Archive Apex: Derecho al olvido (RTBF)

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Archive Apex: Derecho al olvido (RTBF)

Las leyes de privacidad de datos otorgan a las personas el Derecho al olvido (RTBF), requiriendo a las organizaciones eliminar datos personales de forma segura bajo solicitud. Archive Apex permite el cumplimiento identificando y eliminando datos específicos de la aplicación Archive, garantizando la eliminación exhaustiva preservando la integridad de otros datos archivados.

Criterios de filtro RTBF

Para procesar una solicitud RTBF, especifique los criterios de filtro apropiados. Por ejemplo:

Criterios	Ejemplo
Nombre del campo	Id. de empleado
Objeto	Contacto
Valor	ID. 123456789011121314

Consideraciones importantes

Los envíos están limitados a 10.000 solicitudes al día con un límite de búsqueda de 10.000 registros raíz.
El proceso de eliminación de RTBF se extiende a registros secundarios relacionados directa e indirectamente dentro de una jerarquía.
La superposición de resultados de búsqueda puede marcar algunos registros como ya eliminados en el archivo de auditoría.
Si se alcanza el límite de resultados de búsqueda, el estado de actividad Apex muestra un código de estado de 200 con este error.
Request processed. Maximum search results reached. Refine your search or submit a new request.
La mayoría de las solicitudes RTBF estándar se completan en 30 minutos.
Para obtener resultados óptimos, apunte al objeto raíz.
Los filtros Objeto y Nombre de campo no distinguen entre mayúsculas y minúsculas.
Archive no admite la eliminación parcial.

Comportamiento de RTBF para registros secundarios en una jerarquía archivada

Al ejecutar una solicitud RTBF en un registro secundario, la solicitud elimina toda la jerarquía archivada asociada con ella.

Por ejemplo, si busca un registro de Caso específico y envía una solicitud de RTBF Archivar, la solicitud elimina el Caso, sus Tareas asociadas y su registro raíz Cuenta relacionado. Como estos registros se archivaron juntos, RTBF elimina toda la jerarquía archivada.

Sin embargo, si la Cuenta se archivó por separado, la ejecución de RTBF en el registro Caso elimina solo el Caso y sus Tareas, pero no el registro Cuenta.

Cómo funciona RTBF

El proceso RTBF se ejecuta como un proceso asíncrono y sigue estas llamadas de API secuenciales.

Identificación de datos: Apex consulta Archive para localizar todos los registros que coinciden con los criterios de filtro especificados.
Eliminación de datos: Apex envía una solicitud de eliminación a Archivar, eliminando todos los registros coincidentes.

Cuando el proceso está completo, aparece un icono de actividad de RTBF bajo la ficha Actividades en Archive Console.

Nota Purgue solo los objetos archivados como objetos raíz. RTBF puede dirigirse a objetos raíz y registros secundarios.

Ejemplo de solicitud RTBF

Una antigua empleada, Maria Johnson, envía una solicitud RTBF para eliminar todos los datos personales de su sistema. Su empresa archiva registros de empleados junto con su correspondencia de correo electrónico, interacciones de clientes y asignaciones de proyectos. Para seguir la solicitud RTBF, utilice estos criterios de filtro.

Objeto	Nombre del campo	Valor
Contacto	Correo electrónico	Maria@own.com
Caso	Id. de empleado	987654321
Tarea	Asignado a	María Johnson
Correo electrónico	Remitente	Maria@own.com
Documento	Propietario	María Johnson

Esta solicitud garantiza la eliminación completa de los datos de María, incluyendo su información de contacto, casos en los que estuvo involucrada, tareas asignadas a ella y todos los registros de correo electrónico y documentos vinculados a ella. Este proceso ayuda a mantener el cumplimiento de las leyes de privacidad de datos mientras garantiza una eliminación exhaustiva y precisa de la información confidencial.

Métodos de API y gestión de respuestas

Nota Verifique que los criterios de filtro son específicos de modo que no elimine registros de forma no intencionada.

Recomendamos validar sus criterios ejecutando la consulta en Consultas de datos Apex antes de enviar la solicitud RTBF.

Entrada	Resultado	Definición
`ArchiverAccessorResponse`	`ArchiverAccessorResponse.getBody();` Cadena que contiene los `requestId` para el seguimiento. `ArchiverAccessorResponse.getStatusCode();` `ArchiverAccessorResponse.getErrorMessage();`	La respuesta de la llamada Olvidar API. Devuelve un `requestId` para realizar un seguimiento del estado de la solicitud utilizando el método `getRTBFStatus`.
`Criteria`(`sObjectName` de cadena, `fieldName` de cadena, `value` de cadena)
`forgetArchivedRecords(list<Criteria> inputFilters)`	`ArchiverAccessorResponse`	Método público que crea una solicitud Olvidar para archivar y una lista de criterios para eliminar.
`getRTBFStatus(string requestId)`	Un informe CSV que contiene todos los detalles de la información que se eliminó.	Método público que le proporciona la capacidad de realizar un seguimiento con su solicitud RTBF.

