[予定を管理] を使用した予定データの設定
予定のスケジュールには、いくつかの基本要素を設定する必要があります。Education Cloud 内で予定を管理するための簡略化された直感的なガイダンスを管理者とアドバイザーに提供するには、次の要素を設定します。
必要なエディション
| 使用可能なインターフェース: Lightning Experience |
| 使用可能なエディション: Education Cloud を含む Enterprise Edition、Performance Edition、Unlimited Edition、Developer Edition |
| 必要なユーザー権限 | |
|---|---|
| 予定のスケジュール要素を準備する | 「Education Cloud フルアクセス」権限セット |
開始する前に、予定管理コンポーネントを設定します。
- アプリケーションランチャーで、[Manage Appointments (予定の管理)] を見つけて選択します。
- 次の要素を設定します。
要素 目的 エンゲージメントチャネル アドバイザーと学習者のつながり方 (電話、ビデオなど) を定義します。 予定カテゴリ 予定がスケジュール済みかドロップイン済みかを決定します。 業務時間 アドバイザーの管理に使用するサービステリトリーの期間境界を定義します。 テリトリー アドバイザーが作業する地理的または組織の場所を定義します。 成功チーム 学習者が予定をスケジュールできるケースチームレコードを定義します。 スタッフメンバー スタッフをサービステリトリーと予定の対応可能状況に関連付けます。 予定のトピック 学生が予定を予約できる件名または理由を定義します。
エンゲージメントチャネルの作成
スタッフが学習者と会うために使用するエンゲージメントチャネルを作成します。
- [設定] で、[エンゲージメントチャネル] を選択します。
- [エンゲージメントチャネル] ページで、[新規] をクリックします。
- エンゲージメントチャネルの名前を入力します。
- 連絡先種別を選択します。
- [有効] を選択します。
- 変更内容を保存します。
予定カテゴリの作成
予定がドロップイン予定かスケジュール済み予定かに関係なく、予定カテゴリを作成します。
- [設定] で、[予定カテゴリ] を選択します。
- [Appointment Categories (予定カテゴリ)] ページで、[新規] をクリックします。
- 予定カテゴリの名前を入力します。
- 予定がドロップイン予定、通常の予定、またはグループ予定のいずれであるかを選択します。
- 変更内容を保存します。
業務時間の作成
業務時間を設定して、スタッフメンバーの対応可能状況を決定します。
- [設定] で、[業務時間(Operating Hours)] を選択します。
- [Operating Hours (業務時間)] ページで、[新規] をクリックします。
- 名前を入力します。
- タイムゾーンを選択します。
- 変更内容を保存します。
テリトリーの作成
スタッフが予定を受け入れるテリトリーを作成します。
- [設定] で、[テリトリー] を選択します。
- [テリトリー] ページで、[新規] をクリックします。
- テリトリーの名前を入力します。
- テリトリーがより大きなテリトリーの一部である場合は、必要に応じて親テリトリーを選択します。
- テリトリーの業務時間を選択し、テリトリー内の予定を実施するタイミングを指定します。
- メンバーをテリトリーに追加したり、予定に関連付けたりできるようにするには、[有効] を選択します。
- 所在地を入力します。
- 変更内容を保存します。
成功チームの作成
サクセスチームを設定して、予定に対応できるケースチームを決定します。
- [設定] で、[Success Teams] を選択します。
- [Success Teams (成功チーム)] ページで、[新規] をクリックします。
- チームの名前を入力します。
- 予約可能にするケースチームのレコードタイプを選択します。
- ケースチームを表す定義済みのケースチームを入力します。
- 学習者がセルフサービスポータルからケースチームとの予定をスケジュールできるようにするには、[Allow Self-Scheduling (セルフスケジュールを許可)] を選択します。
- 必要に応じて、サクセスチームに関連する組織の部門の取引先を選択します。
- サクセスチームレコードを有効にするには、[有効] を選択します。
- 変更内容を保存します。
スタッフメンバーの作成 (サービスリソース)
予定に対応できるスタッフメンバーを追加します。
作業を開始する前に
- ユーザーの作成
- テリトリーを作成する
- [管理] で、[スタッフメンバー] を選択します。
- [スタッフメンバー] ページで、[新規] をクリックします。
- 名前を入力し、ユーザーを選択します。
- [有効(Active)] を選択すると、スタッフメンバーを予定に割り当てることができます。
- [次へ] をクリックします。
- サービステリトリーを選択します。
-
テリトリー種別を選択して、テリトリーがスタッフメンバーのプライマリテリトリーかセカンダリテリトリーかを示します。
プライマリテリトリーは、スタッフが最も頻繁に作業するテリトリーです。セカンダリテリトリーは、必要に応じてスタッフメンバーを割り当てることができるテリトリーです。スタッフメンバーは複数のセカンダリテリトリーを持つことができますが、プライマリテリトリーは 1 つだけです。
- スタッフメンバーが対応可能な開始日時と終了日時を選択します。これにより、適切なテリトリーで、指定された時間内に作業するスタッフメンバーを検索できます。
- スタッフメンバーが対応可能なテリトリーを選択する
- スタッフメンバーが複数のテリトリーで作業できる場合は、[テリトリーを追加] をクリックしてプライマリサービステリトリーロケーションとセカンダリサービステリトリーロケーションを割り当てます。その後、プランナーは両方のテリトリーのメンバーをスケジュールできます。
- 変更内容を保存します。
予定のトピックの作成
予定に割り当てることができる予定のトピックを作成するように作業種別グループを設定します。
作業を開始する前に
- ユーザーの作成
- テリトリーを作成する
- 予定カテゴリの作成
- エンゲージメントチャネルの作成
- [管理] で、[予定のトピック] を選択します。
- [予定のトピック] ページで、[新規] をクリックします。
- トピック (作業種別グループ) の名前を入力します。
- グループ種別は [デフォルト] のままにします。
- 予定のこのトピックを選択できるように、[有効] を選択します。
- 予定の詳細 (推定所要時間、所要時間種別など) を入力する
- 予定カテゴリ (ドロップイン予定またはスケジュール済み予定) を選択します。
- 予定のエンゲージメントチャネルを選択します。すべてのエンゲージメントチャネルがサポートされているかどうかを選択することもできます。
- 予定のテリトリーを選択します。
- 予定のトピックに関連するケースチーム内の役割を選択します。たとえば、入学試験トピックには入学試験カウンセラーロールとファイナンシャルアドバイザーロールを含めることができます。「ケースの作成と割り当ての自動化」を参照してください。
- 変更内容を保存します。
予定のトピックを作成すると、作業種別グループレコードと作業種別レコードが自動的に作成されます。
予定のスケジュールに関する問題を回避するには、4,000 個を超える予定のトピックを作成しないようにします。
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