Spendenbestätigungen und Steuerbelege im gemeinnützigen Bereich

Funktionsweise der Bestätigungsgenerierung

Die Bestätigungsgenerierung verwendet Vorlagen und Salesforce DocGen, um personalisierte und genaue Belege zu erstellen.

Die Generierung von Bestätigungen wird von Salesforce DocGen unterstützt und mit Vorlagen formatiert, die Sie an Ihre Organisation anpassen können. Wählen Sie die Filterkriterien aus, die Spenden enthalten sollen, wenn Sie eine Batch-Generierung von Bestätigungen durchführen. Wählen Sie beim Generieren einzelner Steuerbelege den Status und den Datumsbereich der Transaktion aus. Sie können auch den Bestätigungsstatus des Transaktionsdatensatzes aktualisieren, indem Sie die Bestätigung generieren.

Generieren einer einzelnen Spendenquittung

Erstellen Sie einzelne, personalisierte Spendenquittungen auf den Accountseiten in der Spendenaktionsstrategie oder in der Spenderengagement-Anwendung.

1. Wechseln Sie in der Anwendung "Spendenaktionsstrategie" oder "Spenderengagement" zu "Accounts".
2. Öffnen Sie den Account und klicken Sie auf Dokument erstellen.
3. Geben Sie einen Namen für den Dokumenterstellungsauftrag ein.
   Beispiel: Q1 Smith-Beleg. Das Datum und die Uhrzeit werden automatisch an den Dateinamen angehängt.
4. Wählen Sie im Feld "Dokumentvorlage" die Vorlage aus, die Sie für die Bestätigung verwenden möchten.
   Klicken Sie auf Vorschau, um zu sehen, wie die von Ihnen ausgewählte Vorlage aussieht.
5. Wählen Sie das Startdatum und das Enddatum für den Transaktionsdatumsbereich aus.
   Sie müssen mindestens ein Datum auswählen.
6. Wenn Sie den Transaktionsstatus als Filtertyp einbeziehen möchten, wählen Sie in der Liste "Transaktionsstatus" den Transaktionsstatus aus, den Sie als Filter verwenden möchten.
7. Wenn Sie den Bestätigungsstatus als Filter einschließen möchten, wählen Sie in der Liste "Bestätigungsstatus" den Status der Bestätigung aus.
   Die Anzahl der Transaktionen, die den Kriterien entsprechen, wird unterhalb des Felds "Transaktionsstatus" angezeigt.
8. Wählen Sie Bestätigungsstatus dieser Spendentransaktionen aktualisieren aus, um den Bestätigungsstatus der Spendentransaktionen zu aktualisieren.
9. Wählen Sie in der Liste "Bestätigungsstatus" den Status aus, den Sie auf diesen bestätigten Transaktionsdatensatz anwenden möchten.
10. Generieren Sie den Beleg.
    Der Generierungsauftrag beginnt. Nach Abschluss des Vorgangs wird der Datensatz für das Abfrageergebnis der Dokumentgenerierung geöffnet.
11. Klicken Sie im Datensatz für das Abfrageergebnis der Dokumentgenerierung auf die Registerkarte Verwandt.
    Die PDF-Datei Ihrer Bestätigung ist unter "Dateien" verfügbar.

Generieren eines Batches von Spendenbestätigungen

Erstellen Sie auf der Startseite der Anwendung "Spendenaktionen" schnell und einfach einen Batch personalisierter Spendenbestätigungen.

1. Klicken Sie auf der Startseite der Anwendung "Spendenaktionen" auf Dokumentbatch generieren.
2. Geben Sie einen Namen für den Batch ein.
   Beispiel: Q1 Spendersteuerbelege. Das Datum und die Uhrzeit werden automatisch an diesen Dateinamen angehängt.
3. Suchen Sie im Feld "Dokumentvorlage" nach der Vorlage, die Sie auf diesen Batch anwenden möchten, und wählen Sie sie aus.
   Klicken Sie auf Vorschau, um zu sehen, wie die von Ihnen ausgewählte Vorlage aussieht.
4. Wählen Sie ein Start- und Enddatum aus, um den Bereich für Transaktionen festzulegen, die in diesem Batch enthalten sind.
5. Filtern Sie die einzubeziehenden Transaktionen weiter, indem Sie ein Objekt, ein Feld oder einen Operator auswählen und einen Wert eingeben.
   Sie können jedes Objekt auswählen, auf das die Spendentransaktion verweist, sowie "Geschenkbezeichnung".
6. Klicken Sie zum weiteren Filtern der Anzahl der im Batch enthaltenen Transaktionen auf Filter hinzufügen und wiederholen Sie Schritt 5.
   Es gibt keine Obergrenze für die Anzahl der Zeilen von Filterkriterien, die Sie hinzufügen können.