Archive Apex: Ejecutar una solicitud RTBF
Pruebe manualmente Archive Apex y ejecute una solicitud RTBF en la aplicación Archive.
Archivar Apex: Escenarios de casos de uso de RTBF
Utilice escenarios de casos para RTBF en la aplicación Archivar.
Archive Apex: Anonimizar la PII en la aplicación Archive
Anonimice información de identificación personal (PII) en registros archivados sin eliminar el registro en sí. La anonimización sustituye valores confidenciales por marcadores irreversibles para ayudarle a cumplir con las leyes de privacidad mientras mantiene la estructura de registros de la aplicación Archivar.

Archive Apex: Ejecutar una solicitud RTBF

Pruebe manualmente Archive Apex y ejecute una solicitud RTBF en la aplicación Archive.

Haga clic en el icono Configuración.
Seleccione Developer Console.
Para abrir la consola, pulse F12 o Ctrl+Shift+I en Windows o Cmd+E en Mac.

En la consola, ejecute este código para crear una lista de criterios, enviar una solicitud RTBF y obtener el requestId desde Archivar.

SF_Archive.Criteria criteria1 = new SF_Archive.Criteria('Account', 'Name', 'example name');
list<SF_Archive.Criteria> lst = new list<SF_Archive.Criteria>();                        
lst.add(criteria1);                        
SF_Archive.ArchiverAccessorResponse response =                        
SF_Archive.ArchiverAccessor.forgetArchivedRecords(lst);                        
Map<String, String> values = (Map<String,                        
String>)JSON.deserialize(response.getBody(), Map<String, String>.class);                        
String requestId = values.get('request_id');                    
system.debug(requestId);

Haga clic en Ejecutar.
Comienza la solicitud. Cuando se completa, el requestId se almacena en el Registro de ejecución.

Ver el estado de la solicitud RTBF

Después de enviar una solicitud RTBF, puede ver el estado de la solicitud.

En la parte superior derecha de la página, haga clic en el icono Configuración.
Seleccione Developer Console.
Pulse Command + E.

Utilizando el requestId para su solicitud RTBF, ejecute este código.

SF_Archive.ArchiverAccessorResponse reportResponse =
SF_Archive.ArchiverAccessor.getRTBFStatus(requestId);                            
system.debug(reportResponse.getBody());

Haga clic en Ejecutar.
Comienza la solicitud de estado. Cuando se completa, uno de estos estados se muestra en el Registro de ejecución.
- Request failed, please contact support.
  La solicitud no se realizó correctamente y falló.
- Request handled, no matching results were found.:
  No se encontraron registros que coincidan con los criterios especificados.
- Request is open. Scan is still in progress.
  La solicitud aún está en curso.

Cuando la solicitud finaliza correctamente, recibe un informe CSV que contiene todos los detalles de la información que se eliminó.

El informe CSV contiene esta información.

Campo	Descripción
Registro de criterios	El campo de registro que coincide con los criterios de eliminación de la solicitud.
Tipo de registro Criterios	Los criterios de la solicitud.
Id. de Salesforce relacionado que provocó la eliminación	La fila a la que hace referencia otro registro en la tabla que también coincide con los criterios.
Id. de Salesforce	El Id. del registro incluido en la fila del informe.
Estado	Indica si el registro se eliminó o no.

Errores comunes de RTBF

Criterios no válidos

El campo debe coincidir con un objeto.
No se permite más de un criterio con el mismo objeto.
Puede enviar hasta 10 criterios por solicitud.

Sin resultados

El valor no puede ser parcial.
Los criterios deben ser del tipo de registro archivado.

Por ejemplo, si tiene una cuenta con X de Id. y ha archivado los casos que pertenecen a ese Id., debe excluir los casos que pertenecen a esa cuenta. Para ello, cree estos criterios de filtro.

Object type: Case, field: AccountId, value: X

Nota El error común es crear estos criterios de filtro.

Object type: Account, field: Id, value: X

Este criterio no elimina nada porque Archivar no tiene la cuenta relevante.

Archivar Apex: Escenarios de casos de uso de RTBF

Utilice escenarios de casos para RTBF en la aplicación Archivar.

