Überlegungen zum Aufzeichnen von Spenden in gemeinnützigen Organisationen

Spendeneintrag

• Sie können benutzerdefinierte Felder für den Spendeneintrag zuordnen. Entsprechende Informationen finden Sie unter Zuordnen von benutzerdefinierten Feldern zur Verwendung während der Spendenerfassung.
• Beim Löschen eines Spendeneintrags wird die zugehörige Spendentransaktion nicht automatisch gelöscht. Löschen Sie die Spendentransaktion separat.
• Das System legt den Transaktionsstatus für jeden Spendeneintrag standardmäßig auf "Ausstehend" fest, mit Ausnahme von Barzahlungen. Spendeneinträge, bei denen es sich um Bar- oder Scheckzahlungen handelt, setzen den Transaktionsstatus automatisch auf "Bezahlt".
• Passen Sie das Spendeneintragsraster mit mehreren Vorlagen an, um gezielte und effiziente Erfahrungen zu erstellen, mit denen Benutzer die richtigen Spendendaten schnell und genau erfassen können. Entsprechende Informationen finden Sie unter Erstellen und Verwalten von Rastervorlagen für Spendeneinträge.

Spendentransaktionen

Sie können den Status einer Spendentransaktion ändern, je nach Status gelten jedoch einige Einschränkungen. Beispielsweise können Sie eine bezahlte Spendentransaktion nur auf "Unbezahlt", "Fehlgeschlagen" oder "Vollständig erstattet" aktualisieren. Eine vollständige Liste der zulässigen Statusaktualisierungen finden Sie unter Geschenktransaktionen.

Spendenzusagen

Wenn Sie den Spendeneintrag verwenden, um anzugeben, dass eine Spendentransaktion mit einem vorhandenen Spendenbeitrags-Plan bezahlt wurde, können Sie für jede Spendentransaktion nur eine Zahlung aufzeichnen. Wenn Sie das Raster für Spendeneingaben verwenden, um Spenden für einen Batch einzugeben, können Sie separate Spendeneingabezeilen für separate Spendentransaktionen für dasselbe Engagement aufzeichnen. Es ist jedoch nicht möglich, mehrere Transaktionen mit einer Spendeneintragszeile zu versehen.

• Bei einer Spendentransaktion wird der Beitragsbetrag automatisch benannt, auch wenn der Eintrittsbetrag unterschiedlich ist.
• Wenn der Spendeneintrag die Spendentransaktion verarbeitet hat, müssen mehrere Schritte ausgeführt und der Spendentransaktionsstatus geändert werden.
• Sie können eine Spendenzusage nicht mehr aus einem Spendeneintrag entfernen, nachdem sie angewendet wurde.

Damit ein Spendenbeitrag in einem Spendeneintrag angezeigt wird:

• Geben Sie ein Datum in das Feld "Startdatum des Inkrafttretens" ein.
• Legen Sie den Status des Spendenbeitrags auf Aktiv fest.
• Der Spender muss die Spendentransaktion und die Spendenzusage abgleichen.
• Die Spendentransaktion muss sowohl mit einer Spendenzusage als auch mit einem Spendenzusageplan verknüpft sein.
• Stellen Sie sicher, dass das Datum des Erhalts der Spende im Fenster "Anzahl der Verlängerungstage der Rate" für das Fälligkeitsdatum der Transaktion für die nächste geplante Spendentransaktion liegt.

Geschenk-Batches

Die Prozesse zum Entfernen von Einträgen aus einem Geschenkbatch und zum Festlegen von Standardwerten für einen Geschenkbatch hängen davon ab, wie Sie den Geschenkbatch verarbeiten.

Wenn Sie das Raster für Spendeneingänge zum Verarbeiten von Batches verwenden:

• Löschen Sie Zeilen aus der Themenliste "Geschenkeinträge" in einem Geschenkbatch.
• Verwenden Sie zum Festlegen von Standardwerten für einen Batch die Schnellaktion "Batch-Standards festlegen" für einen Datensatz vom Typ "Geschenk-Batch".

Wenn Sie den Flow "Geschenk-Batch verarbeiten" zum Verarbeiten von Batches verwenden:

• Wenn Sie einen Eintrag aus einem Batch entfernen möchten, bearbeiten Sie ihn auf der Eintragsseite. Wenn Sie Löschen auf dem Batch-Bildschirm verwenden, wird der Eintrag vollständig gelöscht.
• Wählen Sie Als Standard festlegen aus, um alle Felder für jedes Geschenk automatisch genau wie festgelegt auszufüllen, einschließlich Spenderinformationen. Der Standardwert bleibt erhalten, selbst wenn Sie ihn beenden und dann zum Batch zurückkehren.