Сэма превратился из разумно управляемой загруженности ручной бухгалтерии в огромную лавину работы, с которой она едва справляется.

Теперь она совмещает требования и правила трех разных штатов, а также гораздо большие суммы пожертвований и средства. Она также тратит гораздо больше времени на вопросы группе по сбору средств, особенно во время сверки данных за каждый месяц. Зная, как они заняты, она хотела бы быть более автономной, но у нее нет другого способа обойти это.

Но потом администратор Salesforce расширения возможностей обучения включает Accounting Subledger, и ситуация начинает светлеть. Группа по сбору средств продолжает вводить подарки без сбоев, а Salesforce автоматически создает бухгалтерские записи за ночь. И еще лучше, что эти записи имеют формат стандартных записей в журналах с поддержкой двойных записей в журналах! Сэму больше не нужно вручную вводить подарки в отдельную систему учета. Бухгалтерские записи созданы для отправки стороннему программному обеспечению учета с минимальными манипуляциями с данными.

Раньше Сэм тратила больше трети своего времени на ежемесячную сверку бухгалтерских счетов, и то в медленные месяцы. Теперь, два месяца спустя, Сэм сосредоточился на помощи коллегам и волонтерам. Она регулярно экспортирует бухгалтерские записи из Salesforce и импортирует их в свое программное обеспечение. Но она также работает с IT-отделом, чтобы настроить автоматическую интеграцию, которая освободит ее еще больше. «Расширение возможностей обучения» только что объявило о планах по расширению в другом штате, но на этот раз Сэм не только готова, но и рада взяться за это!