Escenario 1: RTBF con múltiples objetos

Jane Doe es cliente de XYZ Bank, donde ha tenido una cuenta durante los últimos 2 años. Recientemente, decidió que desea ejercer su RTBF bajo el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Jane cree que el banco tiene datos personales innecesarios sobre ella y desea que se borren de sus registros.

Jane envía su solicitud de RTBF a XYZ Bank y especifica los datos personales que desea eliminar, que pueden incluir información de cuenta, historial de transacciones y cualquier otro dato personal en poder del banco. El banco procede a identificar y localizar los datos personales de Jane.

Solicitud RTBF
Criterios	Filtro	Filtro	Filtro	Filtro
Objeto	Cuenta	Transacción_c	Caso	Correo electrónico
Nombre del campo	Nombre	Usuario de transacción	Nombre de cliente	Desde
Valor	Fulano	Fulano	Fulano	Fulano

La solicitud RTBF puede contener hasta 10 objetos separados.

Resultados:

Archive encuentra 1 Cuenta, 2.000 Transacciones, 15 Casos como raíz y 30 correos electrónicos.

Escenario 2: Objeto único RTBF

Una compañía farmacéutica lanzó un medicamento experimental, Eddy's Elixirs, para tratar la artritis. Sin embargo, produjo reacciones adversas graves entre los pacientes. Tras recuperar el medicamento, la empresa envió una solicitud de RTBF para eliminar todos los registros públicos y contenido digital relacionado con Eddy's Elixirs.

Solicitud RTBF
Criterios	Filtro
Objeto	Caso
Nombre del campo	Nombre de fármaco
Valor	Elixires de Eddy

Resultados:

Archive encuentra 1.000 casos como raíz y 1.000 registros de pacientes archivados bajo la raíz como registros secundarios. Los elimina a todos.

Se crea una actividad en la ficha Archivar actividades de la consola, mostrando el icono RTBF.

Escenario 3: RTBF Más de 10.000 registros raíz encontrados

Emily Jones, una usuaria habitual de una popular plataforma de redes sociales llamada ConnectWorld, desactiva su cuenta y solicita ejercer su RTBF bajo leyes de protección de datos.

Solicitud RTBF
Objeto	Filtro	Filtro	Filtro
Objeto	Cuenta de usuario	Contacto	Caso
Nombre del campo	Nombre	Teléfono	Id. relacionado
Valor	Id. de cuenta para Emily Jones	El número de teléfono de Emily	Id. de cuenta para Emily Jones

Resultados:

Archive encuentra 20.000 registros de casos raíz, 300.000 contactos y 10.000 casos como raíz, y 150.000 contactos archivados bajo la raíz cuando se eliminan registros secundarios.

Se crea una actividad en la ficha Archivar actividades de la consola, mostrando el icono RTBF.

getRTBFStatus devuelve un código de estado 200 con el mensaje de error "Solicitud procesada. Máximo de resultados de búsqueda alcanzados. Restrinja su búsqueda o envíe una nueva solicitud para ver más registros".

Archive solo puede procesar hasta 10.000 registros raíz por solicitud Apex RTBF. Para resolver este error, ejecute la consulta de nuevo para recuperar los registros restantes.

Archive Apex: Anonimizar la PII en la aplicación Archive

Anonimice información de identificación personal (PII) en registros archivados sin eliminar el registro en sí. La anonimización sustituye valores confidenciales por marcadores irreversibles para ayudarle a cumplir con las leyes de privacidad mientras mantiene la estructura de registros de la aplicación Archivar.

La anonimización, también conocida como enmascaramiento, le ayuda a cumplir con solicitudes de privacidad, como el Derecho al olvido (RTBF). Este proceso realiza una actualización in situ en registros archivados. A diferencia de una acción de purga, que elimina datos de forma permanente, la anonimización sustituye valores confidenciales específicos por texto genérico, como redacted@example.com.

Nota Esta función solo está disponible a través de Archive Apex. No está disponible en la interfaz de usuario.

Cómo funciona la anonimización

El sistema detecta campos de PII, como Nombre, Correo electrónico, Teléfono y Dirección, utilizando metadatos de objetos. Cuando envía una solicitud, el sistema enmascara valores de PII originales con marcadores de posición irreversibles. Los datos que no son de PII, como los Id. de registro y las marcas de tiempo, permanecen sin cambios y se pueden buscar.

La anonimización es integral. Cuando anonimiza un registro raíz, el proceso de anonimización cae automáticamente en cascada en todos los registros secundarios relacionados dentro de la misma jerarquía archivada. Por ejemplo, la anonimización de un registro Contacto también anonimiza la PII en Tareas y eventos relacionados de ese registro.