   

   Hinweis

   Fügen Sie diese Kriterien hinzu, um bereits bestätigte Transaktionen auszuschließen: Bestätigungsstatus der Geschenktransaktion ungleich gesendet.

7. Nachdem Sie die Kriterien für die einzubeziehenden Spendentransaktionen ausgewählt haben, klicken Sie auf der Informationsleiste auf Aktualisieren oder Übereinstimmungen aktualisieren, um die aktualisierte Anzahl der im Batch enthaltenen Transaktionen anzuzeigen.
8. Wählen Sie Bestätigungsstatus dieser Spendentransaktionen aktualisieren aus, um den Bestätigungsstatus für die im Batch enthaltenen Transaktionen automatisch zu aktualisieren.
9. Wählen Sie in der Liste "Bestätigungsstatus" den Status aus, der auf die im Batch bestätigten Transaktionen angewendet werden soll.
   Wenn Sie den Bestätigungsstatus aktualisieren, werden die Spendentransaktionen nach Abschluss des DocGen-Auftrags aktualisiert.
10. Klicken Sie auf Steuerbelegstatus dieser Spendentransaktionen aktualisieren, um den Steuerbelegstatus der im Batch enthaltenen Transaktionen automatisch zu aktualisieren.
11. Wählen Sie in der Liste "Steuerbelegstatus" den Status aus, der auf die Transaktionen im Batch angewendet werden soll.
12. Wählen Sie Daten aus einem benutzerdefinierten Feld der Spendentransaktion einschließen aus, um Daten aus einem benutzerdefinierten Feld der Spendentransaktion in die Bestätigung aufzunehmen.
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie über ein benutzerdefiniertes steuerbezogenes Feld verfügen, das in die Bestätigung aufgenommen werden soll.
13. Wählen Sie in der Liste "Geschenktransaktionsfeld" das benutzerdefinierte Feld aus.
    

    Hinweis Stellen Sie vor dem Generieren des Batches sicher, dass dieses benutzerdefinierte Feld in der Vorlage enthalten ist.
14. Klicken Sie auf Bericht generieren, um einen Bericht über alle Spender (und deren Details) abzurufen, die in diesem Batch enthalten sind.
    Beim ersten Generieren dieses Berichts wird der benutzerdefinierte Berichtstyp für Spendenaktionen für anerkannte Spender erstellt, den Sie in den Einstellungen ändern können. Sie finden diesen Bericht im Feld "Berichtsordner" auf der Registerkarte "Details" der Seite "Abfrageergebnis der Dokumentgenerierung". Verwenden Sie den Bericht, um Postanschriften für Ihre Bestätigungsschreiben zu drucken.
15. Generieren Sie den Bestätigungsbatch.
    Der Generierungsauftrag beginnt. Nach Abschluss des Vorgangs wird der Datensatz für das Abfrageergebnis der Dokumentgenerierung geöffnet.
16. Klicken Sie auf der Seite "Abfrageergebnis der Dokumentgenerierung" auf die Registerkarte Verwandt.
    Die PDF-Datei Ihres Batches mit Spenderbestätigungen ist unter "Dateien" verfügbar. Jede Spenderbestätigung befindet sich auf einer separaten Seite der PDF-Datei.

Aktuelle Batches zur Spendenbestätigung

Öffnen Sie die Registerkarte "Aktuelle Batches", um die Ergebnisse aller in den letzten 7 Tagen ausgeführten Batches zu überprüfen.

Auf der Registerkarte "Zuletzt verwendete Batches" auf der Seite "Spendenbestätigungen generieren" wird eine Tabelle aller Batches angezeigt, die in den letzten 7 Tagen ausgeführt wurden. Es ist ein zentraler Ort für die Überprüfung der Bestätigungsbatches für eine Woche. Die Tabelle enthält:

• Status jedes Batchauftrags

• Ausführungsdatum jedes Batchauftrags

• Links zum Objekt "DocGenerationQueryResult"

• Links zur Dokumentvorlage, die für jeden Auftrag verwendet wurde

Aus Filterkriterien für die Batch-Bestätigungserstellung ausgeschlossene Datentypen

Überprüfen Sie die Liste der Datentypen, die Sie nicht in die Kriterien für einen Batch von Bestätigungen aufnehmen können.

Sie können diese Datentypen nicht als Filterkriterien für die Batch-Bestätigungsgenerierung verwenden.

• TextArea
• URL
• Prozent
• MultiPicklist
• MasterRecord
• Location
• JunctionIdList
• EncryptedString
• DataCategoryGroupPreference
• Berechnet
• AnyType
• Adresse