Reconocimientos de regalos y recibos de impuestos en Educación

Cómo funciona la generación de reconocimientos

La generación de reconocimientos utiliza plantillas y Salesforce DocGen para crear recibos personalizados y precisos.

Generar un recibo de donación único

Cree recibos de donaciones únicos y personalizados desde las páginas Cuenta en las aplicaciones Estrategia de recaudación de fondos o Participación de donantes.

1. Desde las aplicaciones Estrategia de recaudación de fondos o Participación de donantes, vaya a Cuentas.
2. Abra la cuenta y haga clic en Generar documento.
3. Ingrese un nombre para el trabajo de generación de documentos.
   Por ejemplo: Recibo Smith T1. La fecha y la hora se adjuntan automáticamente al nombre del archivo.
4. En el campo Plantilla de documento, seleccione la plantilla que desea utilizar para la confirmación.
   Para ver el aspecto de la plantilla que seleccionó, haga clic en Vista previa.
5. Seleccione la Fecha de inicio y la Fecha de finalización para el intervalo de fechas de transacción.
   Debe seleccionar al menos una fecha.
6. Si desea incluir el estado de transacción como un tipo de filtro, desde la lista Estado de transacción, seleccione el estado de transacción que desea utilizar como filtro.
7. Para incluir el estado de confirmación como filtro, desde la lista Estado de confirmación, seleccione el estado de la confirmación.
   El número de transacciones que coinciden con los criterios aparece debajo del campo Estado de transacción.
8. Para actualizar el estado de confirmación de los registros Transacción de regalo, seleccione Actualizar el estado de confirmación de estas transacciones de regalo.
9. Desde la lista Estado de confirmación, seleccione el estado que desea aplicar a este registro de transacción reconocida.
10. Genere el recibo.
    Comienza el trabajo de generación. Cuando esté completo, se abrirá el registro Resultado de consulta de generación de documentos.
11. Desde el registro Resultado de consulta de generación de documentos, haga clic en la ficha Relacionado.
    El archivo PDF de su reconocimiento está disponible bajo Archivos.

Generar un lote de reconocimientos de regalos

Cree de forma rápida y sencilla un lote de reconocimientos de regalos personalizados desde la página de inicio de la aplicación Operaciones de recaudación de fondos.

1. Desde la página Inicio de la aplicación Operaciones de recaudación de fondos, haga clic en Generar lote de documentos.
2. Ingrese un nombre para el lote.
   Por ejemplo: Recibos de impuestos de donantes. La fecha y la hora se adjuntan automáticamente a este nombre de archivo.
3. En el campo Plantilla de documento, busque y seleccione la plantilla que desea aplicar a este lote.
   Para ver el aspecto de la plantilla que seleccionó, haga clic en Vista previa.
4. Para establecer el intervalo para transacciones incluidas en este lote, seleccione una fecha de inicio y finalización.
5. Filtre más las transacciones para incluir seleccionando un objeto, campo, operador e ingresando un valor.
   Puede seleccionar cualquier objeto en el que Transacción de regalo tenga una búsqueda, así como Designación de regalo.
6. Para filtrar más el número de transacciones incluidas en el lote, haga clic en Agregar filtro y repita el paso 5.
   No hay límite en el número de filas de criterios de filtro que puede agregar.

   

   Nota

   Para excluir transacciones que ya están reconocidas, agregue estos criterios: Estado de confirmación de transacción de regalo no igual a Enviado.

7. Después de seleccionar los criterios para que se incluyan las transacciones de regalos, haga clic en Actualizar o Actualizar coincidencias en la barra de información para ver un conteo actualizado de transacciones incluidas en el lote.
8. Para actualizar automáticamente el estado de confirmación en las transacciones incluidas en el lote, seleccione Actualizar el estado de confirmación de estas transacciones de regalo.
9. Desde la lista Estado de confirmación, seleccione el estado para aplicar a las transacciones reconocidas en el lote.
   Si actualiza el estado de confirmación, las transacciones de regalos se actualizarán después de que se complete el trabajo de DocGen.
10. Para actualizar automáticamente el estado del recibo de impuestos de las transacciones incluidas en el lote, haga clic en Actualizar el estado del recibo de impuestos de estas transacciones de regalos.
11. Desde la lista Estado de recibo de impuestos, seleccione el estado para aplicar a las transacciones en el lote.
12. Para incluir datos en el reconocimiento desde un campo personalizado Transacción de regalo, seleccione Incluir datos desde un campo personalizado Transacción de regalo.
    Seleccione esta casilla de verificación si tiene un campo personalizado relacionado con impuestos que desea incluir en el acuse de recibo.
13. Desde la lista Campo de transacción de regalo, seleccione el campo personalizado.
    

    Nota Antes de generar el lote, asegúrese de que este campo personalizado está incluido en la plantilla.
14. Para obtener un reporte de todos los donantes (y sus detalles) incluidos en este lote, haga clic en Generar un reporte con todos los donantes incluidos en este lote.
    La generación de este reporte por primera vez crea el tipo de reporte personalizado Donantes reconocidos de Captación de fondos que puede modificar en Configuración. Encuentre este reporte en el campo Carpeta de reporte bajo la ficha Detalles en la página Resultado de consulta de generación de documentos. Utilice el reporte para imprimir direcciones postales para sus cartas de confirmación.
15. Genere el lote de confirmación.
    Comienza el trabajo de generación. Cuando esté completo, se abrirá el registro Resultado de consulta de generación de documentos.
16. Desde la página Resultado de consulta de generación de documentos, haga clic en la ficha Relacionado.
    El archivo PDF de su lote de agradecimientos de donantes está disponible bajo Archivos. Cada reconocimiento de donante está en una página separada del archivo PDF.

Lotes de reconocimiento de regalos recientes

Para revisar los resultados de todos los lotes ejecutados en los últimos 7 días, abra la ficha Lotes recientes.

Tipos de datos excluidos de criterios de filtro para la generación de acuses de recibo por lotes

Revise la lista de tipos de datos que no puede incluir en los criterios para un lote de reconocimientos.