Consideraciones importantes

El proceso de anonimización es permanente. No puede recuperar o ver valores de PII originales después de la anonimización.
Puede anonimizar un registro solo una vez. Si envía una solicitud duplicada para un registro anónimo, el sistema la ignora.
La anonimización comparte el límite de frecuencia estándar Archive RTBF de 10.000 solicitudes por organización al día.
No puede seleccionar manualmente campos para anonimizar. El sistema identifica campos de PII automáticamente basándose en el algoritmo Recuperar.
No puede anonimizar registros que se mantienen legalmente. El sistema excluye automáticamente registros actualmente bajo retención legal o bloqueo de retención.

Consulte también:

Gestionar visibilidad de información de usuario personal para usuarios externos

Enviar una solicitud de anonimización

Defina sus criterios de destino y envíe un trabajo de anonimización utilizando la clase Apex SF_Archive.ArchiverAccessor.

Asegúrese de que cumple los requisitos que se indican a continuación.

El usuario que ejecuta el código Apex tiene permiso para acceder al espacio de nombres SF_Archive.
Acceso a Developer Console o un IDE para ejecutar Execute Anonymous Apex.

Abra Developer Console o la herramienta de ejecución Apex que prefiera.
Abra una ventana Ejecutar anónima.

Para definir los criterios y enviar la solicitud, ejecute este código. Este bloque de código anonimiza el campo de dirección de correo electrónico en un registro Contacto.

// 1. Define the criteria for the records to anonymize.
// Syntax: new Criteria('ObjectAPIName', 'FieldAPIName', 'ValueToMatch');
List<SF_Archive.Criteria> criteriaList = new List<SF_Archive.Criteria>();

// Example: Anonymize a specific Contact by Email
criteriaList.add(new SF_Archive.Criteria(
  'Contact',
  'Email',
  'mickey.mouse@example.com'
));

// 2. Submit the anonymization request.
SF_Archive.ArchiverAccessorResponse response = SF_Archive.ArchiverAccessor.maskArchivedRecords(criteriaList);

// 3. Process the response to get the request ID.
Map<String, String> values = (Map<String, String>)JSON.deserialize(response.getBody(), Map<String, String>.class);
String requestId = values.get('request_id');

// Output the request ID for tracking.
System.debug('Anonymization Job Submitted. Request ID: ' + requestId);

Verificar estado de anonimización

Compruebe el estado de su trabajo de anonimización y genere un informe de auditoría utilizando el Id. de solicitud generado durante el envío.

La anonimización es un proceso asíncrono. Después de enviar una solicitud, utilice el Id. de solicitud devuelto para realizar un seguimiento de su progreso y verificar los resultados.

Para comprobar el estado del trabajo de anonimización, ejecute este código en la ventana Ejecutar anónimo.

// Paste the Request ID found in the Debug Log from the anonymization request.
// Example: String requestId = '0Qn5e000000abcD';
String requestId = 'YOUR_REQUEST_ID_HERE';

// Check the status.
String statusResponse = SF_Archive.ArchiverAccessor.getMaskingStatus(requestId);

System.debug('Anonymization Job Status: ' + statusResponse);

Para generar un informe de auditoría tras completar el trabajo de anonimización, ejecute este código en la ventana Ejecutar anónimo.

String requestId = 'YOUR_REQUEST_ID_HERE';
String report = SF_Archive.ArchiverAccessor.getMaskingReport(requestId);
System.debug('Anonymization Audit Report: ' + report);

Resultados de anonimización

Revise cómo aparecen los campos de PII tras completar el proceso de anonimización. Cuando el estado del trabajo es HANDLED, el sistema actualiza los datos archivados inmediatamente.

Las búsquedas que utilizan la PII original como una dirección de correo electrónico no devuelven resultados.
Las búsquedas que utilizan identificadores no confidenciales como un Id. de registro devuelven el registro anónimo.
Cuando visualiza el registro a través de Búsqueda, Exportación o Desarchivar, los campos PII muestran valores de marcador de posición.

Campo	Valor original	Valor anónimo
Nombre	Mickey Mouse	nombre_redactado
Correo electrónico	mickey.mouse@ejemplo.com	redactado@ejemplo.com
Teléfono	+1-415-555-1234	000-000-0000
ContactId	003XX0000123AbC	003XX0000123AbC

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Archive Apex: Derecho al olvido (RTBF)

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Archivar Apex: Escenarios de casos de uso de RTBF

Escenario 1: RTBF con múltiples objetos

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